Priešais yra rašymo projektas… ir tuščias popieriaus gabalas. Šalto prakaito metu jūs pradėsite galvoti, kad gali būti lengviau išsinuomoti rašytoją (galų gale, jūs neatėjo į verslą, kad būtų rašytojas). Pagalvok dar kartą. Su penkiais paprastais žingsniais ir tam tikra praktika, jūs galite būti savo rašytoju ir reinvestuoti pinigus, kuriuos buvote išleidę savo išorės pagalbai.
Kodėl svarbu rašyti verslą
Svarbi priežastis, dėl kurios rašote, ar bet kokie verslo ryšiai yra ta pati priežastis, kodėl mes užsiimame verslu: sukurti teigiamus verslo rezultatus. Efektyvus verslo rašymas įvairiais būdais gali skatinti teigiamus verslo rezultatus, įskaitant:
- Vertybės kūrimas suinteresuotosioms šalims
- Padėti suderinti suinteresuotąsias šalis su įmonės strategijomis ir tikslais
- Leidimas rašytojui mokytis nuolat
Toliau pateikti rašymo pasiūlymai pagerins jūsų rašymo būdą bet kokiu ilgiu - nuo neoficialaus el. Laiško iki pilno verslo pasiūlymo. (Vienintelis dalykas, kuris skirsis, yra laikas, praleistas kiekvienai užduočiai rašyti.)
1 žingsnis. Žinokite savo auditoriją.
Ar bendraujate aukštyn, žemyn ar į šoną? Ar jūsų auditorija yra jūsų organizacijos viduje ar išorėje? Tai yra pagrindiniai klausimai, susiję su jūsų auditorija. Jei sustabdysite tyrimą, tikriausiai neturite pakankamai informacijos, kad galėtumėte toliau rašyti.
Susipažinkite su savo skaitytoju bet kokiu būdu. Jei jis yra vienas konkretus asmuo, ar jie turi asistentą, kuris gali suteikti jums šiek tiek įžvalgos? Galbūt asmens tiesioginės ataskaitos gali suteikti jums keletą patarimų? Ar yra asmens, kuris padės jums nustatyti jų interesus ir bendravimo stilių? Jei parduodate ar bendrinate komandinę grandinę, atsakymai į šiuos klausimus gali lemti tai, ar jūsų auditorija skaito ir veikia jūsų raštu.
Apsvarstykite savo skaitytojo pageidaujamą bendravimo stilių. Pagalvokite, kaip jie bendrauja su jumis ir kitais. Ar jie nori, kad „pasiektumėte tašką“, ar jie pradeda klausinėti, kaip jūsų šeima daro? Amerikiečių rašytiniame komunikate vyraujanti išmintis yra pasiekti tiesą; tačiau; daugelis verslo specialistų pirmenybę teikia santykiams, ir jie neskaitys jūsų el. laiško, jei jaučiasi nuvertinti ryšiu, kuris šokinėja teisę į verslą. Žinant savo auditoriją reiškia žinoti, kur įdėti pagrindinį tašką: pradžioje ar pabaigoje.
Svarbiausia prisiminti, kai žiūrite savo auditoriją, žinoti, ką jie rūpi. Nėra nieko blogo su klausimu „Kas man tai yra?“ Jei neprašysite jo savo skaitytojo vardu, jūsų pranešimas gali būti nepastebėtas.
2 žingsnis. Nuspręskite ryšių kanalą.
Sužinoję savo auditoriją, galite priimti pagrįstą sprendimą apie tai, kokį kanalą naudoti. Kanalai ar ryšio būdai gali būti suskirstyti į vidaus ar išorės, oficialius ar neformalius. Vėlgi, tai tik pirmas žingsnis. Apsvarstykite, ar skaitytojas perduos jūsų informaciją. Jei taip, kuriam jis bus perduotas? Šie klausimai padės jums nuspręsti, ar jums reikalinga brošiūra, laiškas, atmintinė, el. Paštas ar kita verslo forma.
Pavyzdys: Rašysime savo vadovui, kad įtikintume, kad reikia įvesti naują politiką dėl prašymo sumokėti laiką. Kadangi tai yra formalesnis, vidinis prašymas, naudosime atmintinės formatą. Atmintinė bus parašyta taip, kad prižiūrėtojas galėtų jį perduoti HR direktoriui aptarti.
3 žingsnis: patvirtinkite norimą veiksmą.
Seminarų metu verslo raštu dalyviai dažnai supranta auditoriją ir komunikacijos kanalą, tačiau tuo metu, kai jie turi nustatyti bendrą tikslą, jie mano, kad „noriu, kad jie ją perskaitytų“. Šis tikslas nesiekia verslo tikslo rašymas - keisti elgesį. Verbalizavimas, ko norite iš skaitytojo, skatina konkrečius veiksmus. Ar norite, kad skaitytojas laikytųsi naujos politikos? Ar norite, kad jie pareikalautų rodymo ar bandomojo pasiūlymo? Ar siūlote pakeitimą, ar pateikiate užklausą, kuriai reikia nedelsiant imtis veiksmų?
Jei neaišku, koks yra idealus rezultatas, jūsų skaitytojas taip pat bus neaiškus ir mažiau tikėtinas. Apskritai, turėdami aiškų supratimą apie jūsų komunikacijos tikslą, labiau tikėtina, kad įtikinsite savo skaitytoją veikti. Laikas yra verslo rašymo esmė. Jūs turite tik akimirką leisti žiūrovams žinoti, kad tai, ką turite pasakyti, yra vertinga ir reikalinga imtis veiksmų.
