Užrašai - trumpi memorandumai - yra beveik tokie patys kaip laiškai. Pagrindinis skirtumas tarp jų yra tas, kad raidės perduoda informaciją žmonėms, kurie nėra organizacijos nariai, o atmintinės paprastai rašomos žmonėms viduje. Kitas skirtumas tarp raidžių ir atmintinių yra formatas. Laiške naudojamas sveikinimas („Gerbiamasis ponia“) ir glaustas („Pagarbiai“); atmintinė nėra. Atmintyje visada yra temos eilutė. Užrašai gali būti formalūs arba neformalūs, priklausomai nuo to, kas juos skaitys.
$config[code] not foundSuplanuokite turinį
Išvardinkite taškus, kuriuos reikia padaryti atmintyje, ir užrašykite informaciją, reikalingą šiems taškams palaikyti. Įtraukite foninę informaciją, kurios reikia temai kontekste.
Užsisakykite informaciją. Jei tema yra sudėtinga, nemaloni ar prieštaringa, fono kontekstas tikriausiai turėtų būti pirmiausia. Priešingu atveju pradėkite nuo pagrindinės idėjos.
Patikrinkite, ar nepateikėte pagrindinės informacijos.
Dienos vaizdo įrašas
Atnešė jums iš sėjinukų, kuriuos jums pristatėSurinkite patvirtinamuosius dokumentus, kuriuos reikės pateikti, kai rašysite savo atmintinę.
Formatuokite atmintinę
Patikrinkite, ar jūsų įmonė turi pageidaujamą formatą, skirtą tarpžinybiniams pranešimams. Kai kurios įmonės netgi turi iš anksto atspausdintas memorandumo formas. Naudokite pageidaujamą arba iš anksto atspausdintą formatą, jei toks yra.
Nustatykite paraštes, palikite bent 1 1/2 colių erdvę tiek viršutinėje, tiek apatinėje ir 1 colių erdvėje kiekvienoje pusėje. Atminties turinys turi būti sutelktas į puslapį; jei pranešimas yra labai trumpas, viršutinės ir šoninės paraštės turėtų būti padidintos.
Nustatykite teksto apdorojimo dokumento stilių, kad blokuotumėte formatą: kairė pusė, vienas atstumas, tarpas tarp tarpų.
Sukurkite antraštę
Įveskite antraštės komponentus, kad pradėtumėte atmintinę, vieną komponentą kiekvienai atskirai atskirai. Po kiekvieno komponento turi būti dvitaškis. Pavyzdžiui: Data: į: Iš: Tema:
Užpildykite temos informaciją naudodami pavadinimo stilių. Tai reiškia, kad visi temoje esantys žodžiai turi būti kapitalizuoti, išskyrus straipsnius, prielinksnius ir junginius, kuriuose yra mažiau nei keturios raidės, nebent jie pradeda ar baigia pavadinimą. Padarykite konkretų dalyką.
Užpildykite eilutes „Data“, „Į“ ir „Nuo“, suderindami kiekvieno žodžio pirmąjį žodį su pirmuoju temos eilutės žodžiu. Pvz., Data turėtų būti parašyta mėnesio - 2020 m. Liepos 4 d. Naudokite visas vardų eilutes „To“ ir „From“.
Jei atmintinėje yra ilgesnis nei vienas puslapis, antrajame ir vėlesniuose puslapiuose sukurkite antraštę. Jei atmintinė yra skirta keliems gavėjams, naudokite sutrumpintą temos eilutės formą, vieną erdvę ir įtraukite datą, tada vieną vietą ir įtraukite puslapio numerį. Jei vienas žmogus, galite naudoti alternatyvią formą, nurodydami skaitytojo vardą, puslapio numerį ir datą vienoje eilutėje, pavadinimą dešinėje suderintą, centruotą skaičių ir datos kairę.
Parašykite kūną
Jei skaitytojui tai reikia kontekstui, parašykite įvadinę pastraipą. Šioje dalyje pateikiama istorija, nurodoma problema, kuri turi būti sprendžiama atmintyje ir (arba) atnaujinama skaitytojo atmintis apie ankstesnius pranešimus apie temą.
Nurodykite pagrindinę atmintinės idėją. Tai bus atidarymo eilutė, jei nepateikėte įvadinės pastraipos. Čia jūs skelbiate politiką, sprendimą, sprendimą, rekomendaciją, išvadą ar įvykį. Jei nebuvo įvesties, pateikite trumpą kontekstą, pavyzdžiui, „Kaip aptarėme…“ arba „Kadangi kavinė patyrė ilgas linijas …“
Pateikite visą informaciją, reikalingą paaiškinti, palaikyti ar visiškai perteikti informaciją, kurią skaitytojui reikia suprasti.
Pabaigti
Pateikite žymes apačioje, pvz., „Cc:“, jei siunčiate atmintinės kopiją kam nors kitam, nei nurodyta antraštėje.
Redaguokite atmintinę. Įsitikinkite, kad teisingumas ir gramatika yra teisingos, sukurtos idėjos ir skaitytojas supras, ką jums reikia pasakyti.
Atspausdinkite atmintinę ir ją pradėkite. Kai kurios organizacijos nori, kad antraštės parašytų šalia „From“ eilutės. Kiti nori, kad inicialai būtų apačioje. Patikrinkite įmonės politiką.
Patarimas
Nesvarbu, ar rašote atmintinę vyresniajam ar pavaldiniam, keliems žmonėms, ar informuoti kitus apie prieštaringas ar nepageidaujamas temas, palaikykite toną ir formalų. Laikykite atmintines glaustai, aiškiai ir lengvai skaitytinas.
Įspėjimas
Rašydami turėkite omenyje, kad atmintinės nebėra laikinosios komunikacijos, kaip jos buvo anksčiau. Turinys greičiausiai liks neribotą laiką, laikomas rinkmenoje kaip įmonės veiklos ir istorijos įrašas. Taigi rašykite su pastovumu.
