Kaip parašyti informacinį pranešimą

Vienas iš darbuotojų, dirbančių įvairiuose valdžios lygmenyse, pareigų yra rašyti informacinius pranešimus politikos formuotojams, kurie naudojasi atmintinėmis, kad mokytų save apie problemas ir vadovautų jiems formuojant protokolus, procedūras ir įstatymus. Informacinis pranešimas yra glausta santrauka apie problemą ar bylą, kurioje pateikiamas raginimas imtis veiksmų skaitytojui. Sėkminga atmintinė įtikina skaitytoją veikti, pateikdama konkrečius įrodymus, kuriuos lengva suprasti ir vertinti.

$config[code] not found

Pradėkite atmintinę rašydami „Į:“ ir „Nuo:“ po dvitaškių įterpkite siuntėjo ir gavėjo pavadinimą. Kitoje eilutėje įrašykite datą, kurią parašėte. Užbaikite šį skyrių rašydami „Tema:“, po kurios seka tema, kurioje yra nuorodos.

Nurodykite veiksmą, kurį norite skaityti skaitytojui pirmame sakinio sakinyje arba pastraipoje.

Išlaikyti skaitytojo dėmesį, naudodami trumpas, trumpas pastraipas, kurios yra ilgesnės nei 5 sakiniai. Nurodydami veiksmų priežastis, nurodykite kiekvieną priežastį į atskirą pastraipą.

Naudokite empirinius įrodymus, kad įtikintumėte skaitytoją apie siūlomo veiksmų poreikį. Pvz., Norint keisti tam tikrą zonavimo politiką, nurodykite mažas pajamas gaunančius būsto statistinius duomenis. Venkite apibendrinimų, kurių negalite paremti faktais.

Apibūdinkite alternatyvius veiksmų ar politikos krypčių kursus, apibūdindami kiekvieno privalumus ir trūkumus.

Kreipdamiesi į faktus ir skaičius, venkite bereikalingų žodinių ar oficialių išraiškų, pavyzdžiui, „pagal mūsų diskusiją“ ir techninę žargoną. Naudokite paprastą, tiesioginę kalbą, kurią gali suprasti bet kuris skaitytojas.

Naudodamiesi aktyviu balsu, priešingai nei pasyvus, visame atmintyje skatinkite veiksmus. Jei gerai žinosite atmintinės gavėją, naudokite pirmojo asmens įvardžius, pvz., „Aš“ ir „mes“, nes žmonės labiau linkę daryti kažką tiems, kurie jaučiasi pažįstami asmeniškai. Toliau pabrėžkite tokius asmeninius ryšius, naudodami susitraukimus, pvz., „Aš“.

Pabrėžkite būtinybę imtis veiksmų pranešimo pabaigoje. Būtinai nurodykite, ar yra numatytas veiksmų terminas.