Administracinių padėjėjų vaidmuo yra padėti profesionaliam personalui, kad jie galėtų veiksmingai atlikti savo pareigas. Nesvarbu, ar vyriausybės, verslo ar ne pelno organizacijos, administratoriai tvarko biurą, rūpindamiesi esminiais dokumentais, pvz., Dokumentais ir kompiuteriais. Paprastai jos taip pat atlieka tam tikras administracines pareigas, tačiau konkrečios užduotys priklauso nuo darbo ir biuro tipo.
$config[code] not foundKasdienės pareigos
Administraciniai padėjėjai atlieka tokias pareigas kaip susitikimų organizavimas, susitikimų planavimas, biuro kalendoriaus laikymas, atsiliepimas į telefonus ir korespondencijos redagavimas. Jie tvarko biuro failus ir duomenų bazes bei kuria kompiuterines skaičiuokles ir pristatymus. Dažnai jų atsakomybė apima tiekimą ir tiekimo kambario valdymą.
Jų klientų aptarnavimo užduotys apima biuro lankytojų priėmimą ir matymą, kad jie gauna jiems reikalingą pagalbą.
Papildomi muitai
Kitas administravimo padėjėjų darbas dažnai priklauso nuo konkretaus sektoriaus. Advokatų kontorose administratoriai padeda rengti teisinius dokumentus, o medicinos įstaigose - draudimo įmonės. Mokyklų biuruose mokinių įrašų tvarkymas ir bendravimas su tėvais yra vienas iš jų pareigų.
Lygis ir darbo pavadinimas nustato, kiek atsakomybė tenka administraciniam asistentui. Pradinio lygio administratoriai daugiausia dėmesio skiria raštinės funkcijoms ir pagrindinėms kompiuterio užduotims, tačiau vyresnieji administratoriai, turintys pažangių kompiuterinių įgūdžių, paprastai atlieka administracines pareigas, tarp jų ir kanceliarijos personalo priežiūrą bei naujų darbuotojų samdymą. Administraciniai padėjėjai vadovams taip pat gali atlikti mokslinius tyrimus, rašyti ataskaitas, priimti posėdžių protokolus, prižiūrėti kitus administratorius ir atlikti kelionių organizavimą.
Žinios ir įgūdžiai
Organizaciniai gebėjimai yra būtini nes pagrindinis administratoriaus uždavinys yra išlaikyti biuro įrašus ir sekti susitikimus bei susitikimus. Administratoriai taip pat turi gebėti gerai bendrauti anglų kalba žodžiu ir raštu bei atlikti interneto tyrimus. Darbui reikalingi biuro įranga, įskaitant kompiuterius, kopijavimo aparatus, telefono sistemas, faksus ir vaizdo konferencijų įrangą.
Priklausomai nuo padėties ir pramonės, administratoriams reikia įvairių kompiuterių programų, pvz., el. pašto, apskaitos, duomenų bazės, skaičiuoklės ir teksto apdorojimo programinės įrangos.
Tinkamas darbui
Administraciniams asistentams reikia ne mažiau kaip vidurinės mokyklos diplomo, į kurį įeina klasės biuro praktika ir kompiuterių programinė įranga. Papildomas mokymas anglų ir kompiuterių įgūdžiais yra naudingas, ir daugelis administratorių ėmėsi kai kurių techninių mokyklų ar koledžų klasių arba turi laipsnį. Darbdaviai taip pat paprastai rengia naujus samdos darbus savo biuro procedūrose ir konkrečios verslo žodyną, pavyzdžiui, teisinį žodyną.
Administratoriai gali pasiekti savanorišką sertifikavimą iš Tarptautinės administracinių specialistų asociacijos. Sertifikavimui reikalinga nuo dviejų iki ketverių metų patirtis, priklausomai nuo administratoriaus išsilavinimo, o pareiškėjai taip pat turi išlaikyti egzaminą.
