Biuro darbuotojai padeda biuro darbuotojams. Jie tvarko įrašus ir registravimo sistemas ir dažnai atsako už duomenų įvedimą.Jie gali tvarkyti klientų ar inventoriaus duomenų bazę ir pateikti korespondenciją paštui ir skaityti bei persiųsti laiškus į tinkamą skyrių. Bendras bet kurio biuro administratoriaus tikslas - palengvinti jų vadovo darbą.
Duomenų bazių valdymas
Įprasta, kad biuro administratorius nematys duomenų bazės, tačiau turės pateikti duomenis ir sugebėti atsiimti tam tikrus kriterijus atitinkančius įrašus. Jie taip pat turi parengti ataskaitas pagal duomenų bazės informaciją. Šios ataskaitos paprastai perduodamos vyresniesiems darbuotojams arba pateikiamos konferencijoje.
Susirašinėjimas
Korespondencija gali būti individualus laiškas arba informacinis biuletenis, skirtas visiems klientams. Biuro administracijos darbuotojai turi parengti pranešimus ir pranešimus bei siųsti juos visiems darbuotojams. Tikimasi, kad biuro administracijos darbuotojai nagrinės el. Laiškus ir atsakys į elektroninį laišką atitinkamam skyriui.
Dienos vaizdo įrašas
Atnešė jums iš sėjinukų, kuriuos jums pristatėTvarkaraštis
Užsakymo paskyrimai, konferencijų planavimas ir darbuotojų informavimas apie tvarkaraščius tradiciškai reiškė, kad visi paskyrimai buvo įrašyti į centrinį dienoraštį ir kas savaitę ar kasdien siunčiami darbuotojai. Dabar dauguma tvarkaraščių yra užpildomi elektroniniu būdu su duomenų valdymo programomis, tokiomis kaip „Outlook“, „iCal“ arba „Eudora“. Tai leidžia biuro administracijos darbuotojui atnaujinti ir paskelbti keletą kalendorių elektroniniu būdu. Tai leidžia kitiems darbuotojams vienu metu patikrinti kalendorius, prireikus koreguoti.
Atsakykite į telefonus
Biuro administracijos darbuotojai atsako į telefonus ir su jais susiduria su klientais, arba persiunčia juos į skyrių, geriau tenkinantį jų klausimus. Biuro administracijos personalas taip pat privalo įrašyti išsamius pranešimus kartu su bet kokia skambinančiojo kontaktine informacija.
