Sekretoriaus pareigos paprastai apima kelionių organizavimą savo viršininkui ir (arba) kitiems darbuotojams. Kadangi sekretoriai paprastai yra atsakingi už užimamų vadovų tvarkaraščio laikymąsi, jie taip pat rūpinasi savo kelionių planais ir užtikrina, kad būtų pasirūpinta tvarka, įskaitant viešbučių rezervavimą ir automobilių nuomą.
Planuojama atlikti kelionių organizavimą
Kai sekretorius sužino, kad jos bosas turi keliauti į verslą, ji turi sužinoti tikslią numatomos kelionės datą. Jei esate atsakingas už kelionių organizavimą visiems jūsų departamento ar biuro darbuotojams, turite nustatyti, ar kiti darbuotojai taip pat keliauja tuo pačiu metu. Priklausomai nuo įmonės, kurioje dirbate, gali tekti nustatyti kelionės išlaidų biudžetą arba susisiekti su apskaitos skyriumi, kad sužinotumėte, ar pinigai yra kelionės biudžete. Turite išsiaiškinti, kokie viešbučiai yra toje vietoje, kur bus jūsų bosas, jei ji turės kokių nors pageidavimų, ir gausite patalpų išlaidas ir prieinamumą.
$config[code] not foundKelionių organizavimas
Dabar, kai patvirtinote keliaujančių žmonių dienas ir skaičių, turite atlikti tikrą kelionės tvarką. Sekretoriaus pareigos gali apimti prisijungimą prie interneto ir pačių išlygų pateikimą arba susisiekimą su kelionių agentūra su visa informacija. Didesnės įmonės gali turėti kelionių skyrių, kur sekretorius turi pateikti tik siūlomą maršrutą, o kelionių personalas yra atsakingas už tai, kad būtų iš tikrųjų sudarytos visos priemonės. Jūsų atsakomybė taip pat apims susitarimų patvirtinimo peržiūrą ir užtikrins jų teisingumą. Turite žinoti, ar jūsų bosas turi lėktuve kokių nors sėdimųjų vietų, kiek bagažo bus imtasi ir ar reikia patikrinti. Susitikimui ar konferencijai, kurioje dalyvauja jūsų vadovas, gali prireikti rezervuoti savo vietą, ir jūs tikriausiai būsite atsakingi už RSVP siuntimą jos vardu.
Susitarimų užbaigimas
Dar viena kelionių organizavimo dalis - rūpintis savo boso kelionės poreikiais, kai ji yra toli. Turite žinoti, ar jūsų bosui reikia transportuoti į oro uostą, ar jei jam bus atlyginta už automobilio stovėjimo aikštelėje išlaidas. Turėtumėte pateikti išspausdintą maršruto kopiją, kad jūsų bosas galėtų naudotis, kai ji atvyksta į savo paskirties vietą, kad ji žinotų savo dienos tvarkaraštį ir įtrauktų viešbučio adresus bei susitikimo ar konferencijos vietą. Nuomos automobilį galite rezervuoti iš anksto, kuris bus pasiekiamas atvykus arba pasirūpins, kad viešbučio autobusas nuvežtų į viešbutį. Sekretoriaus pareigos, kai vyksta kelionių organizavimas, apima ir tai, kad būtų užtikrintas kiekvienos kelionės aspektas.
