Neužmirštami įvykiai tiesiog neįvyksta. Organizuojant ir rengiant renginį planuojama. Nesvarbu, ar tai yra konferencija, seminaras ar kliento įvertinimo diena, ir ar turite trijų savaičių planavimą ar visus metus, jūsų renginio sėkmė yra išsami. Iš ekspertų surinko 42 smulkaus verslo renginių planavimo patarimus, įskaitant kai kuriuos „Small Business Influencer“ apdovanojimų organizatorius.
$config[code] not foundSmulkiojo verslo renginių planavimas: ką daryti pirmiausia
1. Nuspręskite savo tikslinę auditoriją prieš ką nors kitą. Pirmas žingsnis - prieš ką nors darant - turėtų būti aiškiai apibrėžti, kas yra jūsų tikslinė auditorija. Iš visų kitų sprendimų bus suskirstyti į formatą, turinį, kainas, vietą ir pan. Šis struktūrizuotas požiūris taip pat padės jums likti sutelktas į konkrečių tikslų pasiekimą ir neleisti, kad taikymo sritis taptų pernelyg plati ar sumažinta.
2. Sudarykite detalių sąrašą - viską, įskaitant apšvietimą ir viešąjį transportą, turinį ir gaiviuosius gėrimus. Kai nuspręsite turėti įvykį, viskas svarbu. Nuo programos turinio ir apšvietimo iki transporto ir parkavimo - viskas skaičiuojama. Ir jūsų auditorija viską priskirs jums ir … jūsų prekės ženklui. Sąrašo sudarymas užtikrins, kad nenorite pamiršti dalykų.
3. Turėkite aiškų verslo tikslą renginio organizavimui. Prieš pradėdami planuoti sėkmingą renginį, aiškiai nurodykite, kodėl tai darote pirmiausia, nes kiekvienas sprendimas po to turėtų paremti jūsų pagrindinį tikslą. Ar tai sukelia kartą? Ar tai reiškia jūsų įmonės ar konkretaus produkto supratimą? Ar yra plėtoti klientų lojalumą? Arba tiesiog norite užsidirbti pinigų (kas taip pat gerai)? Ir įsitikinkite, kad komanda supranta tikslą, kad neturėtumėte „aprėpties“.
4. Saugokitės kitų pramonės įvykių, kai planuojate. Patikrinkite kalendorių. Įsitikinkite, kad neplanuojate įvykio per ar net arti atostogų ar populiarių atostogų laikų. Taip pat svarbu patikrinti kitus įvykius, kuriuos jūsų tiksliniai dalyviai gali eiti.
5. Būkite lankstūs, keičiant dydį, vietą ir kitas detales. Kai įeinate į renginio planavimo procesą, galite pastebėti, kad jūsų įvykis pasikeičia pagal dydį, vietą ir daugelį kitų būdų, nei buvo numatyta iš pradžių. Tai natūralu ir puikiai tinka tol, kol nepamirštate priežasties, dėl kurios pirmiausia dirbate šį darbą. Reikia šiek tiek lankstumo.
6. Žinokite savo apribojimus. Mes visi žinome, kad tikslas yra mesti puikų tiesioginį renginį. Šiuo tikslu mes taip pat turime žinoti, ką galime arba negalime realiai padaryti - ar tai būtų biudžetas … ar laiko požiūriu. Jei nusprendžiate per savaitę sugrįžti gyvą renginį, suplanuokite intymesnį reikalą. Jei tai didelis renginys, pasiruoškite kelis mėnesius į priekį. Jei biudžetas yra mažas, jums gali tekti atsverti kūrybiškumą ir daugybę savarankiško darbo.
7. Kurkite SMART tikslus. Visada pradėkite nuo strategijos. Kaip ir bet kokio verslo kūrimas, puikūs renginiai prasideda nuo tvirtos, apgalvotos ir išmatuojamos strategijos. Tiesioginiai renginiai yra nuostabus būdas bendrinti savo prekės ženklą, susieti savo tikslinę rinką, gauti atsiliepimus apie jūsų produktą (ir dar daugiau!), Tačiau turite žinoti, ką bandote pasiekti. Laikykitės SMART tikslų ir apibūdinkite, ką siekiate. Tada įsitikinkite, kad vykdote šiuos tikslus.
