Atrodo, kad verslo pasaulis sukasi į posėdžių ašį, bet ne visi susitikimai yra produktyvūs. Investuokite laiką planuojant produktyvią sesiją, kad įsitikintumėte, jog jūsų susitikimai bus atlikti. Atidžiai apsvarstykite, ką reikia atlikti ir kas turėtų dalyvauti.
Nustatykite tikslą ir auditoriją
Nustatykite susitikimo tikslą ir trumpai ir aiškiai nurodykite. Pavyzdžiui, sukurkite trumpą sąrašą taškų, apibūdinančių konkrečius tikslus. Jūsų susitikimo tikslas gali būti perduoti svarbią informaciją, priimti sprendimus, spręsti problemas arba priskirti veiksmus. Trumpas ir tikslinis tikslas padeda susitikimo organizatoriui nustatyti, kas turėtų dalyvauti susitikime. Sukurkite pakviestųjų sąrašą, suderindami kiekvieną tikslą su komandos nariais, kurių buvimas leis iš tikrųjų pasiekti tikslą.
$config[code] not foundNustatykite darbotvarkę
Nustatykite susitikimo darbotvarkę pagal kiekvieną tikslą. Jei tikslas yra pranešti apie projekto pradžią, nustatykite darbotvarkės punktą, kuris nurodo, kas pateiks šią informaciją ir kaip bus dalijamasi informacija, pvz., „PowerPoint“ pristatymas. Jei tikslas yra priskirti veiksmus, nustatykite darbotvarkės punktą, kuriame aprašoma, kaip bus priskirti užduotys. Kiekvienas tikslas turėtų turėti vieną ar daugiau darbotvarkės punktų, tiesiogiai su jais suderintų.
Dienos vaizdo įrašas
Atnešė jums iš sėjinukų, kuriuos jums pristatėPasirinkite datą ir laiką
Pasirinkite susitikimo datą ir laiką, atsižvelgiant į susitikimo lyderio ir svarbiausių pakviestųjų skaičių. Kuo didesnis pakviestųjų sąrašas, tuo sunkiau rasti dieną ir laiką, kai visi yra prieinami. Priimkite laiką, kuris atitinka kiek įmanoma daugiau tvarkaraščių. Prieš nustatydami laiką, apsvarstykite laiko zonas. Jei kai kurie pakviestieji dalyvaus telefonu ar internetu, apsvarstykite savo darbo laiką ir savo asmenybę. 13 val. susitikimas rytiniame standartiniame laike yra pietų valandų susitikimas centriniame standartiniame laikmečiu. Tas pats susitikimas vyksta 2 val. Tokijuje.
Pasirinkite vietą
Raskite konferencijų salę, kuri leis pasiekti visus darbotvarkės klausimus. Pasirinkite kambarį, kuris yra pakankamai didelis arba pakankamai mažas, kad patogiai atitiktų numatomų lankytojų skaičių. Kambarys, kuriame yra 40 vietų, yra prastas pasirinkimas susitikimui su 10 žmonių. Be to, nenorite, kad minios būtų įtemptos taip griežtai, kad reikia papildomų kėdių.
Organizuokite medžiagas ir atsitiktinius įvykius
Jei tikimasi pristatymų, įsitikinkite, kad kambaryje yra projektorius. Jei ne, imkitės priemonių, kad su savimi pasiektumėte projektorių, taip pat įsitikinkite, kad turite kažką, ką norite projektuoti, pavyzdžiui, ekraną ar baltą sieną. Nepamirškite apsvarstyti galimybę naudotis kitais atsitiktiniais, pvz., Baltomis lentomis su sausais ištrynimo žymenimis, flip charts ir garsiakalbių telefonais ne dalyviams. Už kelių valandų susitikimus organizuokite maistą ir gėrimus, kad dalyviai liktų orientuoti į temą, o ne į skrandį.
Pranešti apie pakviestus asmenis
Pakviesti pakviestus asmenis apie susitikimo tikslus, datą, laiką ir vietą pakankamai gerai iš anksto, kad jie galėtų tinkamai pasirengti. Daugeliu atvejų pageidautina pranešti ne mažiau kaip savaitę. Naudokite darbo vietos kalendoriaus programinę įrangą, kad išsiųstumėte susitikimo paskyrimą visiems pakviestiesiems. Daugelis programų įspės pakviestus asmenis per kelias minutes arba kelias dienas prieš susitikimą, arba pritaikys įspėjimus pagal jūsų poreikius.
