Laikas yra vienas vertingiausių turto savininkams. Tačiau su tiek daug laiko švaistymo užduočių, susijusių su darbų sąrašu, turite kontroliuoti savo darbą arba kontroliuoti jus. Laimei, technologija gali padėti.
$config[code] not foundČia pateikiamos 10 įprastų laiko iššvaistymo užduočių, kad automatizuotumėte laiką:
Laiškų rūšiavimas
Prieš einant į atsakymus į el. Laiškus, tai padeda juos organizuoti. Vienas iš geriausių efektyvumo žingsnių, kuriuos galite padaryti, yra el. Pašto programos etikečių, žymų ir / ar aplankų funkcijų naudojimas. Tokiu būdu pirmiausia galite spręsti svarbius el. Laiškus ir vėliau mažiau svarbius (arba galbūt niekada). Jis taip pat padeda „siuntinėti“ el. Laiškus efektyvumui.
Pavyzdžiui, kai kuriems pranešimams gali tekti nedelsiant reaguoti, o kiti gali palaukti. Arba galbūt norėsite sutelkti dėmesį į el. Laiškus, susijusius su vienu konkrečiu projektu vienu metu. Šios situacijos puikiai tinka pažymėtiems aplankams.
El. Pašto platformos, pvz., „Gmail“, gali automatiškai rūšiuoti el. Laiškus į aplankus, pagal nustatytas taisykles. Pavyzdžiui, savaitės informaciniai biuleteniai gali patekti į vieną aplanką. El. Laiškai iš klientų gali būti siunčiami į prioritetinį aplanką arba pažymėti kaip „svarbūs“.
Atsakymas į el
Kai atėjo laikas atsakyti į el. Laiškus, yra tikėtinų atsakymų, kurie bus tokie patys arba bent jau panašūs. Pavyzdžiui, galite siųsti panašius atsakymus į potencialių klientų ar plačiosios visuomenės užklausas.
Tokiais atvejais galite sutaupyti daug laiko, naudojant „Gmail“ arba „Outlook“ el. Pašto šablonus.
Skelbimas į „Social Media“
Asmeninis dalyvavimas socialinėje žiniasklaidoje yra svarbus - ir jūs neturėtumėte praleisti. Tai nereiškia, kad jūs turite atlikti kiekvieną dalyką rankiniu būdu.
Skelbdami bendruosius atnaujinimus, nuorodas ar panašų turinį, planavimo programos, pvz., Buferis ir „Hootsuite“, gali padėti sutaupyti laiko, jei planuojate įrašus, kurie bus rodomi visą savaitę. Vietoj to, kad eitumėte atgal ir atgal tarp svetainių ir programų, viskas valdoma iš vieno skydelio.
Dienoraščių platformos, tokios kaip „WordPress“ ir „e-commerce“ svetainės, pavyzdžiui, Etsy, taip pat siūlo galimybę automatiškai skelbti naujas nuorodas ar produktus į socialinės žiniasklaidos svetaines.
Galiausiai, jei pageidaujate kurstyti trečiųjų šalių turinį savo pasekėjams, tokią paslaugą kaip $ 99 socialiniai šaltiniai ir skelbiami turiniai į savo socialines sąskaitas pagal instrukcijas. Tai leis jums dirbti su socialine strategija, o ne vykdymo informacija.
Paskyrimų planavimas
Ar jūs kada nors nuvykote į priekį, kad suplanuotumėte susitikimus su keliais užimtais žmonėmis, stengdamiesi rasti datą ir laiką, kuris veikia visi kalendoriai? Tai gali būti varginantis.
Jei planuojate daug susitikimų, kasmet galite praleisti valandas šiai laiko švaistymo užduočiai. Vietoj to, kodėl gi ne įgyvendinti internetinę planavimo programą, pvz., ScheduleOnce?
Jūs tiesiog prijungiate esamą kalendorių prie programos. Gera tvarkaraščių programa bus integruota su populiariais kalendoriais, tokiais kaip „Outlook“ ir „Google“ kalendoriai. Tada pakvieskite trečiąsias šalis apsilankyti internete, kad pamatytumėte, kas yra jūsų tvarkaraštyje, ir pasirinkite jiems tinkamas datas ir laikus.
Kai kurie sumanūs žmonės netgi įtraukia nuorodą į savo internetinį kalendorių tiesiai savo el. Pašto parašuose - pjauna dar vieną žingsnį iš proceso.
Išvengsite išeikvoti laiko ir palyginti el. Laiškus. Susitikimų planavimas niekada nebuvo toks lengvas, kaip ir planavimo programoje.
Pasikartojančių sąskaitų faktūrų siuntimas
Jei kiekvieną mėnesį apmokėsite klientus ar klientus už tą pačią sumą, tai lengva automatizuoti. Kai kurios apskaitos programinės įrangos, tokios kaip „Xero“, gali būti sukurtos reguliariai pasikartojančių sąskaitų faktūrų generavimui ir siuntimui. Kai kurios sistemos taip pat siunčia priminimus apie priminimus, jei sąskaita nėra apmokėta laiku.
Arba galbūt turite klientų, besikartojančių kredito kortelių atsiskaitymo tvarkoje, pvz., Prenumeratos. Tokiu atveju naudokite kažką panašaus į „Freshbooks“ arba „PayPal“, kad kiekvieną mėnesį mokėtumėte kliento kortelę.