$config[code] not found
Biudžetas: Kaip mokėti už savo renginį
8. Sukurkite savo renginio „finansavimo planą“ ir įvertinkite numerius. Žinokite, kaip ketinate mokėti už renginį. Dauguma renginių finansuojami rėmimu, bilietų pardavimu, vidaus rinkodaros biudžetu arba visų trijų deriniu. Sukūrę įvykio biudžetą, turėsite įvertinti, kiek pinigų galite realiai padidinti iš kiekvienos srities. Prieš užsisakydami savo vietą arba pasirašydami sutartis, pirmiausia reikia pasirašyti rėmėjus arba parduoti išankstinius bilietus, kad įsitikintumėte, jog jūsų idėja yra pakankamai suinteresuota ją finansuoti.
9. Sukurkite išlaidų biudžetą ir sutaupykite pinigų „natūra“ rėmėjų aukomis. Įvykiai paprastai kainuoja daugiau nei vidutinio smulkiojo verslo savininkas - visų pirma dėl vietos ir maisto bei gėrimų. Nepamirškite kainuoti visų reikiamų leidimų ir licencijų. (Tai kur renginio planuotojas gali padėti išvengti galvos skausmo.) Sudarykite išsamų visų išlaidų sąrašą ir tuomet paryškinkite sritis, kuriose, jūsų manymu, rėmėjai gali atlikti tam tikrą „natūra“ vaidmenį. Kuo daugiau dirbate su kitais prekių ženklais ir partneriai, kad galėtumėte surengti įvykius, tuo daugiau galite sutaupyti.
10. Apsvarstykite, kad bendras finansavimas yra nauja galimybė pritraukti pinigų įvykiui. Jei tai yra jūsų pirmą kartą vykstantys įvykiai, rizikai palengvinti naudokite „crowdfunding“ platformas. Skelbdami savo renginius šiose platformose, dalyviams reikės įkeisti bilietus į renginį. Jei minimalus būtinas dalyvių skaičius neįvykdomas, įvykis nevyksta.
Rinkodara: žmonių dalyvavimas
11. Jums reikės išsamios rinkodaros plano. Sukurkite renginio rinkodaros planą. Kuo labiau organizuotas, tuo profesionalesnis bus jūsų renginys.
12. Būkite pavargę savo pastangose arba jūsų renginys nepavyks. Jei nenorite būti tik savo renginiu … tada rinkai, rinkai, rinkai, rinkai ir rinkai daugiau.
13. Apibrėžkite gerą (-as) priežastį (-es), kad žmonės galėtų rodyti. Kas yra lankytojų lankymas? Turite apibrėžti, ką jūs darote renginyje, kuris atneš tuos tikslinius lankytojus į duris. Vartojimo prekėms jis gali būti pramogų ir gaminių demonstracijų ir nemokamų turnyrų šalis. Dėl verslo minios gali būti švietimo turinys arba įdomus, gerai žinomas ekspertas. Nepriklausomai nuo to, nepraraskite ryšio su tuo, kodėl norite, kad ši konkreti auditorija mėgtųsi.
14. Rašykite, kodėl jūsų tikslinė rinka turėtų dalyvauti - neprisiimkite, kad nauda yra akivaizdi. Skatindami renginį būtinai pasakykite savo tikslinei rinkai, ką jie išmoks, kas jie susitiks ir kodėl jie turėtų būti ten. Negalima manyti, kad jūsų draugai pasakys savo draugams. Jei naudojate garsiakalbius, duokite jiems reklaminę kopiją, kad jie galėtų reklamuoti renginį savo auditorijai.
15. Sužinokite, kaip kalbėtis su žiniasklaida. Žurnalistai yra labai užsiėmę ir visada laikosi… jie neturi laiko išgirsti pardavimų aikštę. Leiskite jiems žinoti, kad informacija yra ir ateities istorijoms, kad esate šios srities ekspertas. Įtraukite šią informaciją, kai pasiekiate.
