Vienas iš labiausiai streso laikų daugumai smulkiojo verslo savininkų yra tada, kai pinigų srautai tampa griežti, nes mokėjimai nepatenka iš klientų. Ne visuomet, kad jūsų verslas neveikia sklandžiai, bet todėl, kad jūsų klientai nemoka laiku.
Šiame sąskaitas faktūrų išrašymo ir apmokėjimo vadove norime pasidalinti su jumis geriausiomis praktikomis, kaip apmokėti klientus. Be to, norime pasidalinti būdais, kaip užtikrinti, kad mokate laiku (ar kuo arčiau), taigi jums nereikės nerimauti dėl pinigų srautų.
$config[code] not foundNaudokite sąskaitų faktūrų išrašymo programinę įrangą
Sąskaitos programinės įrangos, pvz., „Hiveage“ naudojimas naudingas jūsų verslui. Pradedantiesiems tai parodo jūsų klientams, kad jūsų apskaitos procesas yra profesionalus ir organizuotas. Jie taip pat žinos, kad jie negalės paslysti per plyšius ir praleisti mokėjimą.
Savo ruožtu galėsite lengvai sekti specialius reklamos pasiūlymus, kurie siūlomi konkretiems klientams, kaip greitai ar lėtai klientai moka, kurios sąskaitos faktūros yra pavėluotos, ir daug daugiau.
Taip pat galėsite atlikti išsamias ataskaitas, kurios padės jums, kai klientai yra suinteresuoti jų sąskaitų faktūrų išrašymu ir mokėjimų istorija. Šias ataskaitas taip pat galite paleisti, kai klientai protestuoja dėl gautų produktų ar paslaugų kiekio, palyginti su sumomis, kurias jie buvo išrašę.
Aptarkite sąskaitos faktūrų informaciją „Start“
Kai pradėsite dirbti su naujuoju klientu, gera informacija apie sąskaitų faktūrų išrašymą yra patvirtinta kuo anksčiau. Kai kurie klientai sumokės sąskaitos faktūrą tik dėl to, kad trūksta vieno dalyko, pvz., Pirkimo užsakymo numerio. Štai ką reikia pradėti nuo pat pradžių siekiant užtikrinti sėkmingą sąskaitų faktūrų išrašymą.
Ar jūsų klientui reikia jūsų W-9 dirbti kartu? Ar jūsų klientas nori, kad kiekvienoje sąskaitoje faktūroje būtų nurodytas konkretus projekto pavadinimas arba PO numeris? Ar jūsų klientas turi kelis verslo adresus ir turi tam tikrą sąskaitą faktūrą dėl tinkamo maršruto? Išsiaiškinkite šiuos dalykus, kad jie neturėtų teisėtų pasiteisinimų atidėti mokėjimus.
Dauguma klientų yra puikūs, kai sąskaitos faktūros pateikiamos internetu elektroniniu paštu. Tačiau kai kurie vis dar nori, kad popierius būtų siunčiamas paštu. Būtinai atsiųskite sąskaitą faktūrą.
Skirtingi klientai turi skirtingas taisykles dėl sąskaitų pateikimo. Kai kurios sąskaitos faktūros turi būti patvirtintos įmonės savininkui, o po to jos pateks į apskaitą. Kiti turi eiti į apskaitą su CC į projekto vadovą, su kuriuo dirbate, kad jie galėtų nusiųsti savo apskaitą.
Kartais turėsite klientą, kur sąskaita turi būti siunčiama kaip PDF dokumentas vienam asmeniui patvirtinimui. Tada jis turi būti siunčiamas kitam asmeniui patvirtinti. Galiausiai, jis turi būti elektroniniu būdu išsiųstas išoriniam apskaitos skyriui.
Sužinokite, koks yra jūsų kliento procesas, ir sekite jį.
Aiškiai apibrėžkite savo sąlygas
Keista, kad kai kurie žmonės nenurodo mokėjimo sąlygų. Jie tiesiog palieka nutylėjimą gavus sąskaitą faktūrą. Jei mokėjimo sąlygos nesuteikiamos gavus, tuomet turėtumėte jas pakeisti savo sąskaitoje. Priešingu atveju žmonės prisiims, kad nesikeitėte mokėjimo sąlygų nuo numatytojo nustatymo ir sudarėte savo mokėjimo sąlygas.
