Kanceliarinės užduotys, pvz., Spausdinimo, registravimo ir atsakymo į telefonus telefonai, vieną kartą buvo nukreiptos į sekretorius, vadovų padėjėjus ir administracinius darbuotojus. Tačiau, jei reikia daugiau darbo vietų, reikalaujančių technologinių įgūdžių, profesionalams (įskaitant teisininkus, gydytojus, mokytojus ir pan.) Nėra neįprasta tikėtis, kad jie naudojasi rašytiniais įgūdžiais, kad galėtų atlikti savo kasdienes užduotis. Kadangi daugelis darbuotojų naudoja kompiuterius, kanceliarijos darbas tapo svarbia praktiškai kiekvienos darbo ir profesijos dalimi. „GoodTemps“ dalyvis Carissa Doshi aptaria, kodėl šie šeši rašymo įgūdžiai yra gyvybiškai svarbūs biuro darbuotojams: spausdinimas, padavimas, duomenų įvedimas, telefono naudojimas ir „Microsoft Word“ bei „Excel“ mokėjimas.
$config[code] not foundTipiniai „Office“ įgūdžiai
Nepriklausomai nuo to, ar kreipiatės į vykdomąjį asistentą ar personalo advokatą, turėtumėte turėti tam tikrus rašybos įgūdžius. Priklausomai nuo jūsų vaidmens, jūs negalite kreiptis į šiuos įgūdžius kaip griežtai kanceliariją - jų apibūdinimas kaip biuro įgūdžiai gali būti tikslesni.Pavyzdžiui, administracinis padėjėjas, be abejo, išleidžia didžiąją dalį darbo dienų, kai atliekami rašto darbai. Be to, teisininkai, slaugytojai ir kiti specialistai taip pat pasitiki savo rašymo ir susijusių technologijų įgūdžiais rengdami kliento laiškus, rengdami medicinos biuro apsilankymų santraukas, rašydami teisinius trumpikius arba užrašydami užrašus apie nešiojamąjį kompiuterį. Administratoriaus padėjėjas, apibūdindamas savo kvalifikaciją, gali remtis savo „kanceliariniais įgūdžiais“, o personalo advokatas gali tiesiog vartoti terminą „biuro įgūdžiai“, kad paaiškintų, kad ji žino savo kelią aplink klaviatūrą. Jūs esate skolingas dėl plačiai paplitusio ir funkcionalaus biuro įgūdžių naudojimo kompiuteriuose, nešiojamuose kompiuteriuose, planšetiniuose kompiuteriuose ir išmaniuosiuose telefonuose.
Pagerinkite savo gebėjimą rašyti, „Microsoft Word“ ir „Excel“
Suprasdami raidžių išdėstymą klaviatūroje ir raides, ant kurių pailsėjote, pirštais yra raktas (nenurodytas), kad būtų galima greitai ir tiksliai spausdinti. Prieš pateikdami paraišką darbui, kuriame prašoma įvesti reikiamą kvalifikaciją, atlikite internetinį rašymo testą, pvz., „LiveChat“ siūlomą testą. Internetinio rašymo testas matuos jūsų greitį (žodžius per minutę arba WPM) ir tikslumą. Daugelis darbdavių vertina greičio tikslumą. Pvz., Jei įvedate 100 žodžių per minutę ir jūsų tikslumas yra tik 60 proc., Praleidžiate laiką ištaisydami klaidas. Taip pat galite stengtis įvesti 50 WPM 100 procentų tikslumu. Yra daug internetinių vadovėlių, padėsiančių pagerinti savo rašymo įgūdžius.
