Biuro automatikos sekretorius yra administracijos specialistas, kuris atlieka pareigas, susijusias su pareigomis, visų pirma vyriausybinėms įstaigoms. Biuro automatizavimo pareigūnai yra atsakingi už komunikacijos, dokumentacijos ir operacijų srautą tarp įvairių savo skyriaus segmentų. Jų pareigos svyruoja nuo atsakymų į telefono skambučius ir teksto atitikimo tyrimų ir ataskaitų protokolams. Biuro automatizavimo pareigūnai teikia svarbią administracinę paramą lauko, vidaus biuro ir priežiūros darbuotojams, kad užtikrintų sklandų darbą visuose įdarbinimo departamento lygmenyse.
$config[code] not foundReikalingi įgūdžiai
Biuro automatizavimo pareigūnai turi būti organizuojami, pacientai ir dėmesingi, kad būtų užtikrinta, jog korespondencija ir ryšių palaikymo ryšiai vyktų sklandžiai. Jie turi turėti puikius tarpasmeninius įgūdžius ir sugebėti tvarkyti sąveiką su keliais žmonėmis iš tiek katedros, tiek už jos ribų. Biuro automatikos pareigūnai taip pat turi turėti žinių ir turėti galimybę valdyti įvairių tipų biuro įrangą, įskaitant kopijavimo aparatus, pašto matavimo įrenginius, fakso aparatus ir tinklinius asmeninius kompiuterius.
Pirminės pareigos
Dirbdami biuro automatizavimo biurai pirmiausia tvarko įvairias administracines užduotis priežiūros personalo vardu, įskaitant telefono ryšius, dokumentų parengimą, korespondencijos projektus, duomenų bazių priežiūrą ir kai kuriais atvejais tyrimus. Biuro automatizavimo biurai taip pat atsako į užklausas dėl neatidėliotinos biuro palaikymo, pvz., Duomenų paieškos, biuro atmintinių arba nuorodų paieškos. Jie taip pat kataloguoja ir tvarko departamentų įrašus ir failus, kad jie būtų greitai ir veiksmingai gauti. Biuro automatizavimo pareigūnai nuolat bendradarbiauja ir bendradarbiauja su įvairiais departamento personalo lygiais, kad užtikrintų patikimą bendravimo komunikaciją.
Dienos vaizdo įrašas
Atnešė jums iš sėjinukų, kuriuos jums pristatėAntrinės užduotys
Nors biuro automatizavimo tarnybos pareigūnai savo pagrindinėse pareigose yra įvairūs, jie atlieka ir antrines funkcijas, pvz., Rengia naujesnius tarnautojus, dalyvauja personalo susitikimuose ir dalyvauja departamento remiamose socialinėse funkcijose, pvz. Kai kurie biuro automatizavimo pareigūnai atlieka užduotis savo iniciatyva, pvz., Iliustruotų grafikų, kalendorių ar motyvacinių plakatų kūrimas, siekiant pagerinti biuro aplinką. Kartais į biurų automatizavimo tarnybą atsakingi pareigūnai tam tikromis aplinkybėmis taip pat prisiima atsakingą priežiūros pareigūno ar kolegos administracinę atsakomybę.
Fono profilis
Vyriausybės dirbantys biuro automatizavimo pareigūnai turi būti 18 metų ar vyresni JAV piliečiai. Daugeliui departamentų reikia ne mažiau kaip šešių mėnesių atitinkamos bendrosios biuro patirties ir gebėjimo pakelti ne mažiau kaip 20 svarų. Visi biuro automatizavimo tarnautojai privalo išlaikyti foninį tyrimą, kad būtų užtikrintas konfidencialus ar didesnis saugumas, kad galėtų susipažinti su asmens duomenų failais. Vyrų biuro automatizavimo pareigūnai turi būti registruoti atrankinėje tarnyboje.