4 žingsnis: Pagalvokite kaip reporteris.
Kaip ir reporteris, atsakykite į „Penkių W“, kas, kur, kur, kodėl (ir kaip). Atminkite, kad verslo rašymas yra aiškesnis, kai jis yra. Neduokite istorijos ir „įdomių“ foninių duomenų, nebent jis tiesiogiai susijęs su tuo, ką norite skaitytojui daryti.
Jei turite skaitytoją, kuris mėgsta daug detalių, savo raštu rašykite atsakymą į šiuos klausimus:
- Kodėl skaitytojas rūpinasi?
- Kaip skaitytojas gauna naudos?
- Ką turėtų daryti skaitytojas?
- Kada skaitytojas turėtų tai padaryti?
- Kas atsitiks, jei skaitytojas imsis veiksmų?
- Kas atsitiks, jei skaitytojas ne imtis veiksmų?
- Kas dar turės naudos? Kodėl?
- Kur skaitytojas gauna daugiau informacijos?
5 žingsnis: uždarykite pardavimą.
Pasiteiraukite savo verslo komunikacijos pabaigoje. Prašykite skaitytojo imtis veiksmų, kuriuos tikitės ir kada tikitės. Tai yra „uždarymo“ technika, kuri yra efektyviausia su JAV auditorijomis. Jei rašote tarptautinei auditorijai, yra įvairių veiksmų; tačiau, suteikiant įtikinamą pabaigą, sustiprės jūsų bendravimas.
Pažvelkime į pavyzdį, kuriame naudojami visi penki rašymo proceso etapai.
Į: Evan Datta Iš: Soma Jurgensen, x555 Data: 2010 m. Gruodžio 29 d
Re: didėjančių apmokamų laiko (PTO) prašymų efektyvumas Neseniai vykusiame personalo susitikime mane lydėjo jūsų noras pagerinti mūsų procesų efektyvumą, kad nustatytume savo laiką ir nustatytume daugiau darbo ir gyvenimo pusiausvyros, kaip organizacijos. Tą dieną jūsų apgalvotos idėjos įkvėpė mane pasiūlyti savo idėją. Prašome šį atmintį laikyti prašymu keisti procesą, kuris mūsų kompanijai kainuoja daug valandų neveiksmingumo ir pertvarkymo. Sujungus šį pakeitimo užklausą, galite pridėti dar vieną taktiką, kad galėtumėte pritraukti savo strategiją sutelkti dėmesį į žmones, supaprastindami procesus. Dabartinė politika skirta darbuotojams siųsti savo PTO vadovo elektroninį laišką. Tuomet vadovas išnagrinėja dienų, kurias darbuotojas turi ir iš dalies užpildo darbuotojui užpildyti ir pasirašyti, skaičių prieš patvirtinant prašymą. Kadangi mūsų įmonė padidino darbuotojų, pranešusių kiekvienam vadovui per praėjusių metų restruktūrizavimą, skaičių, vadovų poreikis PTO prašymams išaugo eksponentiškai. Su tik vienu padėjėju žmogiškųjų išteklių direktorius užplūsta su individualių darbuotojų PTO kaupimo užklausų prašymais. Rezultatas - daug laiko praleidžiant tyrimus ir patenkinant prašymus, dėl kurių taip pat įvyko daug klaidų. Naudodamiesi įmonės intranetu, kad platintumėte formas ir pritaikytumėte HRIS sistemą su darbuotojo prisijungimais, daugelį tyrimų ir formų galėtų atlikti patys darbuotojai. Naujoji sistema veiktų taip: Šio procedūrinio pakeitimo priėmimas atlaisvins laiką darbuotojams, vadovams ir vyriausiajam įgaliotiniui. Išsaugotas laikas gali būti praleistas asmeniškai kontaktuojant su darbuotojais, turinčiais daugiau nei įprastų klausimų, gerinant vyresnio amžiaus žmonių teikiamą klientų aptarnavimą. Tęsiant dabartinę politiką bus prarasta laiko ir išteklių. Norėdami gauti daugiau informacijos apie sukrėtimus dėl dabartinės politikos, žmogiškųjų išteklių padėjėjas ir aš galime susitikti po pirmojo metų. Mes galime pateikti konkrečius duomenis, patvirtinančius šį pakeitimą, susitikime su Žmogaus teisių direktoriumi. Šis naujas procesas gali būti įgyvendintas per šešis mėnesius, leidžiant bendrovei pasinaudoti šiais kalendoriniais metais (2011 m.) Ir greitai išryškinti savo strategiją sutelkiant dėmesį į žmones, supaprastinant politiką. Su jumis susisieksiu per savaitę nuo pirmųjų metų, kad galėčiau toliau aptarti šią galimybę. Jei tuo tarpu turite klausimų, prašome susisiekti su manimi savo plėtinyje įrašo antraštėje. Pagarbiai XXXX
Baigiamasis žodis Nepamirškite, kad net penkias pakopos procesą net kelias sekundes skirdami savo mintis, galite pagerinti savo darbą, nepriklausomai nuo turinio. Po kiekvieno abipusio įtraukimo žingsnio galite leisti jums, verslo rašytojui, palengvinti tvirtą bendravimą, turintį teigiamų rezultatų jūsų verslui.
