Administracinių padėjėjų dienomis yra daug užduočių, įskaitant tvarkaraščių sudarymą, el. Laiškų siuntimą ir projektų valdymą. Be to, kartais būtina, kad jūsų bosas gautų pranešimą, kai jis nepasiekiamas. Neaiškus, blogai parašytas pranešimas gali sugadinti jūsų viršininką. Jei norite ją nustebinti, pateikite išsamų pranešimą, kuriame apibendrinamas kvietimo pobūdis ir prašomas atsakymas. Net jei nesate administracinis asistentas, kartais gali tekti priimti pranešimus apie bosą, kuris nepasiekiamas.
$config[code] not foundBūdami telefone
Paklauskite skambintojo, ar jis norėtų palikti pranešimą. Jei atsakymas yra „ne“, paskirkite laiko, kad paskatintumėte pranešimą. Pasakykite jam, kad jūsų bosas bus posėdžiuose visą dieną, todėl skambinimas atgal negali būti geriausias variantas.
Paprašykite skambinančiojo pateikti išsamų pranešimą. Kai kurie skambintojai atsakys: „Tiesiog pakviesk mane.“ Deja, jūsų viršininkas gali būti nepatenkintas tokiu neaiškiu pranešimu. Tokiu atveju atsakykite su: „Žinoma, ką aš galiu jai pasakyti?“
Paprašykite skambintojo pilno vardo. Vardai gali sukelti painiavą dėl jūsų viršininko. Paprasčiausiai paklauskite: "Ar galiu turėti visą vardą?" nusiunčiant pranešimą.
Klauskite skambinančiojo telefono numerio. Nors tai gali atrodyti akivaizdu, lengva pamiršti numerį, kai dėmesys skiriamas kitiems skambučio aspektams. Jei skambinantysis pageidauja susisiekti el. Paštu, taip pat užsirašykite.
Užrašykite visą šią informaciją apie laužo popierių, kai pateikiate klausimus. Užsirašykite pokalbio datą ir laiką.
Pranešimo perdavimas
Organizuokite savo užrašus, kad skambintumėte nedideliame popieriaus lape. Kiekvienas pranešimas turi užpildyti tik vieną popieriaus lapą. Venkite rašyti daugiau nei vieną pranešimą kiekviename slydime.
Užrašykite skambučio datą ir laiką, po to rašykite skambinančiojo vardą ir pavardę popieriaus viršuje. Jei ji taip pat suteikė savo pareigas ar santykius su savo viršininku, pvz., Buhalteriu ar tiekėju, parašyk tai taip pat.
Apibendrinkite kvietimo tikslą vienu trumpu sakiniu. Parašykite tai po skambinančiojo vardu. Būkite trumpas ir konkretus, kad jūsų bosas neturėtų stebėtis, kas tai yra.
Įrašykite skambinančiojo telefono numerį pranešimo apačioje.
Jei skambutis buvo labai svarbus, rašykite „URGENT“ didžiosiomis raidėmis viršutiniame dešiniajame pastabos kampe. Dauguma telefono pranešimų nepatenka į šią kategoriją. Skubūs pranešimai susiję su šeimos ekstremaliomis situacijomis arba verslo problemomis, kurios gali turėti didelį neigiamą poveikį bendrovei.
Persiųskite pranešimus savo viršininkui, kai tik jis yra. Kai jūs perduodate jam kiekvieną pranešimą, skaitykite jį garsiai. Tokiu būdu nėra jokios galimybės praleisti svarbų pranešimą.
Patarimas
Žinokite, kada kalbėti. Jei pranešimas tikrai yra skubus, ypač su boso šeima, nutraukite ją ir nedelsdami pasakykite jai apie skambintoją. Kai kurie dalykai gyvenime yra svarbesni už verslo susitikimus.
