Jei jums patinka kiti smulkiojo verslo savininkai, tikriausiai praleidote vis daugiau laiko internetiniuose susitikimuose pastaraisiais metais. Tačiau yra sunkių situacijų, susijusių su šių susitikimų tipais, palyginti su senosios mokyklos susitikimu, vykstančiu aplink konferencijų stalą arba kliento biure, galbūt norėsite prisiminti. Siekiant užtikrinti, kad esate mandagūs visiems kitiems susitikimo dalyviams, čia pateikiami 50 patarimų, kaip el.
$config[code] not foundOnline Business Meeting etiketo patarimai
Tik suplanuokite būtinus susitikimus
Pirmoji susitikimų, net ir internetinių, taisyklė yra ta, kad jie turėtų būti skirti tam tikram tikslui. Jei ką nors galite tiesiog siųsti greitai arba išspręsti kitoje vietoje, mažiau laiko užsisakykite, nepadarykite savo komandos, praleidžiančios visą posėdį.
Pakvieskite pagrindinius žmones
Panašiai jūsų susitikime turėtų būti tik tie, kurie iš tikrųjų yra svarbūs pokalbiui. Jei pakviesite ką nors, kas nėra svarbi informacijai, tuomet jūs tiesiog švaistysite savo laiką.
Negalima pakviesti nepraneštų svečių
Taip pat turėtumėte aiškiai nurodyti visiems, kurie dalyvauja svečių sąraše. Nenorite, kad kas nors būtų nustebintas, kai susitikimas pradeda.
Paprašykite žmonių apie planavimą
Internetinių susitikimų metu taip pat gali būti gera idėja paprašyti esminių dalyvių apie tai, kiek laiko jie dirba, o ne tik suplanuoti ir paskambinti žmones.
Siųsti oficialų pakvietimą
Pasirinkę laiką ir datą, galite siųsti oficialų kvietimą į tokią programą kaip „Google“ kalendorius, kad žmonės galėtų lengvai rezervuoti tą laiką.
Patvirtinkite, jei reikia
Jei suplanavote susitikimą gerokai anksčiau, taip pat galite greitai patvirtinti su žmonėmis, su kuriais susitinkate, maždaug prieš dieną, kad įsitikintumėte.
Siųsti konkrečią darbotvarkę
Prieš posėdį, bent prieš kelias dienas iki savaitės, jei įmanoma, išsiųskite visiems dalyviams darbotvarkę, kurioje būtų išsamiai aptarta, kas bus susitikimas.
Pasiūlykite nustatytą tvarkaraštį
Jūs taip pat turėtumėte įtraukti savo darbotvarkės laikus, kad dalyviai galėtų planuoti likusį savo dieną.
Leiskite žmonėms žinoti, ko tikėtis
Jei jums reikalingi žmonės, kad susitikimo metu būtų prieinami dokumentai ar kitos medžiagos, susitikimas, ar tai svarbus dokumentas, ar kliento kontaktinė informacija, būtų iš anksto aišku.
Įsitikinkite, kad kiekvienas gali naudotis internetinėmis konferencijų salėmis
Jei rengiate virtualų susitikimą, naudinga iš anksto patikrinti kiekvieną iš jų, kad įsitikintumėte, jog jie turi prieigą prie programos, kurią ketinate naudoti. Leiskite jiems žinoti su daug laiko, jei jie turi atsisiųsti programą, kad galėtų dalyvauti jūsų susitikime.
Išbandykite iš anksto
Taip pat gera idėja iš anksto išbandyti savo susitikimo programą ar programą, kad įsitikintumėte, jog susitikimas bus sklandus.
Turėkite tinkamą naudotojo vardą ir nuotrauką
Jei naudojate tokią programą kaip „Skype“ susitikimams, įsitikinkite, kad naudotojo vardas ir nuotrauka yra tinkami profesionaliems susitikimams.
Patvirtinkite laiko zonas
Naudodami virtualius susitikimus taip pat turite būti aiškūs apie laiko juostą, kai planuojate. Neužmirškite, kad nauji kontaktai yra jūsų laiko juostoje.
Rodyti laiku
Nesvarbu, ar esate susitikimas, ar tiesiog lankotės kaip svečias, turite parodyti laiku. Realistiškai turėtumėte būti šiek tiek anksti, kad būtumėte saugūs.
Skambinkite, jei turite konfliktą
Jei turite skubią situaciją ar konfliktą, dėl kurio praleisite susitikimą arba vėluosite, turite leisti priimančiajam ar dalyviams kuo greičiau žinoti. Jei jūsų konfliktas atsiranda susirinkimo dieną, tai tikriausiai reiškia, kad jums reikia paskambinti asmeniui, kad galėtumėte būti tikri, kad jie gauna pranešimą.
