Susitikimo pranešimuose aptariamas susirinkimo tikslas, svarbūs faktai ir kaip gavėjai turėtų atsakyti į informaciją. Atmintį saugokite kaip tiesioginę ir glaustą, ir išsiųskite ją elektroniniu būdu arba įdėkite į savo darbuotojų vidines pašto dėžutes. Patikimas verslo susitikimo pranešimas padeda vadovams, komandos vadovams ir kolegoms laiku ir veiksmingai dalintis informacija su darbuotojais apie artėjančius susitikimus.
$config[code] not foundMemo formatas
Formatuodami susitikimo memorandumą vadovaukitės standartinėmis rašytinės verslo komunikacijos procedūromis. palikite vieną tarpą ir palikite pagrindą turiniui, praleiskite eilutę tarp punktų, po vieną laikotarpį įdėkite vieną tarpą ir nedėkite, kai pradedate naują pastraipą. Naudokite konkrečias antraštes, pvz., „Ką atnešti į susirinkimą“, kad padėtų gavėjams identifikuoti svarbią informaciją ir pateiktų numeruotus sąrašus ir taškus, kad jie galėtų greitai surasti reikiamą informaciją, rekomenduoja „Purdue“ universiteto rašymo laboratoriją. Palikite 1,5 colių paraštę viršuje - jei nenaudosite blankų ir padidinsite maržą - ir puslapio viršuje užrašykite žodį „MEMORANDUM“ didžiosiomis raidėmis, rekomenduojame Loyolos universitetą Naujasis Orleanas.
Išsami informacija ir tema
Pateikite konkrečią informaciją apie susitikimą. Nenaudokite susitikimų atmintinių, kad aptartumėte kitus klausimus, kurie nėra susiję su susitikimu, rekomenduoja Merilendo universiteto kolegiją. Įtraukite susitikimo datą, laiką ir vietą, pagrindinę temą ir kas vykdo susitikimą antraštėje. Prireikus kreipkitės į atskirus darbuotojus, visą skyrių, konkrečią komandą ar visą personalą. Pateikite trumpą santrauką apie tai, kas bus aptarta susitikime, ir pateikite nurodymus ar priedus, jei norite, kad darbuotojai perskaitytų ar paruoštų medžiagą prieš susitikimo datą. Laikykite savo atmintį į vieną ar mažiau puslapį.
Dienos vaizdo įrašas
Atnešė jums iš sėjinukų, kuriuos jums pristatėProfesionalus tonas
Naudokite įprastą kasdienę profesinę kalbą savo atmintyje ir venkite slengų, sarkazmo ar anekdotų. Aiškiai nurodykite, kada, kur ir kodėl vedate susitikimą, ir nebandykite įspūdžiais gavėjais, turinčiais šlykštų žodžių žodžių. Būkite tiesioginiai ir konkretūs su savo susitikimo duomenimis ir instrukcijomis, išlaikydami mandagų ir mandagų toną. Venkite emocijų ir laikykitės pagrindinių faktų apie susitikimą, pasak Loyolos universiteto. Net jei susitikimo metu kalbėsite apie emociškai apmokestintas problemas, konfliktus ar kompanijos problemas, jūsų susitikimo memorandume reikia ramus, neutralus tonas.
Susitikimo atmintinės siuntimo būdai
Atsiųskite susitikimo atmintinę taip pat, kaip paprastai bendrautumėte su kolegomis ir darbuotojais. Pavyzdžiui, pradinės mokyklos direktorius gali įdėti atmintinės kopiją kiekvienoje mokytojo pašto dėžutėje. Arba ji gali siųsti elektroninius laiškus į mokytojų darbo el. Pašto adresus. Siųskite teksto pranešimo memorandumą savo darbuotojams tik tuo atveju, jei jau iš anksto pranešėte apie juos, kad planuojate tai padaryti. Atmintinės paprastai yra per ilgos, kad galėtumėte pateikti tekstinius pranešimus, nebent pateikiate tik datą, laiką ir vietą. Nenaudokite darbuotojų asmeninių el. Pašto paskyrų verslo reikmėms, bet nedvejodami siųskite susirinkimo atmintines, kad galėtumėte dirbti el. Pašto adresus.
