Ne tik sukuriant kompiuterizuotą darbo vietą įmonės padeda taupyti pinigus ir išleisti mažiau, bet taip pat kelia jas į aplinką tausojančius. Jei ketinate keistis dokumentų rinkiniais, suskaidytais su dokumentų kalnais, be kompiuterinės sistemos, bet nesate tikri, kur pradėti, pažvelkite į šiuos 10 žingsnių, kad galėtumėte eiti be kompiuterio.
Darbas be kompiuterio
Bendrinkite failus skaitmeniniu būdu
Vietoj to, kad pasitikėtumėte spausdintuvu, kad išspausdintumėte dokumentų kopijas, bendrinkite failus su kolegomis naudodami skaitmeninius metodus, pvz., „Google“ dokumentus. Be to, kadangi ši nemokama paslauga per „Gmail“ nuolat taupo, darbo failai niekada nebus prarasti, kitaip nei kopijavimo aparatas!
$config[code] not foundNick Candito, „Progressly“ įkūrėjas ir generalinis direktorius, papasakojo „Small Business Trends“, kad kai kurie pagrindiniai būdai, kaip be kompiuterių, padeda verslui. Kalbėdamas apie „laikymąsi“ ir kaip skaitmeninimas pagerina darbo praktiką, „Candito“ sakė:
„Nėra abejonių, kad skaitmeninimas pagerina bendradarbiavimą. Kai kiekvienas gali pasiekti pagrindinius dokumentus ir nuosekliai surinkti reikiamą informaciją teisingam asmeniui, kai reikia, sutepkite savo įmonės vidaus ryšio variklio ratus. “
Saugokite failus debesyje
Visų dydžių įmonės remiasi popieriniais dokumentais, kurie netrukus priartėja prie didelių saugojimo reikalavimų. Užuot įdėję svarbius popieriaus dokumentus į spinteles, juos patogiai saugokite debesų sistemose, pvz., „Dropbox“. Šios elektroninės skaitmeninės sistemos padės sutaupyti neįtikėtinai daug vietos biure, jau nekalbant apie svarbiausių dokumentų saugojimą.
Nuskaityti ir siųsti ne daugiau
Dokumentų nuskaitymas ir faksogramų siuntimas reikalauja popieriaus. Naudodami savo telefone esantį skaitytuvo programą dokumentams nuskaityti, padėkite savo įmonei be kompiuterio. Tuomet išsaugoti dokumentai gali būti konvertuojami į PDF failus ir bendrinami su kolegomis elektroniniu paštu.
Skatinti skaitmeninius ryšius
Skatinkite savo darbo jėgą priimti skaitmeninės komunikacijos kultūrą, pagal kurią buvę popieriniai ryšių metodai, pvz., Pašto sąskaitos faktūros ir mokėjimo kortelės, pakeičiami skaitmeniniais metodais, pvz., El. Laiškais ir momentiniais pranešimais.
Remdamiesi skaitmeniniais ryšiais, o ne popieriniais pranešimais, padėsite sutaupyti jūsų verslo laiką. „Candito“ pastabos, naudojant skaitmeninį, o ne popieriaus darbo eigą, leidžia vadovybei „stebėti jūsų verslą ir pagrindinį bendradarbiavimą realiu laiku ir siekiant išsiaiškinti kliūtis, kad jas būtų galima pagerinti, taigi ir pagerinti rezultatus“.
Sukeiskite „Digital Bes“ popieriaus sąskaitas ir ataskaitas
Nesvarbu, ar tai yra sąskaitos už energiją, banko sąskaitos ar rangovo sąskaitos, visos įmonės rengia sąskaitas ir ataskaitas. Jei jūsų sąskaitos vis dar kuriamos popierine forma, tiesiog paprašykite, kad jos būtų siunčiamos skaitmeniniu būdu. Apskritai, bankai ir kitos organizacijos mėgsta siųsti skaitmenines ataskaitas ir paštą, nes taupo spausdinimo ir pašto išlaidas.
Sukurti skaitmenines vizitines korteles
Vizitinės kortelės, nors ir būtinos, reikalauja didelių medžių gudrybių. Užuot sumokėję savo piniginę su vizitinėmis kortelėmis, skaitmeninkite savo vizitinę kortelę. Yra daug programinės įrangos ir programų, pvz., „Pearl Scan“ ir „CamCard“, kurios nuskaito vizitines korteles ir paverčia jas skaitmeniniu dokumentu.
Naudokite elektroninius parašus
Net mūsų parašus galima pasirašyti elektroniniu būdu. Vietoj to, kad reikia atspausdinti dokumentą, fiziškai jį pasirašyti su rašikliu ir siųsti jį gavėjui, parašai gali būti pasirašyti elektroniniu būdu, o tai reiškia, kad nereikia daug laiko ir brangių dokumentų. Abodų skaitytuvas gali būti naudojamas dokumentams pasirašyti nenaudojant nieko.
Tokie skaitmeniniai metodai gali padėti pagerinti įmonės saugumą. „Candito“ sako: „Su skaitmeniniais procesais nustatykite valdymo ir prieigos kontrolę, kad tik tam tikriems dokumentams ir sistemoms būtų prieinami tik tinkami žmonės.“
Perkelti ir rūšiuoti esamus dokumentus
Jei norite sėkmingai sukurti biurą be kompiuterio, turėsite „susiaurinti“ kai kuriuos esamus dokumentus, kurie galėjo būti sėdėti biure pastaruosius 20 ar net 30 metų. Skirkite rytą, ar ilgiau, persijoti senus popieriaus darbus ir nustatykite, kas gali būti pernešama per paukštyną. Pašalinus nereikalingus dokumentus iš biuro, atsiras daugiau erdvės ir bus neįtikėtinai patenkinti!
Padarykite susitikimus be popieriaus
Vietoj to, kad susitikimuose būtų išdalinta popierinė medžiaga, naudokite projektorius ir technologijas, kurios perteikia informaciją, kurią norite dalytis iš vieno vaizdinio šaltinio.
Traukinio personalas turi būti labiau skaitmeninis
Elektroninis verslas reikalauja tam tikros skaitmeninės patirties. Iš užduočių, tokių kaip dokumentų siuntimas elektroniniu paštu, naudojant debesų sistemas, skirtas failų saugojimui, jei jūsų darbo jėgai trūksta skaitmeninio sumanumo, laiko ir pinigų investavimas į jų mokymą gali būti naudinga ir neįkainojama ilgalaikė investicija.
„Candito“ teigia, kad be popieriaus padeda optimizuoti našumą ir įmonės apatinę liniją:
„Galiausiai tai, ką fotografuojate be kompiuterio, yra patobulinta klientų patirtis, taigi ir patobulinta linija.
Mesti popieriaus nuotrauką per „Shutterstock“
2 Pastabos ▼
