Ką manote: ar mes visi nepakankamai vertiname elektroninio pašto svarbą? Galbūt dėl to, kad jis praranda šlamštą, arba dėl alternatyvių kanalų Twitter, „LinkedIn“ ir „Facebook“? Protingas žmogus man neseniai priminė, kad el. Paštas yra socialinės žiniasklaidos pagrindas.
Ir neseniai paskelbtame verslo etiketo pranešime „American Express OPEN Forum“ smulkiojo verslo ekspertas Steve Strauss rašė:
„El. Paštas dabar yra dominuojanti verslo bendravimo forma ir turėtų būti laikoma tokia. Kai kurios vienodos politikos kryptys padeda visiems likti trasoje. “
$config[code] not found
Aš sakau, kad net ir „e“ priešais jį, jis vis dar yra laiškas. Tai jūsų verslo komunikacija. Tai ne tik pardavimai. Be to, mūsų įsiliejimas į greitai ir neatsargus tekstinius pranešimus nereiškia, kad neturėtume atkreipti dėmesio į savo el. Laiškus. Ir jei jūs ketinate tai padaryti - ir susiduriate su juo - tai teisingai. Manau, kad mano sąrašas čia nieko, ką ne visi žinome, bet mums gali prireikti priminimų. Tikiuosi tai padės:
1. Trumpai laikykite. Mes visi esame užsiėmę. Daugelis iš mūsų skrimeta mūsų el. Laiškus, ieško pagrindinių taškų ir stengiasi greitai patekti į juos ir iš jų. Niekada nepateikiau nieko, kas nebuvo naudingesnė, kai supjaustyti į pusę jo ilgio.
2. Padarykite temos eilutę santrauka. Atrodo, kad tai akivaizdu, tačiau nuskaitykite savo el. Laiškus ir rasite daugumą temų eilučių. Turime temas, kurios auga kaip sniego gniūžtės, pridedamos prie pirmojo pranešimo temos, temos, kuri jau seniai buvo pakeista. Mes turime tokius dalykus kaip antraštės, stengdamiesi toliau skaityti mus. Neskambėk kaip šlamštas. Apibūdinkite savo pranešimą temos eilutėje.
3. Pradėkite ir pabaigite „tu“. Tai vienas iš verslo laiškų rašymo pagrindų: atkreipkite dėmesį į savo skaitytojo interesus. Pradėkite savo pirmąją pastraipą su žodžiu „Jūs“ ir įtraukite kažką panašaus į „jūs manęs…“ ar „norėjote…“ arba „paminėjote“ ar „jums reikia“. Pradėkite savo paskutinę pastraipą „vėl“ ir pabrėžkite, ką skaitytojas išeis iš to, ką prašote.
4. Vienai žinutei skirta tik viena tema. Išsiaiškinsite faktinius el. Laiškų rezultatus, kai pertraukosite el. Laiškus į vieną pranešimą kiekvienai temai. Šie papildomi pranešimai, kuriuos norite įtraukti, yra daug labiau prarasti. Sunaikinkite pranešimus.
5. Naudokite tinkamą toną. Būkite atsargūs ir būkite teisingi su tonu. Sarkasmą, parodiją ir ironiją sunku įdėti į šaltą kietą juodą ir baltą tekstą. Tonai yra lengvai suprantami. Niekada nesirašykite el. Laiško, kuris gali būti neteisingai interpretuojamas ir perduotas kitam asmeniui. Niekada parašykite el. Laišką, kuris būtų nepatogus, jei būtų cituojamas.
6. Nesiųskite papildomų kopijų. Tai pranešimas, o ne archyvas ar skliautas. Mes visi nekenčiame tų viršutinių papildomų kopijų, kurios bus siunčiamos elektroniniu paštu visiems, kurie gali neabejotinai kažką kaltinti jus, kad nesiuntėte kažko, ar kažką tvarkėte, ar tolesnius veiksmus. Siųsti el. Laišką žmonėms, kuriems jis skirtas, ir niekam kitam.
7. Gerbkite rašybą ir gramatiką. Bent jau naudokite rašybos tikrintuvą, bet atpažinkite, kaip tai darote, kad rašybos tikrintojai nesijaučia labai daug klaidingų klaidų. Naudojant „ten“, pvz., „Jų“, arba labai dažnas apaštalų ir daugiskaitos supainiojimas, tarsi kiekvienas daugiskaitos žodis turėtų būti apaštalas. Išbandykite šią „Google“ paiešką arba mano asmeninį mėgstamą, 10 bendrų rašybos klaidų - oatmeal.com. Šios klaidos daro jūsų ryšiams, ką didelė špinatų dalis, pagauta jūsų dantyse, yra jūsų šypsena.
8. Atminkite, kad tai nėra privatus. Jūsų įmonės el. Paštas priklauso bendrovei, o jūsų asmeninis el. Paštas gali būti iškviestas teisme. Žmonės, kurie nori ir žino, kaip elgtis el. Niekada rašykite el. Paštu nieko, kas jums ar jūsų gavėjui yra nepatogus, netinkamas, pasmerktas, neteisėtas ar kvailas.
9. El. Laiške nėra argumentų. Piktas žodis nėra biologiškai skaidomas. Niekada neginčykite el. Pasivaikščiokite salėje arba eikite į telefoną. Aš pats tai išmokau sunkiu būdu, manau, kad mano puikus anglų kalbos vartojimas galėtų kažkaip padaryti tašką geriau, nei galėčiau su senovišku pokalbiu. Jis niekada nedaro. El. Laiškas beveik niekada negauna taško arba sustabdo argumentą. Beveik visada viskas blogėja, o ne geriau.
10. Atminkite šias temas. Dauguma mūsų elektroninio pašto programinės įrangos sukuria ilgus el. Laiškus, pvz. Kiekvienas naujas el. Laiškas surenkamas žemiau. Ar ten yra kas nors, kuris bent jau ne kartą suprato, kad per vėlai, kad netyčia atsiuntėte ilgą temą, kurioje buvo pernelyg daug informacijos ar keblus komentaras apie ką nors. Ar ne tai nekenčia, kai taip atsitinka? Ir tada, be šios problemos, yra tik paprastas nenaudingos informacijos sluoksnis, nes kiekvienas naujas laiško srautas apima visus ankstesnius el. Laiškus. Pagalvokite, kiek dumblo siunčiame per vamzdyną. Ar kiekvienas el. Laiškas turi būti primintas apie viską, kas buvo pasakyta visuose susijusiuose laiškuose?
