Šiuolaikinės technologijos dėka daug biurų yra beveik be kompiuterio. Svarbūs dokumentai kuriami, pasirašomi ir siunčiami tik internete ir saugomi, kad būtų lengvai prieinama visoms šalims. Nors patogu turėti visus savo verslo dokumentus skaitmeniniu formatu, galbūt dar nenorite atsikratyti savo spausdintuvo. Mes paprašėme Jaunųjų verslininkų tarybos ekspertų grupę:
$config[code] not found„Dabar internete daugybė verslo padaryta, o daugelis dokumentų niekada nebus išspausdinti. Vis dėlto yra tam tikrų situacijų, kai reikia kopijuoti. Kas yra vienas dokumentas, kurį turėtumėte turėti fizinę kopiją ir kodėl?
Verslo dokumentai, kuriuos visada turėtumėte spausdinti
Štai ką YEC bendruomenės nariai turėjo pasakyti:
1. Jūsų įmonės vertės
„Jei popierius spausdinamas ant popieriaus, jie tampa šiek tiek realesni. Gebėjimas prisiliesti ir jausti, komentuoti ar net mesti toli, todėl jie visi yra realesni. Asmeniškai norėčiau, kad jūsų įmonės vertybės būtų atspausdintos ir sėdi ant stalo arba pakabintos ant sienos, kad būtų nuolatinis priminimas apie tai, kas esate (ir nėra). “~ Corey Eulas, Factorial Digital
2. Sutartys
„Vieno tipo dokumentas, kurį, mano nuomone, visada turėtumėte atspausdinti ir saugoti internete, yra bet kokia sutartis. Tai yra svarbios derybos ir teisiniai dokumentai, ir jūs niekada nežinote, kada jūs turite grįžti ir kreiptis į jį. “~ Jacqueline Marrano, Marrano Solutions, LLC.
3. Licencijos, leidimai ir „pakeltas antspaudas“ dokumentai
„Turėtumėte saugoti verslo licencijų ir leidimų popierines kopijas, nes dažnai taisyklės reikalauja, kad tai atliktumėte. Taip pat turėtų būti saugomi ir saugomi bet kokie fiziniai dokumentai su originaliu parašu arba iškeltu antspaudu. Daiktų, turinčių plombų, atgaminimas nebus tinkamai rodomas skaitmeniniu pavidalu ir daugelis subjektų jų nelaikys originaliais dokumentais. “~ Blair Thomas, eMerchantBroker
4. Avariniai planai
„Svarbu išlaikyti fizinę bet kokios informacijos ar procedūros kopiją, kuri bus reikalinga, jei avarinė situacija suteiks prieigą prie kompiuterio neįmanoma. Tai gali apimti kontaktinę informaciją apie avariją, priešgaisrinės saugos procedūras, biuro evakuacijos procedūras ir veiklos tęstinumo planus. “~ Roger Lee, žmogiškasis interesas
5. Jūsų tikslai
„Aš nebenaudojau rašiklio ir popieriaus. Viskas saugoma mano kompiuteryje ar mobiliajame įrenginyje. Aš taip pat tikiu, kad yra žalias ir pjaustymas ant popieriaus. Bet jei norėčiau atspausdinti bet kokį popieriaus lapą, tai būtų mano tikslai. Turiu ketvirtinių, metinių, trejų metų ir dešimties metų tikslų sąrašą, kurį per mėnesį peržiūriu, kad įsitikintume, jog esu trasoje. “~ Jean Ginzburg,„ Ginball Digital Marketing “
6. Jūsų atnaujinimas
„Vienas dokumentas, kurį visada turėtumėte turėti fizinę kopiją, yra jūsų CV. Visada gerai, kad su jumis susisieksite kaip nuorodą į pokalbį. Tai taip pat rodo, kad esate pasiruošę ir rimtai pasinaudojote galimybe. “~ Vladimiras Gendelmanas, įmonių aplankai, Inc
7. Slaptažodžiai
„Laikykite fizinę visų atitinkamų slaptažodžių kopijas, kurias naudojate visą dieną. Ši informacija tikriausiai neturėtų būti saugoma visur internete, kad būtų išvengta įsilaužimo ar tapatybės vagystės. “~ Andrew Schrage,„ Money Crashers “asmeniniai finansai
8. Akcijų sertifikatai
„Išleidžiant vertybinius popierius verslo partneriams ar darbuotojams, svarbu išsaugoti spausdintinę kopiją ir skaitmeninę kopiją, jei kopija bus prarasta. Paprastai darbuotojai gaus popierinę kopiją, kai jie pasinaudos galimybe įsigyti akcijų. “~ Syed Balkhi, WPBeginner
9. Bet kokie jūsų operacijoms svarbūs failai
„Yra keletas dokumentų, kuriuos mes galime laikyti spausdintomis. Tai yra pasirašytos kliento sutartys, personalo žmogiškųjų išteklių dokumentai ir pusmetinės apžvalgos, mūsų įmonės politikos vadovai (vienas kiekvienam darbuotojui), mūsų įmonės pagrindinės vertybės (pakabintos su pasididžiavimu), vizualios pardavimo skydeliai, pagrindiniai ketvirčio tikslai ir reikalingi įmonių duomenys draudimas ir valstybės įgaliotas žmogiškųjų išteklių įdarbinimas. “~ Joe Beccalori,„ Interact Marketing “
10. Mokėjimo kvitas
„Nors skaitmeninės kvotos yra puikios, vis dar gerai turėti galimybę spausdinti kvitus, kai tai būtina dėl mokesčių priežasčių ar kitų dokumentų.“ ~ Serenity Gibbons, NAACP
11. Jūsų vizitinė kortelė
„Visada turiu vizitines korteles. Niekada nežinote, kur ir kada susitiksite su kuo nors ir apie tai, kas norės vėliau su jumis susisiekti. Aš laikau 10 ar daugiau įvairių vietų, tokių kaip mano krepšys, striukė, automobilis, piniginė, paso turėtojas, stalas ir namai. Taip pat įsitikinkite, kad jūsų kortelės yra įsimintinos kaip jūs. Juos lengva prarasti, todėl darykite tai, ką galite, kad suprojektuotumėte kažką, kas atspindi jūsų unikalumą. “~ Karlo Tanjuakio, GoLeanSixSigma.com
Nuotrauka per Shutterstock
4 Pastabos ▼
