El. Paštas gali būti svarbus, tačiau, jei nesate informavę teisingai, galite iš tikrųjų pakenkti jūsų verslui.
Yra keletas verslo elektroninio pašto etiketo taisyklių ir gairių, kurių galite laikytis, kad įsitikintumėte, jog jūsų el. Pašto ryšys yra tvirtas. Čia yra 50 patarimų.
Verslo elektroninio pašto etiketo patarimai
Turėkite profesionalų el. Pašto adresą
Prieš pradėdami siųsti el. Paštą, turite įsitikinti, kad jūsų el. Pašto adresas yra tinkamas. Idealiu atveju turėsite oficialų el. Pašto adresą, kuris baigiasi jūsų įmonės URL. Bet jei jūs naudojate asmeninę „Gmail“ paskyrą ar panašų dalyką, tiesiog įsitikinkite, kad jį paprasčiausiai išsaugosite savo vardu ar inicialais, užuot bandę gauti mielą ar juokingą.
$config[code] not foundĮtraukite tiesioginės temos eilutę
Kiekviename el. Laiške turėtumėte įtraukti temos eilutę, kuri tiksliai atspindi el. Laiško turinį. Tik keletas žodžių santraukos suteiks gavėjui idėją, ko tikėtis, kol jie iš tikrųjų perskaitys jūsų pranešimą.
Naudokite tik „Atsakyti visiems“, kai reikia
Kai gausite el. Laiškus, kuriuose yra visi jūsų organizacijoje arba net keli žmonės, galite būti linkę įtraukti visus į atsakymą. Tačiau tai gali sukelti daug laiko švaistyti žmones, jei pranešimas jiems nėra svarbus. Taigi naudokitės priežiūra ir atsakykite tik tada, kai tai yra absoliučiai būtina.
Korektūra
Jūs nenorite laiko praleisti puikų el. Laišką tik tam, kad būtų pakrautas rašybos ir gramatikos klaidų. Taigi prieš siunčiant reikia šiek tiek laiko, kad patikrintumėte ir patikrintumėte rašybą, kad galėtumėte sugauti visas galimas klaidas.
Perskaitykite Tonas
Bet jūs taip pat turėtumėte iš tikrųjų perskaityti savo pranešimą su protu apie tai, kaip jūsų gavėjas jį perskaitys. Kartais tonas gali prarasti el. Taigi tiesiog įsitikinkite, kad jis skaito, kaip ketinate.
Atminkite savo žinutes
Ir, žinoma, turėtumėte įtraukti tokius malonumus, kaip ir prašome, ir padėkoti kiekvienam pranešimui.
Laikykitės daugiau formalių klientų / viršininkų
Kalbant apie el. Paštą, yra daug įvairių formalumų. Todėl įsitikinkite, kad, prieš pradėdami pernelyg patogiai, apsvarstykite savo santykius su kiekvienu asmeniu. „Hey guys“ gali būti tinkamas sveikinimas jūsų draugams. Bet kai dirbate su klientais, jūs tikriausiai norėsite, kad jis būtų šiek tiek profesionalesnis.
Naudokite formalumus naujiems kontaktams
Taip pat gera idėja yra išlaikyti gana formalius dalykus su žmonėmis, su kuriais siunčiate el. Laiškus pirmą kartą, kol juos pakankamai gerai sužinosite, kad juos pakeistumėte.
Naudokite priimtiną sveikinimą
Konkrečiau, jūs norėsite apsvarstyti sveikinimą, kurį naudojate kiekvienam asmeniui. Apskritai, turėtumėte laikyti „Hey…“ žmonėms, kuriuos gerai pažįstate. „Sveiki“ ir visi vardai yra tinkamesni klientams ar pirmą kartą užmegzti kontaktus.
Laikykitės taško
Faktiniame el. Laiške jūs norite, kad jis būtų kuo trumpesnis. Nedarykite gavėjo skaityti romaną, kad išsiaiškintumėte, koks yra jūsų pagrindinis dalykas.
$config[code] not foundSuskirstykite ilgus pranešimus
Jei turite kelis taškus, suskaidykite tekstą skirtingomis pastraipomis ar netgi skaičiais, kad būtų lengviau skaityti.
Būkite aiškūs su kvietimu veikti
Taip pat turėtumėte apsvarstyti, ką norite, kad gavėjas padarytų jūsų pranešimą. Jei norite, kad jie atsakytų su tam tikra informacija, pasakykite jiems, kad tai yra jūsų el. Laiško pabaigoje.
Naudokite akronimus ir žargoną
Jei į el. Laiškus įtraukėte bet kokių akronimų ar konkrečios pramonės srities žargoną, apsvarstykite gavėjo žinias. Jei, pavyzdžiui, dirbate su klientais įvairiose pramonės šakose, galbūt norėsite įtraukti šiek tiek daugiau informacijos, nei jūs su savo kolegomis.
Apsvarstykite savo uždarymą
Tada kiekvieno laiško pabaigoje norėsite pasirinkti tinkamą uždarymo pareiškimą. Naudokite kažką panašaus į „ačiū“ ar „geriausius“ verslo el. Laiškams.