Palaukite, kol visi atvyksta
Kai rinkotės arba įvedėte savo interneto konferencijų salę, pasveikinkite žmones, kai jie pasirodys, bet palaukite, kol visi žinosite, kad tikrai lankysis.
Pasirinkite ramioje vietoje
Net jei galite susitikti internetu iš esmės bet kur, geriausia rinktis kažkur tyliai, kur nebus daug trukdžių ar triukšmo.
Nustatykite kiekius iš karto
Kai visi pasirodys internetinėje konferencijoje, ar visi kviečiami išbandyti garsumą, kad galėtumėte iš karto atlikti koregavimus.
Tinkamai suknelė
Jei dalyvaujate vaizdo konferencijoje, turite apsvarstyti savo išvaizdą. Tai gali būti ne tokia svarbi, kaip ir asmeniniams susitikimams. Bet jūs vis dar turite ieškoti profesionalių.
Padarykite pristatymus
Jei pakvietėte asmenis, kurie gali nežinoti vienas kito, susitikti internete, įsitikinkite, kad juos asmeniškai pristatote arba suteikiate jiems galimybę pristatyti save susitikimo pradžioje.
Prisiminkite vardus
Nesvarbu, ar susitinkate su kuo nors pirmą kartą, ar septintą kartą, prisimindami vardus ir iš tikrųjų juos naudodami, kai sveikinant žmones galima nueiti ilgą kelią.
Laikykitės temos
Susitikimo metu kartais galite išeiti į pokalbius. Tačiau įsitikinkite, kad visuomet grįžtate į pokalbį prie pagrindinio tikslo ir stebėkite laikrodį, kad galėtumėte būti mandagūs kiekvienam.
Kalbėk garsiai
Kai kalbate susitikimo metu, būtinai skambinkite ir garsiai pakalbėkite, kad kiekvienas galėtų jus išgirsti.
Nepertraukite kitų
Ir kai kiti kalba, visada leiskite jiems baigti, prieš pasiūlydami savo mintis.
Venkite kalbėjimo iš karto
Kai klausimas kyla visai grupei, galite išvengti nepatogių pertraukų, laukdami sekundės kalbėti. Jei kiti tai daro iš karto, palaukite savo eilę. Jei niekas nekalba, tu gerai eisi.
Paklauskite prieš bendrindami ilgas mintis
Jei turite ilgą mintį ar idėją pasidalinti, paklauskite, ar tai gerai padaryti iš anksto, jei trumpai dirbate. Vėliau galite jį apvalinti arba pasidalinti kitu susitikimu.
Nutildyti, kai nesate kalbėjęs
Kad išvengtumėte foninių triukšmų, kad jie trikdytų kitus, tiesiog nutildykite save, kai kalbate ne ilgą laiką.
Atidžiai klausytis
Taip pat, kai kiti kalba, įsitikinkite, kad iš tikrųjų klausotės. Nenorite praleisti kažko ir vėliau jį įkelti į klausimą.
Rodyti, kad esate klausymasis
Jūs taip pat turėtumėte rodyti žmones, kuriuos klausotės kalbėdami, jei esate vaizdo konferencijoje. Neuždėkite savo galvų savo pastabose. Pažvelkite į juos ir praktikuokite.
Naudokite humorą
Jei manote, kad susitikimų metu reikia naudoti humorą, tiesiog įsitikinkite, kad jis tinka jūsų auditorijai. Tai daug lengviau, kai kalbate tik su artimais komandos nariais. Tačiau naudokitės atsargesniu susitikimu su klientais ar žmonėmis, kurių nežinote gerai.
Pateikite esminių dokumentų kopijas
Jei susitikimo metu nurodote visus svarbius dokumentus, prieš siunčiant juos arba per juos atsiųskite šiuos klausimus susitikimo dalyviams, kad jie galėtų juos pateikti.
Būkite pasirengę su pristatymo medžiagomis
Ir jei jums reikia įrangos, kad galėtumėte pristatyti, įsitikinkite, kad viskas yra geroje darbo vietoje, taigi nenorite eikvoti laiko bandydami jį dirbti.
Žinokite savo auditoriją
Rengdami savo pristatymą ar kitus darbotvarkės punktus, taip pat svarbu, kad jūs atsižvelgtumėte į savo auditoriją ir rūpinatės savo pranešimais. Negalima švaistyti žmonių laiko su vietomis, kurios nėra svarbios. Ir nenaudokite tono ar temos, kuri, kaip tikėtina, nepateiks tikslių žmonių, su kuriais susitinkate.