16. Naudokite „Twitter“ žinutes. „Twitter“ yra siaubingas skatinant renginius ir kuriant internetinę bendruomenę. Pradžioje nustatykite unikalų „hashtag“. Pirmiausia ieškokite „Twitter“, kad įsitikintumėte, jog jis dar nėra naudojamas. Įdėkite „hashtag“ tiesiai į renginio svetainę ir, jei naudosite „Tweet“ mygtuką, kad galėtumėte bendrinti svetainėje, dirbkite „hashtag“ tiesiai į premjeras. Kai žmonės perduoda pokalbį, jis automatiškai reklamuoja „Twitter“.
$config[code] not found17. Naudokite internetinius socialinius renginius, kad skatintumėte pagrindinį renginį. Norėdami sukurti susidomėjimą savo renginiu, bandykite laikyti „Google Hangout“ arba „Twitter“ pokalbį prieš kelias savaites iki pagrindinio įvykio. Pakvieskite kelis garsiakalbius dalyvauti internetiniame socialiniame renginyje. Pateikite pagrindinio renginio peržiūrą, kai aptarsite, ką kalbės skaitytojai, arba pažymėkite veiklą. Jis sukuria numatymą.
18. Pirkti reklamą socialinės žiniasklaidos tinkluose. Reklamos pirkimas socialiniuose tinkluose dažnai būna pamirštamas mažais įvykiais. Socialinės reklamos platformos (visų pirma „Facebook“, „LinkedIn“ ir „Twitter“) siūlo išsamias taikymo galimybes, kurios gali labai padėti pasiekti tikslinę auditoriją mūsų geografinėje vietovėje. Geros naujienos yra tai, kad nereikia didelių biudžetų, o bilietų pardavimas gali būti lengvai matuojamas.
19. Naudokite „YouTube“ reklamuodami savo renginį. „YouTube“ yra antra paieškos sistema visame pasaulyje po „Google“. Vaizdo įrašų įkėlimas iš mūsų ankstesnių įvykių ar interviu su mūsų garsiakalbiais / atlikėjais yra puikus būdas įtikinti būsimus dalyvius spustelėti pirkti. Vaizdo įrašas suteikia reikšmingų vaizdinių ženklų, taip stipriai įtakodamas mūsų sprendimų priėmimo procesą. Su įvykiais mes visada jaučiame riziką, kad nežinome, kas atsitiks, vaizdo įrašai palengvina tą įtampą.
20. Sukurkite nuostabų mažo biudžeto reklaminį vaizdo įrašą. Truputį kūrybiškumo su kai kuriais plakatų lentomis, nemokamu muzikos įrašu ir geru išmaniojo telefono vaizdo kamera sukurs įdomų vaizdo įrašą, kuris padės skelbti, kas ateis. Čia pateikiamas geras vaizdo pavyzdys, kuris buvo atliktas tik ant brangakmenio biudžeto, siekiant skatinti smulkaus verslo įvykį.
21. Dalyvaukite vietinius „Bloggers“. Būkite protingi su „Bloggers“. Vietos dienoraščių dalyvių dalyvavimas renginyje paprastai yra puiki strategija, skirta auditorijai įgyti prieš renginį, jo metu ir po jo. Dažniausiai dienoraščių kūrėjai skaičiuoja plačiai ir paprastai nesilaiko tradicinių žiniasklaidos taisyklių.
22. Pasinaudokite renginių registravimo platformomis, tokiomis kaip Meetup. Naudokite esamas platformas. Jei tai yra pirmasis jūsų bandymas paleisti įvykį ir jums trūksta įgūdžių jį reklamuoti, susipažinkite su Meetup.com. „Meetup“, išskyrus siūlomą rinkinį, skirtą įvykių tvarkymui internete, yra puikus jūsų atitinkamos auditorijos referentas. Jame taip pat yra registravimo ir RSVP valdymo galimybės, kurios yra ypač patogu, jei esate nepatyrę.
23. Naudokite internetinę registraciją. Lengvesnis būdas išgąsdinti žmones yra atliekant analoginę registraciją (faksogramas, banknotą arba tik duris). Pasiūlykite registraciją internetu, kad kuo greičiau užtikrintumėte kuo daugiau dalyvių, o tai padės greičiau prognozuoti numerius ir išleisti biudžetą.
24. Gaukite sąrašus svetainėse, kuriose teikiamos maitinimo paslaugos jūsų grupei. Kai žinosite, ką norite dalyvauti, kitas žingsnis yra įsitvirtinti priešais juos. Yra svetainių, kurios specializuojasi renginių sąraše nacionaliniu mastu (pvz., „Meetup“, „Lanyrd“) ir vietoje, todėl pradėkite ir tyrimus, kurie yra tinkamiausi, kad būtų galima įtraukti į sąrašą.
