Organizavimas yra esminis dalykas užtikrinant, kad biuras vyktų sklandžiai. Kaip vykdomoji asistentė, jūs dažnai stengiatės išlaikyti efektyvų biurą ir, jei nesate pasiruošę, tai gali būti drąsus. Jūsų prašoma atlikti užduotis kasdien, kas savaitę ir kas mėnesį. Be organizacijos lengvai supainioti ir pamiršti svarbius terminus.
Padaryti sritis
Nurodykite savo stalo dalį kaip „darbų“ sritį, o ne visur turėkite lipnių užrašų ir popieriaus. Įdėkite daiktus į langelį arba aplanką ant stalo ir periodiškai patikrinkite visą dieną. Kai užduotys yra baigtos, išimkite elementus iš stalo į „padaryto aplanko“ arba dėžutės, kurią norite pateikti. Kiekvienos dienos pradžioje atlikite visą dienos užduočių sąrašą ir įdėkite į aplanką „darbas“. Nubraukite užduotis, kai jos yra baigtos. Pridėkite užduočių, kaip jie ateina pas jus, ir dienos pabaigoje įsitikinkite, kad viskas baigta.
$config[code] not foundNustatyti dienas
Nurodykite savaitės užduočių dienas. „Jūs galite susitarti dėl savo savaitės, kad jūs vis tiek žinotumėte, ką darysite“, - sako „OfficePRO Magazine“ Viktoras Moranas. Pvz., Pasirinkite trečiadienį kaip plyšio dieną ir laikykite popierius, kuriuos reikia susmulkinti langelyje, kol bus laikas. Arba, susieti smulkius pinigus penktadieniais. Tai taip pat gali dirbti su kasdienine veikla. Moranas siūlo grįžti balsu ir el. Paštu tam tikru metu per dieną. (REF1) Tokiu būdu jums nereikės sustabdyti to, ką dažnai dirbate per dieną.
Dienos vaizdo įrašas
Atnešė jums iš sėjinukų, kuriuos jums pristatėSpalvų kodavimas
Spalvinių kodų naudojimas gali padėti jums organizuoti tai, ką reikia padaryti ir kada. „Visada galvokite apie tai, kokias užduotis atliekate ir kaip dažnai jas atliekate“, - sako Judith Allen iš administratoriaus paslapčių. (REF2) Kodas kas savaitę uždedant vieną spalvą kaip raudona; duoti kasdienines užduotis mėlynos, mėnesinės užduotys geltonos ir pan. Įdėkite užduotis į aplankų aplankus, tada paimkite savo kalendorių ir pažymėkite, ką reikia padaryti su spalvotu kvadratu už jo. Elektroniniuose kalendoriuose įveskite užduočių spalvų žodžius, jei negalite padaryti langelio.
Dalytis atsakomybe
Dalijimasis atsakomybe yra esminė organizuoto darbo dalis. Tai gali atrodyti sunku, nes esate asmuo, kuriam dauguma užduočių yra pavestos, bet tai gali būti padaryta. Kartais jūsų užduoties savalaikiškumas priklauso nuo jūsų vadovų ir bendradarbių veiksmų. Jei jūs esate atsakingas už balansavimo knygą, pateikite savo kolegoms terminą, per kurį jie galėtų atsigręžti. Taip pat pareikalauti, kad jie pasirašytų kiekvieną patikrinimą, kurį jie paima iš knygos. Jei bosas vyksta į kelionę, parašykite jį arba pateikite kontrolinį sąrašą, ką reikia padaryti. Tada duok jam sąrašo kopiją, kad įsitikintumėte, jog esate viename puslapyje. Taip pat suteikite kolegoms specialius aplankus, kad į visus aplankus būtų galima įjungti visus smulkius grynųjų pinigų čekius. Tokiu būdu jums nereikės eiti medžioti niekam, kai atėjo laikas suderinti stalčių.