Rašto įgūdžiai šiandien yra sinonimai su galimybe naudoti kompiuterio produktyvumo programas, pvz., „Microsoft Word“, „Excel“ ir dažnai „PowerPoint“ ir „Access“. Jūsų „Microsoft Word“, „Excel“ ir kitos programinės įrangos žinios priklauso nuo jūsų rašymo įgūdžių. Tas pats su duomenų įvedimu. Kai rašote korespondenciją, ataskaitas ar kitas rašytines medžiagas naratyviniu formatu, tikriausiai naudosite „Microsoft Word“. Jūsų sukurtos skaičiuoklės reikalauja duomenų įvedimo įgūdžių ir žinių apie „Microsoft Excel“, kurios reikalauja tikslumo, o kai kuriais atvejais - greičio, priklausomai nuo to, kaip greitai turite sukurti savo darbą. Terminas „duomenų įvedimas“ paprastai reiškia klaviatūros įgūdžius (t. Y. Įvedimą), susijusius su skaičiais, kartu su jūsų patogumo lygiu dešinėje klaviatūros pusėje, kuri yra panaši į 10 klavišų pridėjimo mašiną.
Dienos vaizdo įrašas
Atnešė jums iš sėjinukų, kuriuos jums pristatėTelefono ir biuro ryšiai
Sekretoriams, administraciniams padėjėjams ir registratoriams paprastai reikia atsakyti į biuro telefonus, kurie gali svyruoti nuo vienos telefono linijos iki daugialypės verslo telefono ar skambučių skydo panašios Voice over Internet Protocol (VoIP) sistemos.
Nepriklausomai nuo telefono linijų, į kurias turite atsakyti, skaičiaus, tinkamas telefono etiketas yra svarbi biuro darbo sritis. Įprasta biuro darbuotojo telefono funkcija - atsakyti aiškiai ir profesionaliai skambinant, taip pat žinoti, kaip tinkamai nukreipti ir nukreipti skambučius. Net jei esate ne registratorius, turėtumėte žinoti, kaip teisingai atsiliepti skambinantiesiems tuo atveju, jei skambinate neteisingai. Jei kreipiatės dėl netinkamo administravimo, nepamirškite telefono įgūdžių savo gyvenimo aprašyme - paprasčiausiai nurodykite savo rašytinius ir žodinius bendravimo įgūdžius, nes mažai tikėtina, kad būsite priskirti telefonui. Kita vertus, jei jus domina netinkama administracinė padėtis ir esate atsarginės administratoriaus atsarginės kopijos, arba jei tvarkote biuro darbuotojus, nurodykite savo žinias apie sudėtingas telefono ar komutatoriaus sistemas, kad būtų aišku, ar esate susipažinę su įranga.
Savo gebėjimų aprašymas
Kaip apibūdinate savo bendravimo įgūdžius ir gebėjimus, gali priklausyti nuo to, kokioje padėtyje esate. Jei darbo skelbimas konkrečiai nurodo, kad darbo pareigos yra darbo dalis, tai reiškia, kad jūsų gyvenimo aprašymas ir taikymas turėtų apimti skyrių „Įgūdžių gebėjimai“. Šiame skyriuje nurodykite programinės įrangos programas, kurias naudojate; jei esate patyręs vartotojas, įtraukite jį į savo aprašymą. Jei turite mokymą ar sertifikavimą tose programose, galite įtraukti tai į savo įgūdžių aprašą arba į kitą savo atnaujinimo skyrių, skirtą mokymui ir sertifikavimui. Be to, jei turite daug metų patirties naudodami tam tikras programas, išvardykite tai.
Pavyzdžiui, jūsų gyvenimo aprašymas gali parodyti: „Microsoft Word - 10 metų patirtis, įskaitant stiprią kompetenciją kurti sudėtingas ataskaitas, korespondencijos sudarymą ir pašto suliejimo funkcijų naudojimą efektyviam masinių siuntų tvarkymui.„ Microsoft Excel “- 8 metų patirtis, įskaitant 3 metus naudojant tokias funkcijas, kaip daugialypės formulės formų, „pivot“ lentelių ir „VLOOKUP“ kūrimas. “
Jei kreipiatės dėl darbo, kur esate ne administracinės komandos narys, arba jei nesate kreipęs dėl biuro darbo, apsvarstykite galimybę apibūdinti savo technologinius įgūdžius taip, kad neatrodo, kad esate buhalteris, ieškantis sekretoriaus poziciją. Pavyzdžiui, jei darbo skelbimas yra skirtas buhalteriui, turinčiam žinių apie programinę įrangą ir produktyvumo programas, nenurodykite „Clerical Skills“ savo CV. Įtraukite trumpą savo įgūdžių aprašymą su konkrečiomis programomis, pvz., „Microsoft Excel“, „Access“ ir „PowerPoint“ - tai dažnai yra programos, kurias darbuotojai turi atlikti profesionaliai. Vėlgi, jei esate patyręs „Excel“ naudotojas arba gavote mokymą ar sertifikavimą taikomojoje programoje, kurią naudoja buhalteriai, įtraukite tai į savo CV. Galite naudoti antraštę „Produktyvumo programos“ arba kažką panašaus, kad jis neatrodo labiau orientuotas į pageidaujamą darbą, o ne į kvalifikaciją, kurią pateikiate į aukšto lygio poziciją.