Kalbant apie mokėjimo terminus, vienas iš būdų įsitikinti, kad sumokėjote prieš atlikdami darbą ar siunčiant produktą, yra pasiūlyti nuolaidą už išankstinį mokėjimą. Jūsų klientai mylės galimybę sutaupyti šiek tiek, ir jums patiks tai, kad jums nereikės nerimauti dėl sustingimo.
Aiškiai apibrėžti, kada tikėtis sąskaitos faktūros
Leiskite savo klientams iš anksto žinoti, kad paprastai sąskaitą faktūrą pateikiate mėnesio pabaigoje, pirmą mėnesį, mėnesio viduryje, kas savaitę, kas dvi savaites arba kai projektas baigiamas. Tokiu būdu jie žino, kada gali tikėtis gauti jūsų sąskaitą faktūrą ir, tikėkimės, bus ieškoti.
Siūlykite daugiau nei vieną būdą mokėti
Tiesiog dėl to, kad 90 proc. Jūsų klientų naudojasi „PayPal“ arba mokės internetu, nereiškia kitų 10 proc. Leisdami savo klientams mokėti kredito kortele ar čekiu, galėsite pašalinti daugumą mokėjimų kliūčių daugeliui klientų.
Siekiant užtikrinti, kad jūsų klientai galėtų sumokėti norimą sumą, į sąskaitą faktūrą įtraukite savo pašto adresą ir įgalinkite papildomas mokėjimo galimybes mokėti internetu už „PayPal“ ribų.
Gera kredito kortelių apdorojimo alternatyva „PayPal“ apima „Stripe“, „Braintree“ ir „Authorize“. Visos trys kainos yra panašios 2,9% + 0,30 USD už kiekvieną sandorį. Papildomi mokesčiai apima šiuos mokesčius.
- „Braintree“ už pirmuosius 50k, kuriuos jie apdoroja, neapmokestina sandorių mokesčių. Jie ima papildomą 1% už tarptautinius valiutos sandorius.
- „Braintree“ ir „Stripe“ ima mokestį už $ 15.
- „Stripe“ mokesčiai už papildomus 2% už tarptautinius valiutos sandorius.
- Įgalioti mokesčius už $ 49 nustatymo mokestį, 25 USD mėnesio vartai, 1,5% mokestį už tarptautinius sandorius ir 25 USD grąžinimo mokestį.
Taigi, kaip jūs pasirenkate? Štai keletas klausimų, kuriuos reikia paklausti apie savo verslą.
- Ar norite asmeniškai priimti mokėjimus telefonu ar mobiliuoju įrenginiu?
- Ar norite tik priimti standartinius kredito kortelių mokėjimus („Visa“, „Mastercard“, „Discover“, „AMEX“ ir pan.), Ar norite taip pat priimti naujus mokėjimo būdus, pvz., „Apple Pay“, „Bitcoin“ ar „Venmo“?
- Ar jums reikia abonemento atsiskaitymo? Mokėjimo parinkčių skaidymas?
- Ar turite klientų visame pasaulyje ir šalyse, kurios negali naudoti „PayPal“?
Kai turėsite atsakymus į šiuos klausimus, turėtumėte sugebėti suderinti mokėjimų tvarkytojų funkcijas su savo poreikiais ir nustatyti, kuris iš jų yra tinkamas jūsų verslui.
Taip pat atkreipkite dėmesį, kad jei turite klientų, kurie nemoka PayPal, nes jie turi kažką prieš „PayPal“, jie gali nepatikti ir „Braintree“, nes „Braintree“ įsigijo „PayPal“.
Patvirtinkite, kad išsiuntėte sąskaitą faktūrą
Jūs žinote, kad galite priklausyti nuo jūsų sąskaitų faktūrų išrašymo programinės įrangos. Taigi jūs nebūtinai tai darote, nes netikite savo programine įranga, bet daugiau, kad gautumėte pirmąjį priminimą, kad taip, jūs išsiuntėte sąskaitą faktūrą.
Nusiųsdami sąskaitą faktūrą pirmą kartą klientui, išsiųskite el. Laišką asmeniui, kuris turėtų gauti sąskaitą faktūrą, ir visiems, kuriems reikėjo nukopijuoti, kurią ką tik išsiuntėte savo sąskaitoje. Jis gali būti įtrauktas kaip atsitiktinis paminėjimas, susijęs su jūsų projekto naujinimais.