Daugelis smulkių įmonių, deja, atsipalaiduoja ir siunčia sąskaitas faktūras. Automatizavimas, žinoma, taupo laiką. Tai taip pat mažina tikimybę, kad ši svarbi užduotis pateks į plyšius.
Tinklalapio eismo ataskaitų automatizavimas
Vienas iš geriausių būdų sužinoti, kaip pritraukti daugiau svetainės lankytojų, yra geriau suprasti esamą eismą. Jūs turite žinoti, kas veikia šiandien - ir kas ne. Kitaip tariant, jums reikia turėti gerą elgseną dėl to, ką lankytojai ieško, kaip jie patenka į jūsų svetainę ir ką jie daro, kai jie ten patenka. Svarbu tai periodiškai peržiūrėti, kad įvertintumėte, ar jūs padarote pažangą.
Tačiau per daug „Google Analytics“ duomenų perėmimas trunka daug laiko. Ir jūs galite atidėti.
Vietoj to, atlikite vieną kartą - nustatykite pagrindinės statistikos ataskaitas. Tada kartą per savaitę išsiųskite jums ir (arba) kitiems jūsų komandai skirtą ataskaitą. Juos galite siųsti kaip PDF arba CSV skaičiuoklę.
Šios pasikartojančios „Google Analytics“ eismo ataskaitos ilguoju laikotarpiu sutaupys didžiulį laiką. Užuot apsilankę „Google Analytics“ prietaisų skydelyje ir atsijunkite duomenis rankiniu būdu (kai prisiminsite!), Kiekvieną savaitę turėsite pateikti ataskaitą, kurią galite greitai pažvelgti į komandos susitikimus arba juos padengti.
Klientų aptarnavimo ryšių tvarkymas
Mažos įmonės linkusios pasiekti tokį tašką, kai klientų klausimų tvarkymas reguliariai el. Paštu tampa sunkus. Galų gale kopijuojate ir įklijuojate informaciją iš el. Laiškų į kitas programinės įrangos sistemas, pvz., Užsakymo įvedimo sistemą arba kontaktų duomenų bazę.
Dar blogiau, svarbūs ryšiai palaidojami vieno darbuotojo pašto dėžutėje. Kiti įmonėje nėra matomi, nebent prisiminsite rankiniu būdu siųsti el.
Pagalbos tarnybos programinė įranga, pvz., „Groove“, gali būti gelbėtojas. Pagalbos tarnyba arba bilietų pardavimo sistemos gauna klientų bendravimą į vieną centrinę vietą, automatiškai pranešdamos visiems teisingiems komandos nariams.
Tada eikite geriau - naudokite „Zapier“ įrankį, kad integruotumėte klientų palaikymo ryšius su kitomis naudojamomis sistemomis. Naudokite „Zapier“, kad galėtumėte išsiųsti ryšį su savo apskaitos programine įranga (pvz., Atnaujinti klientų kontaktinę informaciją). Arba atsiųskite jį į savo projekto valdymo sistemą (pvz., Jei reikalinga speciali sąskaita).
Integruodami su kitomis sistemomis, išvengsite dvigubo duomenų įvedimo, arba dar blogiau, tai, kiek laiko švaistomi painiavos ir klaidų padariniai.
Automatizuoti stebėjimo rinkodaros laiškus
Rinkodaros automatizavimo programos, tokios kaip „Infusionsoft“, gali padėti mažoms komandoms įgyti svertą. Kiekvienam žingsniui galite nustatyti rinkodaros kampanijas su daugybe komunikacijų.
Pvz., Tarkime, kad perspektyva ateina į jūsų svetainę ir užpildo formą, kad galėtumėte atsisiųsti nemokamą knygą. Jūs galite išsiųsti keletą tolesnių pranešimų, kad palaikytumėte tą lyderį - nereikėtų kiekvieną kartą rankiniu būdu inicijuoti el. Laiškų. Tai sverto!
Internetinių formų pildymas
Kai bandote prisiregistruoti prie naujos internetinės platformos, paslaugos, informacinio biuletenio ar nieko, kas reikalauja registracijos, tikriausiai užpildysite formą.Užpildykite vieną formą čia arba nėra didelės sumos. Tačiau kartu jie prideda vieną iš laiko, praleidžiantį savo gyvenime.
Programos, tokios kaip „Roboform“, gali automatiškai užpildyti šias formas. Jums nereikės įvesti tos pačios informacijos.
Duomenų kopijavimas
Jūsų duomenys yra vienas iš svarbiausių jūsų verslo turtų. Štai kodėl įprastinės atsarginės kopijos yra tokios svarbios. Tačiau žmonės užmiršta arba paprasčiausiai negauna laiko, kad ši užduotis būtų reguliariai atlikta.
Debesys grindžiamos paslaugos, tokios kaip „Carbonite“ ir „Dropbox“, siūlo sprendimus, kurie automatiškai sukurs failus į debesį.
Naudodami „Google“ diską ir „Microsoft OneDrive“ galite nurodyti, kad visi jūsų dokumentai bus automatiškai įrašyti į debesį. Taip pat galite nustatyti automatines atsargines kopijas vietiniu būdu per „Windows“ arba „Apple Time Machine“.
Automatizuokite šias 10 laiko švaistymo užduočių ir po to suraskite dar 10 automatizuoti. Kelios minutės išlaisvino čia ir galiausiai prideda iki valandų. Tai yra valandos, kurias galite panaudoti, norėdami grįžti ir mėgautis gyvenimu.
Pavargote darbe Nuotrauka per Shutterstock
5 Pastabos ▼
