Dokumentų tvarkytojo vaidmuo

Dokumentų tvarkytojas yra IT personalo narys, kurio tikslas yra organizuoti, atnaujinti ir tobulinti bendrą dokumentacijos darbo eigą įmonėje. Korporacijos yra didžiausi dokumentų tvarkytojų darbdaviai, nors tam tikros pramonės šakos, pvz., Didesnės nekilnojamojo turto įmonės, teisinės paslaugos, finansavimas, sveikatos priežiūra ir draudimas, greičiausiai turės dokumentų tvarkytoją, nepaisant dydžio. Daugumai dokumentų tvarkyklės pozicijų reikia ne mažiau kaip 1–3 metų ankstesnės patirties; tačiau pastarieji absolventai, turintys specializuotą mokymą, gali tiesiogiai patekti į pareigas. Specifinės programinės įrangos, pvz., Dokumentų valdymo sistemų ir (arba) klientų santykių valdymo programų, mokėjimas yra būtinas darbui atlikti. Dokumentų tvarkytojams tenka penkios pagrindinės pareigos: didinti prieinamumą, archyvuoti dokumentus, atnaujinti informaciją, registruoti atsekamumą ir gauti dokumentus.

$config[code] not found

Padidinti prieinamumą

Darbuotojai turi prieigą prie dokumentų, pvz., Motyvacinius laiškus, rinkodaros medžiagą, konsultacijas ir kliento informaciją, kad galėtų užbaigti darbą. Tradiciškai darbuotojai šiuos failus išsaugojo tiesiai į kietuosius diskus, kad ateityje jie būtų prieinami, tačiau yra būdinga rizika, kad failai bus pasenę. Be to, darbuotojai gali švaistyti brangų laiką, šukuodami savo kietuosius diskus į dokumentus, kurių jie niekada atsisiųsdavo. Dokumentų valdymo sistema išsprendžia visas šias problemas. Jis sukuria centrą, kuriame išsaugomi visi dokumentai. Be to, tie patys dokumentai gali būti bendrinami su darbuotojais ir klientais per svetainę. Dauguma dokumentų valdymo sistemų gali lengvai pasiekti tinklalapį; privalumas yra tai, kad jis prieinamas visiems, turintiems interneto ryšį, ir nereikalauja papildomos programinės įrangos ar įrenginių, kuriuos reikia peržiūrėti (gali reikėti naudotojo vardo ir slaptažodžio, tačiau tai gali būti nurodyta).

Dokumentų archyvavimas

IRS reikalauja, kad finansų įstaigos saugotų visus su klientu susijusius dokumentus penkerius metus nuo sąskaitos uždarymo. Teisingumo ministerija reikalauja dar ilgesnio teisinių biurų darbo laiko, o tai reiškia, kad visi šie failai turi vykti kažkur. Dokumentų tvarkytojai paprastai archyvuoja dokumentus chronologiškai, nors kai kurie nori, kad jie būtų abėcėlės tvarka, priklausomai nuo saugomos informacijos kiekio. Jei tai yra kompiuterizuotas biuras, dokumentai turėtų būti paremti (dviejose skirtingose vietose), tada išvalyti iš serverio.

Dienos vaizdo įrašas
Atnešė jums iš sėjinukų, kuriuos jums pristatė
Dokumentų atnaujinimas

Atsižvelgiant į organizacijos dydį, rašymo įgūdžiai gali būti pagrindinis dokumento tvarkytojo vaidmens elementas. Laiškams, šablonams ir vadovams reikalingi nuolatiniai atnaujinimai, kad jie liktų svarbūs. Be to, privatumo pareiškimai, tuščios sutartys ir techniniai dokumentai maždaug kartą per metus gaunami mažai. Nesvarbu, ar dokumentų tvarkytojas asmeniškai atlieka šiuos pakeitimus, jis bus atsakingas už tai, kad visi naudotųsi naujausia versija. Paprasčiausias būdas tai padaryti yra naudojant dokumentų valdymo sistemą.

Įrašymo atsekamumas

Dokumentai keičiasi, o dokumento tvarkytojo pareiga yra žinoti, kas pakeitė. Atsekamumas yra standartinė daugumos dokumentų valdymo programinė įranga. Tačiau dokumento tvarkyklė gali stebėti atsekamumą be programinės įrangos, nes kiekvienas dokumentas yra tik skaitomas, o tada registravimas prašo pakeitimų, kai jie gaunami.

Dokumentų gavimas

Bus laikas, kai dokumentų tvarkyklė turi rasti elementus, kurie jau yra archyvuoti. Dažniausiai tai yra dėl audito, ieškinių ir stichinių nelaimių, kurios reikalauja kruopščių praeities įvykių įrašų. Dėl šios priežasties dokumentų valdytojai turi archyvuoti medžiagas kuo logiškiau ir tiksliau. Tokiu būdu bet kuris dokumentų tvarkytojas gali pasiekti tuos reikiamus įrašus, neatsižvelgiant į tai, kas iš pradžių juos saugojo. Kai kalbama apie pasirengimą stichinėms nelaimėms, saugokite biuro serverio atsarginę kopiją kažkur už biuro ribų. Jei įmanoma, laikykite jį kitame regione, pavyzdžiui, palydoviniame biure.