Paprastai tai reikia padaryti tik pirmą kartą klientams ar klientams, kurie paprastai vėluoja mokėjimais. Naudodami pirmą kartą klientus, galite įsitikinti, kad sąskaitos faktūros duomenys yra teisingi.
Siųsti švelnus priminimus
Ne visi mokės 100% laiko. Kai kurie žmonės teisėtai bus tokie užsiėmę, kad netyčia pamirštų jūsų sąskaitą. Pradžioje norite daryti prielaidą, kad jūsų sąskaita buvo pamiršta netinkamai, ir atitinkamai priminkite priminimus.
Kai siunčiate sąskaitą faktūrą, keletas puikių būdų, kaip kreiptis į sąskaitos faktūros priminimą, apima šiuos dalykus, įskaitant tam tikrus specialių situacijų tekstus.
- Aš pastebėjau, kad dar nerodėte mano sąskaitos faktūros. Tik tuo atveju, jei jis nepavyko tinkamai persiųsti, aš jį persiųsiu. Taip pat pridėsiu kopiją PDF formatu atskiru el. Šiais laikais niekada nežinote el. Pašto šlamšto filtrų.
- Žinau, kad neseniai pradėjote naują projektą. Tiesiog, jei jis palaidotas jūsų pašto dėžutėje, čia yra mano sąskaitos už praėjusio mėnesio darbą faktūrą.
- Tikiuosi, kad turėjote gerą kelionę! Žinau, kad tikriausiai turėjote daug pasivyti, todėl norėjau įsitikinti, kad tai buvo sąrašo viršuje, nes tai buvo 30 dienų.
- Tai tik draugiškas priminimas apie praėjusio mėnesio sąskaitą. Laikas skrenda, bet nuo to laiko, kai jis buvo 30 dienų, aš maniau, kad galėčiau jus informuoti.
Dažniausiai tai turėtų išspręsti problemą ir turėtumėte gauti atsakymą - ir mokėjimą. Jei negaunate atsakymo iš vieno asmens, visada galite atsiųsti švelnų priminimą kitam. Leiskite šiam asmeniui žinoti, kad negirdėjote apie savo sąskaitą faktūrą ir kad norite įsitikinti, kad jis jį pateikė.
Jei neturite asmeninių priminimų, tai taip pat gerai. Vietoj to galite siųsti automatinius priminimus!
Įdėkite savo koją žemyn
Jei minėti priminimai nepastebimi, jums gali tekti šiek tiek agresyviau. Tai ypač svarbu, jei sąskaita faktūra vėluoja. Prieš pradėdami vartoti šį kelią, reikia apsvarstyti keletą dalykų.
- Ar norite, kad ši bendrovė liktų kliente? Jei tai padarysite, tai, kad sumokėsite lėtą mokėjimą, gali užsitikrinti būsimą lojalumą.
- Ar galite sustabdyti pristatymą ar paslaugas dėl nemokėjimo? Vėlgi, šis pasirinkimas gali lemti, ar norite, kad ši bendrovė liktų kliente.
Turint omenyje šiuos atsakymus, elkitės atitinkamai. Pradėkite iš naujo išsiųsdami sąskaitą faktūrą tiek skaitmeniniu, tiek elektroniniu paštu. Skambinkite savo klientui ir praneškite jiems, kad suprantate, kad viskas gali būti sunki, tačiau jūs sutikote sutartas paslaugas arba atsiuntėte produkto pristatymus. Taigi, dabartinis mokėjimas turi būti atliktas nedelsiant.
Taip, tai gali būti nepatogu. Bet tai taip pat yra verslas. Galbūt ne vienintelis pardavėjas, kuriam klientas pavėluoja atlikti mokėjimus, todėl jūs nesate vienintelis, kuris vykdys šią problemą. Bet jei jūs esate vienintelis, darantis spaudimą, greičiausiai jums bus sumokėta pirmiausia. Arba bent jau pirmą kartą po esminių komunalinių paslaugų, mokamos nuomos ir kitos sąskaitos.
Nuolatinis klausimas gali būti varginantis tiek jums, tiek jūsų klientui, tačiau jis gali būti raktas į apmokėjimą. Kai kurie mažų įmonių savininkai pranešė, kad jie sumokėjo ne vėliau kaip po dvejų metų nuo sąskaitos pateikimo. Nors vėlai niekada nėra gera, tai geriau nei niekada.
Sąskaitos faktūra per „Shutterstock“
Daugiau: Populiariausi straipsniai 9 Komentarai ▼
