Susitikimai yra verslo pagrindas - jie skatina sprendimus ir veiksmus. Produktyviausi susitikimai valdo veiksmų elementus neatsižvelgdami į kitus svarbius darbotvarkės klausimus. Jei veiksmai nevykdomi tinkamai, gali būti praleidžiamas vertingas laikas, kuriame aptariamos užduotys, kurios nėra baigtos, nesilaikoma numatytų tikslų arba nesuteikia jokios vertės organizacijai. Veiksmingas veiksmų elementų valdymas iki uždarymo prasideda tiksliai užfiksavus juos posėdžių protokoluose.
$config[code] not foundApibrėžimas
Aiškiai apibrėžkite užduotis, nesuteikiant vietos klaidingai interpretuoti. Pakartokite veiksmą, nes jis yra dokumentuojamas, kad įsitikintumėte, jog susitikimo dalyviai sutinka ir supranta, ko tikimasi. Priskirkite veiksmą asmeniui, dalyvaujančiam susitikime, ir kad šis asmuo žodžiu pripažintų atsakomybę. Prastai išreikštas veiksmas, priskirtas asmeniui, kuris nedalyvavo, kai klausimas buvo iškeltas, gali likti atviras neribotą laiką.
Įrašymas
Naudokite standartizuotą susitikimų įrašymo formą, o skyriuje pateikiamas specialiai veiksmų elementų sąrašas. Laikantis formato nuoseklumo, užtikrinama, kad problemos būtų tinkamai užfiksuotos, kad būtų galima atlikti veiksmingą tolesnį darbą. Įrašykite, kas turi būti padaryta, kas yra atsakingas už tai, kad jis būtų įvykdytas, problemos iškėlimo data arba veiksmo priskyrimas ir data, kada tikimasi, kad veiksmas bus baigtas. Kiekvienai užduočiai turite priskirti pirminį savininką ir atsarginį asmenį - atsarginė kopija gali būti pagrindinio savininko bendradarbis ir palaikyti užduotį, jei ji bus pakviesta.
Dienos vaizdo įrašas
Atnešė jums iš sėjinukų, kuriuos jums pristatėPlatinimas
Negalima laukti per ilgai, kad išplatintumėte posėdžių minutes. Jei kas nors susitikimo metu priima elektroninius užrašus, protokolai gali būti paruošti platinimui, kai tik susirinkimas baigiamas ar netrukus po to. Ilgalaikiai vėlavimai gali paskatinti dalyvius prarasti neatidėliotumo jausmą. Paskutiniais veiksmais gali būti imamasi didesnių prioritetų nei tie, kurie buvo paskelbti jūsų susitikimo metu.
Stebėjimas
Naudokite veiksmų elementų sąrašą, jei norite sekti priskyrimus pagal nustatytas datas. Jei susitikimas buvo reguliariai suplanuotos serijos dalis, kitą posėdį pradėkite peržiūrėdami atvirus veiksmus. Iš anksto informuokite dalyvius, kad jie galėtų paruošti reikalingas pristatymo medžiagas, skirtas pranešti apie pažangą. Jei susitikimas buvo unikalus arba atskira sesija, tolesni veiksmai, susiję su veiksmų savininkais arba nauju susitikimu, buvo skirti tik veiksmams stebėti iki uždarymo.
Matomumas
Jei praleidimo terminai praleidžiami arba pranešami veiksmai neatitinka lūkesčių, šiuos faktus matyti komandos nariai. Perskirstykite veiksmų elementų sąrašą, įskaitant rašytines pastabas, kurios aiškiai paaiškina, kas sukėlė vėlavimą, kodėl veiksmas buvo laikomas nepakankamu, ir ką reikia padaryti, kad grįžtumėte atgal. Jei reikalinga valdymo pagalba norint pašalinti kelio užtvarus, suplanuokite laiką su atitinkamais valdymo grupės nariais, kad pateiktumėte glaustą problemos ir komandos rekomenduojamo sprendimo santrauką.
Uždarymas
Kai veiksmas baigtas, atnaujinkite veiksmų elementų sąrašą, nurodydami problemos uždarymo datą. Perskirstykite sąrašą komandos nariams, kad jie galėtų pamatyti, kokie veiksmai buvo uždaryti ir kada. Kai visi matė uždarytus elementus, pašalinkite juos iš sąrašo. Uždaryti elementai gali būti archyvuojami arba ištrinami, priklausomai nuo komandos poreikių ar valdymo lūkesčių.