25. Siūlyti vietos partneriams paskatinti jus reklamuoti. Spaudos pranešimai, siunčiami atitinkamose žiniasklaidos priemonėse, padės generuoti naujienų sklaidą, ir jūs galite pažvelgti į tai, kaip žiniasklaida (internete ir neprisijungus) yra partnerių. Jie gauna ekspoziciją jūsų renginyje, už tai informuoja. Jei jie nenori įsitraukti į šį lygmenį, kreipkitės į juos su idėja, kad jų skaitytojai galėtų konkuruoti laimėdami bilietus.
26. Padarykite savo garsiakalbiams lengviau skelbti savo pasekėjams. Jei turite kokių nors ekspertų / garsiakalbių, skatinkite juos viešai skelbti savo socialinės žiniasklaidos pasekėjų / el.
27. Suteikite anksti paukščių paskatas. Ankstyvieji paukščių bilietai pigiau yra puikus būdas anksti užsiregistruoti, suteikiant žmonėms paskatą veikti dabar, o ne laukti ir pamiršti.
Komanda: kas ketina padėti?
28. Įgalioti atsakomybę. Nesvarbu, kokio dydžio jūsų verslas, visada stenkitės perduoti atsakomybę. Vienas asmuo, atsakingas už kiekvieną detalę, paprastai neveikia gerai. Jei įmanoma, leiskite žmonėms kontroliuoti sritis, kurias jie labiausiai naudojasi. Pvz., Leiskite savo kompanijai maitinti maitinimo duomenis. Kuo daugiau kažkas naudojasi savo pareigomis, tuo didesnė tikimybė, kad jie juos sėkmingai atliks.
29. Tolesni veiksmai ir tolesni veiksmai. Patikrinkite anksti ir dažnai. Nors niekas nenori būti mikromedžiaga, įsitikinkite, kad darbuotojai ir pardavėjai vykdo savo įvykių pareigas. Tol, kol žmonės žino, kad laikas nuo laiko tikitės atnaujinti, jie greičiau nustebins, kai skambinsite arba išsiųsite el. Laišką.
30. Rėmėjai yra autoriniai - įsitikinkite, kad jie jaustųsi. Jei turite rėmėjų - traktuokite juos kaip karalius. Jie finansuoja jūsų įvykį ir leidžia jums tai padaryti (jei tai yra jūsų verslo modelis). Būkite labai aiškūs prieš renginį, ką jie gaus kaip rėmėjai.
31. Visada nepakankamai įvertinkite rinkėjų aktyvumą. Jei manote, kad galite gauti 100 dalyvių, remkitės remdamiesi mažesniu įvertinimu - ypač jei tai yra jūsų pirmasis įvykis. Geriau suteikti rėmėjams malonų siurprizą nei nusivylimas.
32. Paklauskite žmonių, ką jie galvoja, ir būkite pasirengę gera ar bloga grįžtamoji informacija. Klauskite kritikos. Jei atlikote pusę padoraus darbo, gausite daug gailestingumo. Ačiū, bet tada paprašykite CRITIQUE ir būkite pasirengę.
33. Ar jūsų renginį turi kvalifikuota socialinės žiniasklaidos komanda. Nepamirškite socialinės žiniasklaidos komandos. Nors tai nėra būtina kiekvienam renginiui ar pramonei, vis daugiau ir daugiau renginių sutelkia dėmesį į savo auditorijos virusinės galios panaudojimą. Jei jūsų auditorija yra „tweeting“, „Facebook“ ir fotografija Instagram - jūs turėtumėte daryti tą patį ir jums reikės apmokytos komandos, kad ją įvykdytumėte.
34. Ieškokite pardavėjų, kurie tarnauja jūsų nišai ir nori dalyvauti. Geriausi pardavėjai, su kuriais galite dirbti, yra tie, kurie yra susipažinę su smulkaus verslo kultūra. Ieškokite tiekėjų, kurie dažnai dirba su mažomis įmonėmis arba kurie įsitrauktų į didesnį lygį nei jų vaidmuo.
