Paskutiniame stulpelyje parašiau apie naują „Amazonės pakurti“ knygų skaitytuvą ir pasakiau:
$config[code] not found„Mes visi norėjome laukti, kol išsipildys„ elektroninis biuro “prognozavimas, tačiau šis pažadas atrodo klaidingas, kuris yra sunkesnis nei bet kada.“
Bet galbūt nematomas biuro biuras. Taip, klausiausi tų, kurie ir toliau sako, kad biuro biuras vis dar yra svajonė. Bet manau, kad svarbiausias dalykas yra siekti ir siekti pažangos atsikratant popieriaus, o ne tobulumo siekiant šio galutinio tikslo. Tinkama duomenų valdymo sistema gali suderinti popieriaus praktiškumą su naujos informacijos ir technologijų greičiu.
Kaip verslininkai ir smulkaus verslo savininkai norime pašalinti popieriaus kiekį, kurį naudojame, nes paprasčiausiai reikalauja per daug laiko (ir pinigų), kad galėtume gaminti, organizuoti ir susigrąžinti. Tokiu būdu galite tiesiog sutaupyti daug pinigų, o taip pat padėti jums uždirbti daugiau pinigų.
Su dabartine informacijos sklaida, mums reikia, kad informacija būtų prieinama sau ir kitiems šiandienos pasaulio greičiu.
Pažvelkite, kaip popierius ir failai tvarkomi jūsų versle.
Jei man patinka, aš būčiau toks drąsus, kad galėčiau pasiūlyti, kad tai, ką radote, jums nepatiks.
Jūs galite turėti labiausiai organizuotą biurą pasaulyje, tačiau laikas, per kurį reikia susisteminti savo apskaitą ir palaikyti šį organizavimo būdą, reiškia realias dolerių valandas, kurias būtų galima panaudoti moksliniams tyrimams ir plėtrai bei rinkodarai.
Ar naudojatės „polių“ sistemomis, kad viskas būtų tvarkinga, kad tiksliai žinotumėte, kur viskas? Pagalvokite apie fizines kliūtis, kurias sukelia šios priežastys, ir kaltę, kurią jaučiatės, nes visada manote, kad reikia „eiti“ per šiuos polius, kad bent jau būtų užmirštas kažkas.
Jei popieriaus failai palaidojami jūsų biure, „eikvojimas be kompiuterio“ gali būti geras pasirinkimas. Bet kas tiksliai reiškia, kad jūsų verslui nereikia popieriaus? Tai reiškia, kad priimamas sprendimas tai padaryti ir negrįžti. Tai reiškia, kad visi failai nuskaitomi į kompiuterį ir mokomi darbuotojai naudoti skaitmeninius failus.
Dabar tuos dokumentus, kurie anksčiau turėjo būti siunčiami iš vieno asocijuotojo į kitą ar iš jūsų verslo į klientą ar perspektyvų klientą, galima peržiūrėti visur, kur jie reikalingi. Jūsų įmonė gali sutaupyti daug valandų ir begalinių dolerių vien tik produktyvumo ir efektyvumo.
Realybė yra ta, kad jūsų biuras visada naudos popierių. Terminas „be kompiuterio“ yra per didelis, kad pasiektų standartą. Kai kuriems žmonėms reikia juos išspausdinti. Atspausdinsite dalykus, kurie bus su savimi, ir parodyti kitiems žmonėms. Ne kiekvienas pristatymas gali būti pritaikytas „PowerPoint“. Negalėsite atsikratyti šių spausdintuvų.
Tačiau atsikratysite rinkmenų spintos ar bent kai kurios iš jų, kai nuskaitote failus į savo kompiuterį ir sukuriate naujus failus kompiuteryje, ir būtinybę nuolat tvarkyti šiuos failus.
Štai 4 dalykai, kuriuos reikia apsvarstyti, kai važiuosite be kompiuterio:
1. Skenuojant failus, gyvybiškai svarbus yra specialus dokumentų skaitytuvas.
2. Išsaugant failus, geriausias ir visuotinai priimtas būdas yra PDF formatu arba nešiojamų dokumentų formatu. Tai stabilus formatas, leidžiantis failui ieškoti tiksliai taip, kaip jis atrodė ant popieriaus. Jis gali būti skaitomas internete arba atspausdintas, užima mažai vietos ir yra lengvai kuriamas naudojant „Adobe“ programinę įrangą.
3. Jei skaitmeninate savo failus, jums reikės standžiojo disko, skirto naujam „failų kabineto“ laikymui, ir gera duomenų atsarginių kopijų sistema. Techniniai specialistai siūlo turėti du nešiojamus kietuosius diskus. Kiekvieną savaitę grįžtate į kitą, o atsarginę kopiją padarykite ne vietoje esančioje vietoje, pvz., Banko depozitoriume.
4. Jei neturite kompiuterių vietiniame tinkle (LAN), jie turės būti prijungti, kad kiekvienas galėtų pasiekti failus. Belaidžio tinklo nustatymas kainuoja apie 25–50 JAV dolerių už kompiuterį ir 75–100 JAV dolerių už „centrą“ arba centrinį maršrutizatorių keturiems kompiuteriams.
Dauguma žmonių neturi problemų peržiūrėti skaitmeninius failus ir juos prižiūrėti. Su jumis ir jūsų darbuotojais gali kilti problemų, susijusių su nauja registravimo ir informacijos valdymo sistema. Gaukite visus laive pagal failų protokolus. Kaip turėtų būti pažymėti katalogai? Kaip reikėtų pavadinti failus? Labai svarbu, kad kiekvienas naudotųsi tais pačiais standartais. Nuspręskite, kas bus ir spausdinkite kopijas visiems. Padarykite kopiją bendrovės tinkle.
Neapsiribojant popieriumi, reikia pasirinkti: tai yra sąmoningas gyvenimo būdas ir sprendimas dėl darbo stiliaus. Tai vienas, kad visiškai įsipareigodamas gali padidinti jūsų produktyvumą, efektyvumą ir efektyvumą, taip pat sumažinti kiekvienos iš mūsų gaminamų atliekų kiekį.
Ar nusprendėte eiti be kompiuterio?
* * * * *
