Šventas projektų valdymo gralas: taupomas ir laikas, ir pinigai, tačiau vis dar išryškėja puikus, kokybiškas projektas. Tikslas, kurį kiekviena įmonė nori pasiekti, tačiau daugelis to nepadaro dėl daugelio priežasčių. Nesvarbu, ar trūksta išteklių, trūksta biudžeto ar trūksta žinių, įmonės pernelyg dažnai leidžia projektams visiškai spiralės apimtis, biudžetą ar vieną iš daugelio kitų būdų, kuriais projektai dažnai nutolę.
$config[code] not foundTaigi, kaip bendro pobūdžio yra ne kontrolės projektų problema ir, dar svarbiau, kas yra pagrindinė to prevencijos priemonė?
Kaip projektas tampa albatrosu
Prieš kelerius metus Europos paslaugų strategijos skyrius atliko tyrimą, siekdamas nustatyti, kiek projektų peržengė biudžetą ir ką ji kainavo įmonėms ilgainiui. Jų išvados buvo ekstremalesnės nei prognozuota:
- Bendra sutarčių vertė - 47,65 mlrd. Dolerių.
- Išlaidų perviršis siekė 14,54 mlrd. JAV dolerių.
- 57% visų sutarčių (105) patyrė išlaidų viršijimą.
- 33% visų sutarčių (105) patyrė didelių vėlavimų.
- 30% visų sutarčių (105) buvo nutrauktos.
Panašus Harvardo verslo apžvalgos tyrimas, kuriame analizuojama iš viso 1 471 IT projektas, parodė, kad vidutinis viršijimas buvo 27%. Nors tai vienintelė yra reikšminga, tyrimas parodė, kad vienas iš šešių projektų vidutiniškai viršijo savo biudžetą 200% ir viršijo jų tvarkaraščius beveik 70%.
Kokia buvo šių problemų priežastis? HBR tyrime nustatyta, kad buvo kaltinami keli veiksniai. Tačiau daugelis jų atėjo į prastą planavimą ir informacijos trūkumą. Kai kurios kompanijos smarkiai neįvertino konkretaus projekto sąnaudų ir laiko. Kiti įsigijo savo rinkodaros hype, supaprastindami, kas buvo susiję ir pervertino savo gebėjimus.
„Happy Medium“ paieška
Be to, reikia pasakyti, kad tinkamas projektų planavimas yra būtinas. Bet ką tai reiškia?
Nors pasiūlymo etape dideli tikslai gali skambėti, jie gali būti pražūtingi per visą projekto laikotarpį. Kuo didesnis ir ilgesnis projektas, tuo daugiau vietos bus pernelyg aukštiems tikslams, o projektas viršija savo biudžeto ir laiko apribojimus.
Bet netgi su geriausiu planavimu atsiranda nenumatytų dalykų. Tai gali būti bet kas iš kliento pageidaujamo taikymo srities pakeitimo iki nenumatytų pokyčių rinkoje, kuriems reikia koreguoti.
Vienas iš geriausių būdų sumažinti projektų viršijimo išlaidas ir prastą biudžeto planavimą gali būti tiesiog stebint dalyvių laiką ir išlaidas pagal projektą. Tokiu būdu projekto vadovai gauna tikslesnį projekto apimties ir projekto laiko ir išlaidų, susijusių su projektu, išlaidas. Stebėjimo laikas taip pat gali atskleisti, kuriems darbuotojams gali prireikti šiek tiek nukreipti ar daugiau patarimų, kad būtų galima tiksliai užbaigti projektą su įgūdžiais.
Dažniau nei anksčiau projektas anksčiau nei vėliau buvo viršytas. Deja, daugelis projektų vadovų aklai seka nurodytą kursą ir labai mažai analizuoja, kad tarpiniai tikslai atitiktų biudžeto ir planavimo tikslus. Jei pasiekėte 10% projekto tikslų, bet suvartojote 15% biudžeto, nėra pagrindo manyti, kad tendencija keisis be įsikišimo ir koregavimų. Nepadarius pakeitimų, galite tikėtis, kad 20 proc. Darbų bus panaudota 30 proc. Biudžeto ir pan. Tuo metu, kai projektas bus atliktas, jis kainuos 150% skirto biudžeto.
Kai kurios gairės, į kurias reikia atsižvelgti
Su kiekvienu projektu labai svarbu nustatyti etapus, kurie padėtų įvertinti pasiektą pažangą ir pamatyti, kaip ši pažanga atitinka projekto parametrus ir tikslus. Kuo anksčiau tai daroma, tuo greičiau bus aptiktos galimos problemos ir galima atlikti koregavimus siekiant išlaikyti projektą.
Nepamirškite nuolat palaikyti ryšius su darbuotojais apie projektą, jei jiems reikės šiek tiek paaiškinimų per visus etapus. Tai ne tik palaiko projektą, bet ir siejasi su grupės pastangomis.
Geras planavimas ir kruopštus stebėjimas, jūsų įmonė gali išvengti blogos statistikos ir gali pasiekti tikslą taupyti laiką ir pinigus teikiant kokybišką produktą ar paslaugą.
Susitikimo nuotrauka per „Shutterstock“
2 Pastabos ▼