Įvykio diena: išjungimas
35. Atidžiai nustatykite lūkesčius, o tada pateikite. Įsitikinkite, kad auditorija turi didelę (ne gerą) patirtį; ir kad duosite jiems tai, ko jie tikėjosi dalyvauti.
36. Požiūris yra užkrečiamas. Jūsų svečiai jūsų renginio metu iš esmės atkurs jūsų požiūrį ir dinamiką. Vadovaukitės pavyzdžiu ir gerai praleiskite laiką.
37. Leiskite, kad minios reakcija būtų jūsų barometras. Renginio metu skaitykite auditoriją. Paklauskite žmonių, kaip jie daro. Jei viskas vyksta puikiai, ir jei ne, tai žinosite.
38. Visada paklauskite savęs: kaip tai susiję su dalyviais? Įsitikinkite, kad siūlote turinį, atitinkantį daugiau nei 80% auditorijos. Auditorija turi nueiti iš apčiuopiamos taktikos, kad pagerintų savo verslą ir karjerą… ir jie turi pajusti garsiakalbio energiją. Kalbėdamas apie savo verslą ir tai, ką darote, nesuteikdami auditorijai, ko jiems reikia, yra laiko ir pinigų švaistymas visiems.
39. Kaip ceremonijų kapitonas arba kalbėtojas - praktika. Jūs žinote savo verslą, bet nepriimkite, kad žinote, kaip pateikti prezentaciją. Praktikuokite savo pristatymą, atsakydami į klausimus ir tvarkydami sudėtingus ir prieštaringus auditorijos narius. Kuo labiau pasiruošę, tuo geriau.
$config[code] not found40. Ieškokite geriausių. Pažvelkite į dalį… būkite patogūs, bet madingi. Net jei esate buhalteris ar advokatas, pasirinkite savo išskirtinį kostiumą ar kaklaraištį. Žmonės prisimena, kaip patogiai esate savo odoje.
Nenumatytų atvejų planas: ką daryti, kai viskas vyksta blogai
41. Įsivaizduokite įvykį, žingsnis po žingsnio, ir padarykite 2 stulpelių sąrašą: kas viename stulpelyje gali būti negerai, o antrasis - nenumatytų atvejų planas. Būkite pasiruošę netikėtam. Galbūt garso sistema nepavyksta. Galbūt jūsų pagrindinė prezentacija palaiko. Ar galite susidoroti ir judėti?
42. Būkite pasiruošę suteikti ranką, kad užpildytumėte spragas. Nors planavimas yra puiki sėkmės formulė, niekada nepakanka. Atsiranda kažkas netikėtų. Taigi, lengviau aplinkybėms moka šiek tiek papildomo alkūnės tepalo. Tai taikoma maitinimo įstaigoms, spausdinimo reikalavimams, svečių būstui, orų prognozėms, pramogoms ir kt.
Dėkojame ekspertams, prisidedantiems prie minėtų smulkiojo verslo renginių patarimų:
- Matt Telfer, rinkodaros vadybininkas, atsakingas už širdies internetą ir „Blogger Nerd“ tinklaraštį Patarimai 1, 24, 25, 26, 27
- „Beth Silver“, „Doubet Consulting“ generalinis direktorius 2, 11, 14, 15, 38, 39, 40 patarimai
- Laura Leites, renginių planuotojas ir savininkas, L2 renginių gamyba 3, 4, 5, 8, 13, 31 patarimai
- „Joy Go“, „Internet Marketing“ ir „Affiliate Program Manager“, 2 dienos dienos spausdinimas Patarimai 6, 28, 29, 36, 42
- Liz King, „Liz King“ renginių vyriausiasis renginių specialistas Patarimai 7, 9, 33, 34
- Julius Solaris, renginių pramonės kalbėtojas ir „Event Manager Blog“ redaktorius Patarimai 10, 18, 19, 21, 22, 23
- Ramon Ray, technologijų evangelistas ir „Small Biz Technology“ redaktorius 12, 30, 32, 35, 37, 41 patarimai
- Anita Campbell, „Small Business Trends“ įkūrėja ir generalinė direktorė Patarimai 16, 17, 20
„Shutterstock“: planas, biudžetas, tuščias, banketai, komanda, nepatogus
109 Pastabos ▼
