Veiksmingos ataskaitos rašymo raktas - tiesiog laikytis faktų. Sutelkti dėmesį į svarbiausias detales. Geriausios ataskaitos suteikia aiškų ir glaustą aptariamos temos paaiškinimą. Daugelis žmonių mano, kad ataskaita turi būti ilga ir užtvindyta detalėmis, bet iš tiesų, veiksminga ataskaita bus glaustai tinkama klausimui. Prieš pradėdami rašyti ataskaitą, pirmiausia sukurkite sąrašą visų temų, kurias reikia aptarti. Tada galite organizuoti ataskaitą pagal šią informaciją.
$config[code] not foundApibūdinkite savo ataskaitą prieš rašydami. Sukurkite bendruosius skirsnius ir tada padalinkite šiuos skyrius į mažesnius poskyrius su pavadinimais, kurie yra aprašomieji ir lengvai stebimi. Sudarykite kontūrą į turinio lentelę ir įtraukite turinio lentelę ataskaitos pradžioje, kad skaitytojas galėtų lengvai susipažinti su ataskaitos informacija.
Nustatykite savo auditoriją. Kas skaitys šią ataskaitą? Tai padės jums nuspręsti dėl pranešimo tono. Nuspręskite, ar tai neformalus ar formalus. Nepriklausomai nuo to, kokį toną naudojate, parašykite paprastą, paprastą kalbą. Venkite „korporatyvinio kalbėjimo“, žargono ir didelių žodžių.
Pradėkite ataskaitą su santrauka. Apibendrinkite pagrindinius punktus. Naudokite kulkas paprastumui ir atkreipkite dėmesį į pagrindinius ataskaitos tikslus. Po ataskaitos parengimo grįžkite į šią santrauką ir patvirtinkite, kad užfiksavote visas svarbiausias detales.
Pateikite konkrečią informaciją apie kiekvieną poskyrį, kurį apibūdinote pirmajame etape. Padalinkite juos į trumpus punktus. Kiekviena dalis neturi viršyti keturių ar penkių sakinių. Venkite išsamių aprašymų: nurodykite savo tašką, atitinkamą statistiką arba siūlomus veiksmus ir pereikite į kitą skyrių.
Naudokite vizualizacijas saikingai, kad iliustruotumėte savo taškus. Grafikai, diagramos ir nuotraukos, kurios palaiko jūsų išvadas, padės skaitytojui suvokti sąvokas.
Baigę pirmąjį projektą, perskaitykite ataskaitą du kartus. Iškirpkite nereikalingus žodžius ir nereikalingą kalbą. Teisingos gramatikos ir rašybos klaidos.
Pateikite ataskaitos tekstą patraukliu šablonu su paprastu viršeliu. „Microsoft Office“ turi nemokamus ataskaitų šablonus, esančius „Microsoft“ svetainėje (žr. Ištekliai). Įterpkite ataskaitą spiraliniu įrišimu, kad skaitytojai galėtų lengvai apversti puslapius.
Patarimas
Sumažinkite puslapio skaičių, jei norite, kad ataskaita būtų veiksminga.
Neleiskite skaitytojui prarasti ar bauginti ataskaitos ilgio. Jūs norite, kad žmonės skaitytų visą pranešimą, o ne paprasčiausiai nugriebtų.
Leiskite kitam skaitytojui pažvelgti į ataskaitą ir įsitikinti, kad jis efektyviai perteikia jūsų taškus.
