„Microsoft“ komandos yra bendravimo priemonė „Office 365“, kuri suteikia mažoms įmonėms paprastą būdą bendrauti ir bendradarbiauti su darbuotojais. Tiems, kurie nenaudojo „Microsoft“ komandų, jis gali padėti gauti vertingų patarimų ir įžvalgų iš ekspertų, kad galėtumėte kuo geriau išnaudoti.
„Microsoft“ komandų patarimai
„Simona Millham“ yra „Microsoft“ sertifikuotas treneris ir IT mokymosi platformos CBT Nuggets treneris. Ji pasidalino keletu vertingų patarimų, kaip „Small Business Trends“ el. Paštu apklausti mažųjų įmonių „Microsoft“ komandas.
$config[code] not foundSumažinkite el. Pašto ryšius
Vienas iš didžiausių „Microsoft“ komandų privalumų yra tas, kad ji leidžia įmonėms išlaikyti visus savo ryšius vienoje vietoje, o ne pasikliauti ilgomis el. Pašto grandinėmis, kurios gali lengvai prarasti „shuffle“. Taigi, jei ketinate išnaudoti visas „Microsoft“ komandas, naudokite jį vietoj el.
Millham sako: „Jei kas nors siunčia komandai laišką, kuriame klausia gana trivialus klausimas, ir visi atsako, tai sukuria didžiulį el. Pokalbiai yra komandų centre, todėl galima lengvai matyti temas ir greitai reaguoti, jei reikia. “
Bendrinkite pokalbius su naujais komandos nariais
„Microsoft“ komandos taip pat gali lengviau įdiegti naujus darbuotojus. Kai darote naują nuomą arba į naują projektą įtraukiate esamą komandos narį, galite dalytis pokalbiais iš šio temos arba projektuoti su jais, kad jie galėtų lengvai pasivyti, o ne persiųsti daugybę el. Laiškų ar perduoti jiems sudėtingus dokumentus.
Laikykitės kelių grupių
„Microsoft“ komandos leidžia jums paskirti skirtingas grupes jūsų organizacijoje, kad galėtumėte palaikyti pokalbius su atitinkamais komandos nariais. Bet neatidarykite bortų kurdami grupes kiekvienam galimam darbuotojų deriniui iš karto. Apsvarstykite, kas dažniausiai dirba kartu su projektais ir sukuria tik tas grupes, kurios turi prasmę, kad neužvaldytų visų galimybių. Jūs visada galite pridėti daugiau vėliau.
Turėkite tikslą kiekvienai grupei
Jei stengiatės nustatyti, kokias grupes pradėti, apsvarstykite, ką norite pasiekti kiekvienai grupei. Pvz., Galbūt norėsite tik aukščiausio lygio vadovų grupę, į kurią kreipiatės priimdami didelius strateginius sprendimus. Bet jūs taip pat galite pageidauti, kad grupės būtų skirtos tik konkretiems tikslams, pavyzdžiui, IT palaikymui ir socialinės žiniasklaidos rinkodarai.
Pridėkite grupes kaip jūs
Iš ten jūs visada galite pridėti grupes, nes jiems reikia specialių projektų. Pasakykite, kad turite specialų kliento projektą, kuriame dalyvauja žmonės iš kelių departamentų, kurie paprastai neveikia kartu. Sukurkite grupę, kuri tinka tik tokiam egzemplioriui, kad šie darbuotojai neturėtų bendrauti bendresne tema.
Nustatykite garso konferencijas
„Microsoft“ komandos taip pat siūlo garso konferencijų funkciją, kad galėtumėte surengti balso susitikimus konkrečiose grupėse arba tiesiog su vienu ar dviem komandos nariais. Tai gali būti ypač naudinga funkcija, ypač jei turite kai kuriuos komandos narius, kurie dirba nuotoliniu būdu. Taip pat galite naudoti ją bendrauti su išoriniais klientais per naują svečių prieigos funkciją.
Sukurti komunikacijos strategiją
Žinoma, „Microsoft“ komandos nėra vienintelis „Microsoft“ produktas, kuris siūlo bendravimo funkcijas, pvz., Pokalbių ir garso skambučius. Bet „Millham“ įspėja, kad pernelyg nepasiruošia naudotis kiekviena pasirinkta galimybe. Vietoj to, sukurkite konkretų planą, kuriame nurodoma, kokiomis situacijomis naudosite „Microsoft“ komandas bendravimui prieš kitas platformas.
„Manau, kad vienas iš didžiausių iššūkių yra padėti verslo vartotojams suprasti, kokią„ Microsoft Office 365 “priemonę naudoti WHEN. Komandų, „Yammer“ ir „Skype“ verslui funkcionalumas sutampa, nes tai tikrai klaidina vartotojus, ir tikėtina, kad jie tiesiog nustos grįžti į el. Taigi, mano rekomendacija yra ta, kad verslas laiko šiek tiek laiko pagalvoti, kokie įrankiai geriausiai tinka įvairioms jų organizacijos dalims, ir paleisti kai kuriuos pilotus su skirtingomis vartotojų grupėmis, o po to teikti rekomendacijas ir supratimą galutiniams vartotojams. “
Testavimo komunikacijos strategijos
Kaip minėjo Millham, gali būti naudinga išbandyti įvairias jūsų organizacijos komunikacijos strategijas, kad pamatytumėte, kas geriausiai tinka jūsų konkrečiai komandai. Pvz., Gali būti, kad „Skype“ yra naudinga kliento skambučiams, jei dauguma jūsų klientų jau turi „Skype“ ID ir nenori prisijungti prie „Microsoft“ komandų. Bet galėtumėte pasirinkti, kad visi vidiniai skambučiai komandose būtų paprastesni. Tiesiog palikite atvirą darbuotojui, kad galėtumėte optimizuoti savo planą pagal savo poreikius.
Laikykitės naujausių funkcijų
„Microsoft“ komandos nuolat keičiasi ir prideda naujų funkcijų, kurios gali būti naudingos jūsų komandai ar pakeisti platformos naudojimo būdą. Pavyzdžiui, „Microsoft“ šiuo metu vykdo „Skype“ verslo funkcionalumo integravimą į komandas. „Millham“ rekomenduoja patikrinti „Microsoft“ komandų dokumentaciją ir praktines rekomendacijas, kaip gauti daugiau informacijos ir atnaujinimų apie bet kokius pakeitimus ar naujas funkcijas.
Mokykite savo darbuotojus
Taip pat svarbu užtikrinti, kad jūsų darbuotojai suprastų, kaip išnaudoti visas „Microsoft“ komandas. Tam yra daug išteklių. „CBT Nuggets“ suteikia vieną „Microsoft“ komandų mokymo galimybę.
Millham teigia, kad „smulkiojo verslo savininkams ji apžvelgia išteklius, kuriuos reikia apsvarstyti diegiant komandas ir skatinant vartotojų priėmimą. Darbuotojams tai apima, kaip naudoti kanalus, pokalbius, susitikimus, failų bendrinimą, wikis ir kt. “
Vaizdas: „Microsoft“
1
