Atsakomybė daugeliui mažųjų įmonių savininkų tikriausiai norėtų pamiršti. Tačiau būtina, kad kiekvienas, kuriam būtų daroma daugiau, nei individuali įmonė. Tai yra jūsų pareiga registruoti savo darbuotojus. Nors tai gali būti įdomiausia verslo valdymo dalis, svarbu.
Darbuotojų įrašų saugojimo reikalavimai
Federalinės, valstybės ir vietos valdžios institucijos turi įvairius reikalavimus, kai reikia tiksliai dokumentuoti apie samdos ir kitas žmogiškųjų išteklių funkcijas, siekiant apsaugoti darbuotojus ir įmones. Kaip verslas, nepavykus išlaikyti šių įrašų, galite palikti netinkamus nutraukimo kostiumus ar panašius padarinius be jokių dokumentų, kad apsisaugotumėte. Štai keletas reikalavimų, kuriuos jūsų verslui gali tekti patenkinti, kai kalbama apie darbuotojų įrašų saugojimą.
$config[code] not foundIšsaugokite metų įrašus
Kai samdote naują pareigą, federaliniai statutai, pavyzdžiui, įstatymas dėl amerikiečių su negalia ir VII antraštinė dalis, reikalauja, kad jūs nediskriminuojate savo samdymo procese. Taigi, jei norite, kad visos paraiškos, atnaujinimai ir kiti dokumentai iš nuomos proceso būtų saugomi ne vėliau kaip po metų, kai darbas buvo užpildytas, bet kuri šalis, kuri negauna darbo, nusprendžia pateikti ieškinį.
Laikykite darbo užmokesčio įrašus trejus metus
Darbo užmokesčio įrašai yra būtini norint užtikrinti, kad darbuotojai būtų tinkamai kompensuojami už dirbtas valandas, ir užtikrinti, kad jūsų verslas atitiktų bet kokius viršvalandžius ir minimalius darbo užmokesčio reikalavimus. Įstatyme reikalaujama, kad šie įrašai būtų saugomi nuo trejų metų atleistiems darbuotojams. Tačiau darbuotojai taip pat gali pasirinkti, ar pateikti ieškinius, jei jie jaučia, kad jie yra grąžinti už viršvalandžius. Taigi jums gali būti naudinga juos laikyti rankoje ne ilgiau kaip penkerius metus po nutraukimo.
Laikykitės I-9 formų metų po nutraukimo
I-9 formos yra reikalingos, kad įmonės galėtų įrodyti, jog patikrino, ar darbuotojas yra tinkamas dirbti Jungtinėse Valstijose. Pagal įstatymą, jūs turite saugoti šias formas trejus metus po darbuotojo samdymo arba vienerių metų nuo darbuotojo nutraukimo, priklausomai nuo to, kuri data yra vėliau. Taip pat turite saugoti šias formas atskirai nuo kitų personalo įrašų.
Laikykitės atskyrimo dokumentų penkeriems metams po nutraukimo
Dokumentų tvarkymas, susijęs su nutraukimu ar atskyrimu, taip pat yra būtinas, jei susiduriate su neteisėtais nutraukimo klausimais. Laikykite atsistatydinimo laiškus ir pasitraukite iš pokalbio popieriaus rankomis trejus metus po to, kai darbuotojas palieka darbą, ir atskyrimo dokumentus penkerius metus.
Užbaikite FMLA palikimo ataskaitas po trejų metų
Šeimos medicinos atostogų įstatymas yra skirtas užtikrinti, kad tinkami darbuotojai gautų nemokamą atostogas, kai jų darbas yra apsaugotas medicininės ar šeimos problemos atveju. Jei darbuotojas pateikia prašymą dėl FMLA atostogų, turėtumėte saugoti šią informaciją savo įrašuose ne trumpiau kaip trejus metus po to, kai darbuotojo dalys yra susijusios su jūsų verslu, neatsižvelgiant į tai, ar atostogos buvo suteiktos, ar ne.
Laikykitės pensijų išmokų formos šešiems metams
Jei darbuotojams suteikiate pensinio aprūpinimo išmokas, turėtumėte saugoti šią informaciją ne trumpiau kaip šešerius metus nuo darbuotojo išėjimo iš darbo arba nutraukimo, pagal Darbuotojų pensijų apsaugos įstatymą. Be to, teismai nustatė, kad įmonės pareiga yra įrodyti, kad jie aprūpina pakankamą aprėptį ir naudą tuo atveju, jei darbuotojas iškelia bylą, o ne darbuotojo atsakomybę įrodyti, kad aprėptis buvo nepakankama.
Laikykite narkotikų testo įrašus penkeriems metams
Kai kuriais atvejais foninis patikrinimas ir informacija apie narkotikų tyrimus gali būti standartinės kitos nuomos informacijos standartas. Tačiau, jei darbas susijęs su transportavimu, tuomet privalote saugoti visus penkerius metus atliktus vaistų tyrimus, kurie yra Transporto departamento saugos taisyklių dalis.
Laikykite darbuotojų mokesčių įrašus ketveriems metams
Kalbant apie mokesčius, susijusius su darbuotojais, audito atveju IRS rekomenduoja ketverius metus tvarkyti įrašus. Tai turėtų apimti visus darbo užmokesčius, pensijų mokėjimus, patarimų informaciją, W-2 ir W-4 formas ir bet kokią kitą susijusią informaciją.
Saugokite darbuotojų saugos ir sveikatos įrašus penkeriems metams
Darbuotojų saugos ir sveikatos įstatymas reikalauja, kad būtų imtasi ir saugoma darbe patirtų sužalojimų ir susirgimų darbe registracija, trumpai apibūdinant ir pateikiant kitą svarbią informaciją. Taip siekiama užtikrinti, kad darbuotojams būtų užtikrinta saugi darbo aplinka ir kad bet kokie klausimai būtų tinkamai sprendžiami.
Laikykite nedarbo draudimo informaciją iki septynerių metų
Nedarbo draudimo įrašų reikalavimai skiriasi priklausomai nuo valstybės. Tačiau kai kuriais atvejais jums gali tekti saugoti šiuos įrašus nuo keturių iki septynerių metų. Konkrečiai kalbant, Vašingtonas D. reikalauja, kad įmonės saugotų šiuos įrašus septynerius metus.
Laikykitės sutarčių iki penkerių metų
Jei dirbate su nepriklausomais rangovais ar trečiosiomis šalimis, jums gali tekti įvykdyti tam tikrus valstybės apskaitos reikalavimus. Virdžinijoje įmonės privalo sudaryti sutartis penkerius metus po susitarimo sudarymo. Kai kurios kitos valstybės taip pat turi panašius reikalavimus nuo trijų iki ketverių metų.
Nuotrauka per Shutterstock
2 Pastabos ▼
