Įrašymo sistemos sukuria biuro procedūras, kurios organizuoja informaciją pagal nuoseklias taisykles, leidžiančias lengvai rasti informaciją. Paraiškų teikimo sistemos organizuoja dokumentus, kuriuos kiti asmenys ir organizacijos siunčia bendrovei, įmonės vidaus veiklos įrašus ir informaciją, kurią bendrovė siunčia kitoms įmonėms ir asmenims.
Gautieji ir Siunčiamieji
Siunčiami siunčiami dokumentai prieš juos platinant. Išeinantys dokumentai apima siunčiamus laiškus, faksogramas ar dokumentus, skirtus nuskaityti ir siųsti el. Gautieji turi gaunamus dokumentus prieš juos užregistruojant ar platinant viduje. Šie dokumentai apima atmintines; dokumentus, kuriuose išsamiai aprašomas naujas projektas, iniciatyva ar klientas; ir dokumentus, kurie ateina paštu. Kai kuriuose dėžutėse yra du skyriai. Viename skyriuje yra dokumentų, turinčių esamų failų, o kitame skyriuje yra dokumentų, kuriems reikia naujo failo.
$config[code] not foundFailai ir kategorijos
Failai yra aplankai, kuriuose yra informacija, priklausanti bendrai pagal pavadinimą, datą, temą, vietą, projektą ar kitus duomenis. Keli failai sugrupuoti pagal kategorijas. Dažnai šioms kategorijoms priskiriamas spalvų ir spalvų kodai arba lipdukai, skirti lengvai paminėti šias kategorijas. Paraiškų teikimo sistemos sukuria logišką atskirų failų išdėstymą kategorijoje. Pavyzdžiui, gydytojo kabinete gali būti spalvų kodų kategorijos, atitinkančios kiekvieną abėcėlės raidę paciento pavardėms. Kitos registravimo sistemos tvarko bylas pagal temas, skaitines, geografines ir chronologines kategorijas ir pozicijas.
Dienos vaizdo įrašas
Atnešė jums iš sėjinukų, kuriuos jums pristatėKorespondencija
Gaunamas paštas saugomas failuose, kurie yra susiję su informacija apie dokumentus. Įmonės į gaunamus laiškus atsakymų kopijas pateikia tame pačiame faile, kaip ir originalūs gaunami dokumentai. Kai kurios bendrovės antspauduoja užbaigtų atsakymų kopijas, kad jas atskirtų nuo atsakymų, kurie dar nėra pateikti. Be to, išeinančių dokumentų kopijos yra saugomos failuose, susijusiuose su informacija apie dokumentus, ir saugomi tame pačiame faile kaip bet koks atsakymas, kurį bendrovė gauna šiems dokumentams.
Vidinis paskirstymas
Pašto dėžutėje yra dokumentų, kurie yra platinami organizacijoje, įskaitant laiškus atskiriems darbuotojams, atmintines ir kitus fizinius dokumentus, kuriuos gauna atskiri darbuotojai. Vidiniai pašto dėžutės dokumentai yra platinami darbuotojams, patalpinant dokumentus į darbuotojų langelius ir kartais nuskaitydami arba faksu siunčiant dokumentą nuotoliniams darbuotojams.
Paraiškos raktas
Jei nėra esamo failo, kuris logiškai atitinka naują dokumentą, sukuriamas naujas failas, kad jį išsaugotumėte. Taip pat sukuriama nauja kategorija naujam dokumentui, jei nėra jokios esamos kategorijos, atitinkančios dokumentą. Failų klavišai pateikia rinkmenų sistemos indeksą. Failų raktai išvardija ir koduoja visas kategorijas, esančias rinkmenų sistemoje, ir nurodo, kaip informacija yra organizuojama kiekvienoje kategorijoje. Kiekvieną kartą, kai sukuriama nauja kategorija, failo raktas atnaujinamas ir paskirstomas kitam personalui arba rodomas centriniame atskaitos taške.