Administraciniai padėjėjai, kuriems reikalingi gebėjimai
Administracinių padėjėjų vaidmenims reikalingi raštingumo įgūdžiai, nors darbo skelbimas gali konkrečiai nenurodyti „Čia yra rašybiniai įgūdžiai, kuriuos reikia atlikti šiame vaidmenyje.“ Nurodytos darbo pareigos yra užduočių, kurioms reikalingi rašytiniai įgūdžiai, pavyzdžiai. Čia pateikiamas pavyzdinis darbų skelbimas administracinei pagalbinei padėčiai, kuriai reikalingi raštinės ir biuro įgūdžiai:
ABC Visuomenės sveikatos institutas ieško administracinio asistento, kuris remtų Visuomenės sveikatos laboratorijos vadovą ir padėtų kasdieninei Visuomenės sveikatos laboratorijų veiklai. Šis administracijos padėjėjas bus įsikūręs septintame instituto aukšte, kad pasveikintų lankytojus, studentus, dėstytojus ir personalą. Šis žmogus ne tik teikia aukščiausio lygio klientų aptarnavimo paslaugas, bet ir teiks bendrąją paramą laboratorijų pagrindu dirbantiems fakultetams ir personalui, padėdamas Visuomenės sveikatos laboratorijos vadovui ir visuomenės sveikatos instituto vykdomajam direktoriui įvairiomis administracinėmis ir susijusiomis užduotimis.
Vykdomasis administracijos padėjėjas: Sveiki, orientuojasi ir nukreipia lankytojus; tiesioginiai telefono skambučiai, pranešimai ir atsakymai į klausimus apie Visuomenės sveikatos institutą ir Visuomenės sveikatos laboratorijas; padeda užsakyti, priimti, kaupti ir platinti biuro, laboratorijos ir mokymo priemones; padeda prireikus atlikti kitas susijusias pareigas, pvz., kopijavimą, faksogramų siuntimą ir padavimą; kasdien stebėti ir atnaujinti biuro reikmenis, įskaitant kopijavimo aparatų ir spausdintuvų tiekiamus popierius ir dažus; reguliariai stebėti konferencijų patalpas, kad būtų užtikrinta, jog jie yra tinkamai aprūpinti biuro reikmenimis ir pristatymo medžiagomis; išlaikyti darbo aplinkos švarą ir saugumą centriniame biure ir kitose viešosiose vietose per visą septintąjį aukštą; laikytis darbuotojų saugumo procedūrų ir reikalauja laikytis lankytojų saugumo procedūrų visose biuro patalpose; pateikti užsakymus naudodamiesi tarpininkavimo pirkimo procesu ir išlaikyti užsakymų apskaitą ir tiekimo panaudojimą per visą septintąjį aukštą; rezervuoti septintojo aukšto konferencijų sales Visuomenės sveikatos institutui; būti pagrindiniu laboratorijos fakulteto ir personalo kontaktiniu punktu; pateikti biuro įrangos ir baldų priežiūros prašymus; koordinuoja nakties ir greitojo pašto paslaugų (pvz., „FedEx“, UPS) rinkimą ir pristatymą; ir tarnauja kaip pagrindinis kontaktinis centras dėstytojams, lankytojams ir studentams.