Įtraukite parašo bloką
Taip pat galite įtraukti parašo bloką, kuriame yra daugiau informacijos el. Laiškų apačioje. Įtraukite savo vardą ir kontaktinę informaciją.
Atkreipkite dėmesį į visus priedus
Jei prie el. Laiško pridedate bet kokius dokumentus, leiskite gavėjui žinoti, kas tai yra, kad jie neturėtų atidaryti tik norėdami sužinoti.
Nepamirškite pridėti
Taip pat gana dažnai žmonės sako, kad jie kažką prideda, o po to pamiršti, kad tai tikrai daro. Taigi prieš siųsdami patikrinkite dvigubai.
Patikrinkite failo dydį
Tačiau naudokite didelius failus. Tai darykite tik tada, kai tai būtina. Arba galite pabandyti iš naujo keisti nuotraukas arba suskaidyti failą į mažesnius gabalus, kad tai būtų lengviau valdoma.
Zip dideli failai
Jei turite pridėti didelius failus, įdėkite juos į.zip failą, kad gavėjas būtų lengviau.
Klauskite apie tuos priedus
Taip pat gera praktika paprašyti savo gavėjo, ar gerai iš anksto siųsti didelį failą. Ir tada sužinokite, kada būtų geriausias laikas siųsti tokį failą.
Pasiteiraukite apie failų tipus
Be to, patikrinkite ir peržiūrėkite, kokias programas gavėjai turi prieigą, kad galėtumėte būti tikri, jog galės atidaryti siunčiamus priedus.
Siųsti PDF, kai įmanoma
Tačiau PDF failus lengva peržiūrėti bet kokio tipo įrenginiuose. Taigi, jei įmanoma, vietoj failų, kuriems reikalinga speciali programa, siųskite PDF failus.
Neatidarykite priedų iš žmonių, kurių nežinote
Kitoje šios lygties pusėje, kai gaunate el. Laiško priedą, kurio nesitikėjote, būkite atsargūs atidarydami jį. Jei nesate tikri, paklauskite siuntėjo apie priedą prieš jį iš tikrųjų atidarydami.
Nesidalinkite konfidencialia informacija
Kadangi el. Laiškai yra tokie lengvai persiunčiami ir dalinami, arba netyčia siunčiami neteisingam asmeniui, tai nėra tinkamas formatas keistis bet kokia slapta ar konfidencialia informacija.
Naudokite atsargiai su humoru
Jūs taip pat galite būti linkę pridėti šiek tiek smagu ar humoro jūsų el. Tačiau, kadangi el. Laiškuose gali būti sunku iššifruoti toną, tiesiog įsitikinkite, kad jis yra labai aiškus ar juokingas žmonėms, su kuriais esate tikrai patenkinti.
Eikite nuo kvailų šriftų
El. Paštas taip pat nėra tinkama vieta, kur galite kurti kūrybiškumą su dizaino elementais. Laikykitės klasikinių ir lengvai skaitomų šriftų.
Laikykitės juodos ir baltos spalvos
Be to, būkite atokiau nuo unikalių šrifto spalvų ir fono modelių. Klasikinė juoda ir balta yra lengviausia skaityti.
Apriboti šauktinių taškų naudojimą
Šūksniai gali padėti jums perteikti jaudulio jausmą. Tačiau nenaudokite jų per daug, arba jūsų pranešimas neatrodo profesionalus.
Naudokite atsargiai su visais dangteliais
Visose viršutinėse ribose taip pat gali būti akcentuojama. Tačiau jis taip pat gali susidurti su rėkimu. Taigi, jei tai iš tikrųjų nereikia, apsvarstykite kursyvą ar kažką kita.
Naudokite tik emocijas su tam tikrais žmonėmis
Kai kalbama apie šypsenėles ir šypsenėles, palaikykite juos pokalbiuose su draugais ir artimaisiais bendradarbiais, kurie, kaip žinote, netinkamai interpretuos ar nematys.
Apsvarstykite skirtingas kultūras ir kalbas
Taip pat kartais galite susitikti su žmonėmis iš skirtingų kultūrų ar fonų. Todėl būtinai apsvarstykite, kad, kurdami savo atsakymus, niekas nepažeidžia ir nesusiję.
Žingsnis atgal prieš siunčiant emocinius pranešimus
Jei kada nors atsidursite tokioje situacijoje, kai turite siųsti piktas ar kitaip emocinį el. Laišką, užmokite savo žinutę, o po to nuvažiuokite, kad galėtumėte išvalyti galvą. Tada vėliau perskaitykite pranešimą, kad įsitikintumėte, jog iš tikrųjų norite pasakyti.
Atsakyti į atsitiktinius pranešimus
Tais atvejais, kai gaunate el. Laišką, kuris nebuvo skirtas jums, atsakykite siuntėjui, kad jis greitai informuotų.
