Įsivaizduokite, kad priversti šautuvą ieškoti senų aplankų su svarbiu dokumentu, kurį reikia išspręsti kliento užklausai.
Na, tokios informacijos, kuri yra laikoma popieriniame dokumente, suradimas gali būti apmokestinamas, varginantis ir, be abejo, sulėtėja. Tačiau nuskaitydami senus dokumentus ir saugodami juos elektroninėje duomenų bazėje, dokumentas gali tapti daug paprastesnis ir efektyvesnis jūsų verslui.
$config[code] not foundKas yra dokumentų nuskaitymas?
Dokumentų nuskaitymas, taip pat žinomas kaip dokumentų atvaizdavimas, paprasčiausiai apibrėžiamas kaip popierinio dokumento (arba mikrofilmo) skaitmeninio vaizdo fiksavimo procesas.
„Tai, kaip jūsų popieriniai dokumentai paverčiami elektroniniais paieškos vaizdais, kurie gali labai padėti jūsų verslo procesui“, - „Neil McKeever“, dokumento vaizdavimo specialistai su JK dokumentų valdymo ir skenavimo paslauga „Kefron“, atsakė „Small Business Trends“.
Visą fizinių dokumentų konvertavimo į skaitmeninį formatą procesas taip pat apima vaizdo nuskaitymą ir įrašymą naudojant optinio simbolių atpažinimo (OCR) programinę įrangą. OCR protingai atpažįsta skaitmenines nuotraukas ir paverčia jas tekstiniais dokumentais, kad leistų raktinius žodžius ieškoti dokumente.
„Atlikę teisingą dokumento nuskaitymą, galite pakeisti jūsų verslo veikimo būdą ir sutaupyti laiko ir pinigų“, - pridūrė McKeever.
Skenavimo dokumentų verslo privalumai
„McKeever“ teigimu, kurio darbas yra padėti mažiems ir verslo klientams efektyviausiai ir laiku įgyvendinti savo informacijos valdymo sistemą, yra keletas priežasčių, kodėl dokumento nuskaitymas (arba vaizdavimas) gali būti naudingas jūsų verslui.
Jis paaiškina šešis pagrindinius verslo skenavimo privalumus:
1. Dokumentų nuskaitymas taupo laiką ir pinigus
Lengvai pasieksite visus failus ir dokumentus, paspaudus mygtuką, jums ar jūsų darbuotojams nereikės taupyti laiko ieškant dėžių ir failų, kad rastumėte norimą dokumentą. Jūs neturėsite mokėti personalo už užduotį, kuri gali užtrukti valandas, kai jis turėtų būti užbaigtas per kelias sekundes.
2. Dokumentų nuskaitymas Pagerina jūsų klientų aptarnavimą
Dokumentų vaizdavimo metu galite skaitmeninti kiekvieną failo dalį ir indeksuoti jį su įvairiais metaduomenimis. Tai reiškia, kad jei jums reikalinga tam tikra informacija - pvz., Sąskaitos faktūros numeris - galite ją rasti iš karto. Tai ypač naudinga, jei norite kuo greičiau patenkinti savo klientų poreikius.
3. Dokumentų nuskaitymas sumažina saugojimo vietą
Konvertuodami visus savo fizinius dokumentus į skaitmeninius failus, jums nereikės jų saugoti ten, kur jie yra artimi. Jie gali būti supakuoti ir pristatyti į saugias, specialiai pritaikytas svetaines, atlaisvinti vietos biure svarbesniems dalykams ir sumažinti išlaidas, susijusias su popieriaus rinkmenų saugojimu.
4. Dokumentų nuskaitymas Gerina saugumą
Kadangi jums nereikės šių popierinių failų vietoje, galite juos išsaugoti specialiose saugyklose, kuriose yra išskirtiniai saugumo protokolai. Jums nereikės nerimauti dėl saugumo jūsų biure, nes visus skaitmeninius failus ir atsargines kopijas galima saugoti nuotoliniu būdu į labai saugius serverius.
5. Dokumentų nuskaitymas leidžia bendrinti ir bendradarbiauti
Kitas didelis skaitmeninių failų privalumas per popierinius dokumentus - tai dokumentų bendrinimas. Jei reikia, keli kolegos gali pasiekti tą patį dokumentą, dar kartą sumažindami praleistą laiką, kai popieriniai failai turi būti perduodami iš vieno skyriaus į kitą.
6. Dokumentų nuskaitymas padeda pasiekti atitikties taisykles
Galiausiai galite pastebėti, kad atitikties procedūros jūsų pramonėje reikalauja, kad kai kurie dokumentai būtų saugomi skaitmeniniu būdu ir fiziškai. Įdiegus saugų ir efektyvų dokumentų atvaizdavimo sprendimą, galite sutaupyti laiko ir pastangų.
Nuskaityti nuotrauką per „Shutterstock“
3 Pastabos ▼