Išjunkite telefoną
Taip pat turėtumėte, kad jūsų telefonas nutildytų susitikimų metu, kad jis nepertrauktų.
Venkite nervų įpročių
Kai kuriais atvejais yra natūralus susitikimas su dalyviais praktikuoti nervų įpročius, pvz., Paspaudus rašiklius ar dantenas. Tačiau darykite sąmoningas pastangas, kad išvengtumėte jų profesiniuose susitikimuose.
Negalima valgyti, kai kalbate
Taip pat turėtumėte vengti valgyti interneto susitikimų metu. Taigi iš anksto turite užkandžių.Ir gurkšnokite vandenį tik tada, kai kas nors gali pasikalbėti, jei reikia.
Turėkite nustatytą laiką klausimams
Taip pat gera idėja, kad žmonės galėtų užduoti klausimus, jei esate vienas iš susitikimo vadovų. O jei lankotės, įsitikinkite, kad šią progą suraskite darbotvarkėje, kad žinotumėte, kada reikia iškviesti bet kokius punktus.
Negalima dominuoti klausimų skyriuje
Kai šis klausimas bus aptariamas, galite užduoti vieną ar du klausimus. Bet ne dominuokite pokalbyje. Suteikite kitiems galimybę.
Pasiūlykite kreditą idėjoms
Jei susirinkime, kuris iš pradžių nebuvo jūsų idėja, iškyla kokių nors veiksmų, įsitikinkite, kad suteikėte kreditorių. Jei ne, žmonės tiesiog tikisi, kad tai buvo jūsų idėja.
Aptarti asmeninius klausimus po susitikimo
Jei grupinio susitikimo metu, kuris tikrai tinka tik jums ir vienam kitam asmeniui, atsiranda kažkas, apsispręskite vėliau aptarti, o ne užimti kitų žmonių laiką.
Negalima skambinti žmonėms
Taip pat kartais galite susidurti su situacijomis, kai jūsų komandos narys daro klaidą, kuri neigiamai veikia jūsų susitikimą. Tačiau nenaudokite susitikimo laiko paskaitoms. Paskui paskambinkite asmeniniam susitikimui su šiuo asmeniu, jei reikia, aptarti.
Laikykite savo atvėsti
Ir nesvarbu, su kuo dirbate, susitikimo metu neprarasite savo malonumo.
Suteikite pertraukas ilgiems susitikimams
Jei rengiate susitikimą, kuris bus kelias valandas ar ilgiau, į savo darbotvarkę įtraukite suplanuotas pertraukas, kad žmonės galėtų patraukti ką nors valgyti, patikrinti savo telefonus ir naudotis vonios kambariu.
Baigti laiką
Susitikimo metu stebėkite laikrodį, kad galėtumėte įsitikinti, kad baigsite susitikimą, kai pasakysite.
Suteikite žmonėms galimybę išvykti
Jei atsitiktinai jums nepavyko aptarti visko, ką norėjote per nustatytą laiką, galite paklausti žmonių, ar jie nori likti ir baigti susitikimą. Tačiau suteikti žmonėms galimybę išeiti laiku, jei jie turi ankstesnių įsipareigojimų.
Dėkojame visiems už dalyvavimą
Jei iškvietėte posėdį, įsitikinkite, kad taip pat padėkos visiems, kurie dalyvavo prieš išvykdami.
Būkite susipažinę su kitomis kalbomis ir kultūromis
Kai kuriais atvejais galite susitikti su žmonėmis iš skirtingų sluoksnių ir kultūrų. Taigi, prieš susitikdami, žinokite apie savo kalbą ir papročius.
Tolesni veiksmai su pastabomis
Po susitikimo gera idėja su žmonėmis bendrinti el. Laiškus ar priminimus. Arba, jei neturite jokių konkrečių veiksmų dėl tolesnių veiksmų, atsiųskite greitą padėką.
Venkite bendrinimo informacijos su kitais
Kalbant apie susitikimus, aptariami elementai turėtų likti dalyvių grupėje, nebent jūs aiškiai paaiškinote kitaip. Taigi, nesidalinkite informacija su kitais, kurie nedalyvavo.
Užpildykite visus veiksmus
Ir jei jūs savanoriškai atlikote užduotis po susitikimo, įsitikinkite, kad tuos punktus tuoj pat stebi.
Vaizdo konferencijos nuotrauka per „Shutterstock“
Daugiau: Populiarūs straipsniai Komentuoti ▼