Patvirtinkite, kad gausite pranešimus, kuriuos negalite pasiekti iš karto
O jei gausite jums skirtą el. Laišką, bet jūs negalite atsakyti į visą laiką, tiesiog leiskite siuntėjui žinoti, kad gavote jį ir kada galėsite jį pasiekti.
Pradėkite naują el. Pašto grandinę naujiems subjektams
Siunčiant el. Laiškus, kurie dažnai sutinkate, gali būti viliojantis, kad nuolat vyktų tik viena grandinė. Tačiau tai gali apsunkinti jūsų pokalbių organizavimą. Taigi pradėkite naują grandinę kiekvienam naujam dalykui.
Tik prireikus persiųsti pranešimus
Persiuntimas gali būti naudinga el. Pašto naudotojams. Tačiau ji taip pat gali būti per daug naudojama. Taigi, prieš perduodami bet kokius pranešimus, įsitikinkite, kad jie iš tikrųjų yra būtini, kad nebūtų bombarduojami žmonės su el.
Persiųsti pridėkite asmeninį pranešimą
Kai manote, kad būtina perduoti el. Laiškus, pridėkite asmeninį pranešimą, kad galėtumėte paaiškinti, o ne tik paspaudę į priekį, o gavėją skaityti per visą el. Laišką be konteksto.
Patikrinkite turinį prieš persiuntimą
Jei siunčiate naujienų istoriją ar bet kokios rūšies informaciją, kurią negalite asmeniškai patikėti, atlikite kai kuriuos greitus tyrimus, kad patikrintumėte tikslumą, kad galų gale nebūtų švaistoma kas nors su informacija, kuri nėra teisinga.
Neįtraukite žmonių į el. Pašto sąrašus, kuriems jie nebuvo užsiregistravę
Jei turite bet kokių grupių el. Pašto grandinių ar sąrašų, kuriuos siunčiate el. Laiškams reguliariai, tik pridėti žmonių prie šio sąrašo, jei jie davė jums leidimą.
Maloniai paprašykite išjungti sąrašus, kurių nesate užsiregistravę
Ir jei jūs kada nors pridėjote prie sąrašo, kurio nesate užsiregistravę, nebijokite susisiekti su siuntėju ir mandagiai prašyti, kad jis būtų atsiimtas.
Suteikite žmonėms pakankamai laiko reaguoti prieš siunčiant priminimus
Jei išsiuntėte el. Laišką ir negavote atsakymo, galbūt norėsite siųsti greitą priminimą. Tiesiog įsitikinkite, kad gavote asmeniui dieną ar dvi atsakyti, priklausomai nuo to, kiek laiko jie paprastai tai daro.
Patikrinkite „Spam“ aplanką
Taip pat gera idėja prieš siųsdami priminimo el. Laiškus žmonėms patikrinti jūsų šiukšlių ar šlamšto aplanką - tik tuo atveju, jei jie jau išsiuntė.
Naudokite atostogų pranešimus
Kai išvykstate atostogauti ar išeiti iš biuro ilgiau nei vieną ar dvi dienas, nustatykite automatinį atsakymą arba atsiųskite pranešimą, kad žmonės gaus greitą atsakymą el. Paštu.
Leiskite žmonėms žinoti, kada atsakysite
Į šį pranešimą įtraukite datą, kurią būsite grąžinti į biurą ir kada tikitės, kad galėsite grąžinti el. Laiškus, kad jie žinotų, kada laukti atsakymo.
Duokite jiems kitą skubių klausimų kontaktą
Ir tik tuo atveju, jei bet kokie klausimai yra ypač skubūs, įtraukite kitą kontaktą savo įmonėje, su kuria jie galėtų susisiekti.
Pridėti paskutinį el. Pašto adresą
Jei rengiate naują el. Laišką, prieš įtraukdami gavėjo el. Pašto adresą, pradėkite nuo temos ir turinio. Tai neleis jums netyčia išsiųsti per anksti.
Patikrinkite gavėją
Taip pat norite įsitikinti, kad siunčiate jį teisingam asmeniui. Taigi visada patikrinkite, ar prieš siunčiant.
Trivietis patikrinimas Vardas Rašyba
Grįžkite atgal ir dar kartą patikrinkite, ar teisingai įrašėte asmens vardą el. Laiške. Šiuo atveju jūs negalite būti per atsargūs.
Įsitikinkite, kad jūsų vardas rodomas teisingai
Taip pat turėtumėte įsitikinti, kad jūsų vardas ir pavardė teisingai rodomi jūsų paraše ir siuntėjo lauke.
Jei reikia, ištrinkite greitai
Kai kurie el. Pašto klientai, pvz., „Gmail“, turi funkciją, kuri leis jums ištrinti išsiųstus el. Laiškus, jei tai padarysite iš karto. Taigi, jei pamiršote dvigubai patikrinti, ištrinkite el. Laišką greitai, kol jis iš tikrųjų patenka į gavėją.
Siųsti nuotrauką per „Shutterstock“
Daugiau: Populiariausi straipsniai 9 Komentarai ▼
