Klientų pasitenkinimas yra labai svarbus bet kokio verslo sėkmei. Greitas atsakymas į skundus gali padėti jums išlaikyti klientus, kurie nepatenkinti jūsų teikiama paslauga. Gerai parašytas atsakymo laiškas atitinka pagrindinį formatą ir yra svarbi jūsų įmonės skundų sprendimo proceso priemonė.
Apibendrinkite situaciją
Pradėkite laišką, padėkodami klientui, kad jis jums pranešė apie problemą. Svarbu pradėti laišką teigiamai, nes žinote, kad klientas jau yra nepatenkintas jūsų įmone. Paminėkite, kad vertinate savo verslą ir stengiatės užtikrinti, kad klientai turėtų gerą patirtį su jūsų įmone. Trumpai apibendrinkite skundą, įskaitant visas datas, jei taikoma. Paprašykite kliento susisiekti su jumis, jei jūsų santrauka tiksliai neaprašo jo problemos. Įtraukite visus klausimus, susijusius su kliento patirtimi.
$config[code] not foundNaudokite empatiją
Leiskite klientui žinoti, kad suprantate, kodėl jis buvo nusiminęs ar nepatenkintas. Jei jūsų įmonė buvo neteisinga, atsiprašykite už klaidą ar situaciją. Net jei jūsų įmonė būtų teisinga, geriausia, kad klientas neprieštarautų, kaltinant situaciją. „Intuit“ svetainėje siūloma pasakyti klientui, kad suprantate, jog nesilaikėte savo lūkesčių, jei manote, kad skundas buvo nepagrįstas. Šios dalies tikslas - sukurti ryšį su klientu ir padaryti jį jausmingu.
Siūlykite sprendimą
Leiskite klientui žinoti, ką galite padaryti, kad išspręstumėte situaciją. Išsamiai paaiškinkite, ką darysite ir kada tai padarysite. Kai kuriais atvejais jums gali prireikti papildomos informacijos iš jo, pvz., Dokumentų ar užpildytų formų, kad galėtumėte išspręsti šią problemą. Papasakokite klientui, kokia informacija jums reikalinga ir kada reikia. Venkite pernelyg griežtai taikyti įmonės politiką. Nebusite neteisingas, jei atsisakysite išspręsti problemą, kuri įvyko praėjus vienai dienai po garantijos galiojimo pabaigos, bet jūs tikriausiai neteksite kliento - ir šis klientas kitiems apie savo patirtį pasakys jūsų įmonėje.
Užpildykite laišką
Baigti laišką su savo kontaktine informacija, jei klientas nori aptarti šį klausimą. Pateikite kelis būdus, kuriais klientas gali pasiekti jus, pvz., El. Pašto adresą ir tiesioginę telefono liniją. Venkite pateikti bendruosius įmonės telefono numerius arba tokius, kurie reikalauja, kad klientas burtų per daugelį nurodymų, kad paliktų pranešimą. Jei klientui sunku pasiekti jus, jis gali tapti nusivylęs ir jaučia, kad nesate rimtai išspręsti problemą. Dar kartą dėkojame klientui, kad susisiekėte su jumis, ir paprašykite jo pranešti, ar jis turi papildomų problemų.