Darbuotojų apskaitininkai (ne administraciniai) darbai, reikalaujantys gebėjimų
Be to, yra ir kitų pareigybių, kurios nėra administracinio asistento tipo vaidmenys, tačiau reikalauja panašių raštingumo įgūdžių, pavyzdžiui, personalo buhalterio. Darbuotojų apskaitos pareigūnų atrankos darbas turi keletą pareigų, reikalaujančių raštingumo įgūdžių. Tačiau jie nėra konkrečiai išvardyti kaip kanceliarijos ar biuro įgūdžiai. Pavyzdžiui:
„XYZ Industries“ personalo buhalteris bus atsakingas už žurnalų įrašų, mėnesinių ir metų pabaigos uždarymo, banko suderinimo, ilgalaikio turto palaikymo ir bendrojo vadovo suderinimo parengimą. Be to, ketinate kas ketvirtį peržiūrėti ir kasmet atlikti auditą, dalyvausite vykdydami, peržiūrėdami ataskaitų teikimo procesų tvarkaraščius ir dirbdami kartu su mūsų išorės auditoriais. Pagrindinės pareigos - parengti žurnalo įrašus ir sąskaitų suderinimus, įskaitant, bet neapsiribojant, pinigus, išankstinio apmokėjimo ir darbo užmokesčio sąskaitas; vesti mėnesio pabaigos užduotis, žurnalų įrašus be priežiūros; palaikyti ilgalaikį turtą, nusidėvėjimą ir susitaikymą; analizuoti pajamų ataskaitas ir balansus bei perduoti išvadas vadovybei; dalyvauti visose departamento iniciatyvose; padėti mėnesio pabaigos, ketvirčio ir metų pabaigos uždarymo procesams, įskaitant mėnesinį finansinių užduočių parengimą; įgyvendinti, prižiūrėti ir laikytis vidaus kontrolės pagal SOX ir apskaitos procedūras, užtikrinančias, kad būtų laikomasi GAAP; praneša apie finansinius duomenis ir perduoda juos naudingai ir suprantamai; valdyti kapitalo nuomą ir mėnesinius mokėjimo grafikus.
Darbo reikalavimai apima: įrodytus analitinius įgūdžius, tokius kaip problemų nustatymas, atitinkamų duomenų rinkimas, tinkamų išvadų rengimas, rekomendacijų tobulinimas ir taisomieji veiksmai; patirtis, susijusi su atsiskaitymu ir žinios apie sąskaitų suderinimą; pageidautina gauti gautinų sumų patirtį, taip pat „Microsoft Excel“ mokėjimas; pagrindinės žinios žurnalų įrašuose ir mokėtinų mokėjimų srityje; organizaciniai, rašytiniai ir žodiniai bendravimo įgūdžiai; ir gebėjimas dirbti skaičiuoklėse ir duomenų bazėse; pasišventimas ir reikalingi įgūdžiai, kad atitiktų svarbiausius verslo terminus.
Niekada nepakankamai įvertinkite praktinės patirties aktualumą
Nesvarbu, ar kreipiatės į administracijos padėjėją, ar teisminį advokatą, nepakankamai įvertinkite rašymo įgūdžių ar biuro patirties svarbą. Žinodami savo kelią apie biuro operacijas ir kanceliarinius įgūdžius, naudinga kvalifikacija bet kokiame darbe. Akivaizdu, kad administracijos vaidmuo yra svarbus jūsų biuro procesų pažinimui ir jų valdymui. Jei kreipiatės dėl vaidmens, kur tikimasi prižiūrėti biuro darbuotojus, jums reikalingi valdymo įgūdžiai, bet taip pat vertingas biuro įgūdžių svarbos suvokimas, nes tai reiškia, kad galite koordinuoti darbo krūvį ir valdyti kitų, kurie jums praneša, darbo lūkesčius. Be to, atliekant administracinį ar ne klinikinį vaidmenį, turint omenyje biuro įgūdžius, galima teigti, kad esate pajėgus įsitraukti į komandos narį, kai administracijos padėjėjas ar sekretorius yra nepasiekiamas arba dirba kitais prioritetais.
