Anksčiau sekretorius dažnai buvo laikomas vienu iš mažiausių bendrovės „totem“ polių. Tačiau pasikeitė laikai ir sekretoriaus vaidmuo tapo administracijos padėjėju, asmeniu, kuris dažnai yra visos organizacijos veikimo pagrindas. Nesvarbu, ar jie dirba vienoje vykdomojoje valdyboje, daugybėje vadovų, ar visai organizacijai, padėjėjo tvarkant administracines pareigas kiekvienas kitas gali praleisti daugiau laiko strateginiams prioritetams ir didinti verslą, užtikrindamas, kad informacija yra kontroliuojama.
$config[code] not foundAdministracinių pareigų apžvalga
Apskritai administracinės pareigos yra užduotys ir veikla, kuri yra kasdienio verslo veiklos dalis. Jie apima atsakymus į skambučius, pranešimų priėmimą, korespondencijos tvarkymą, prekių užsakymą ir bendrų biurų patalpų organizavimą ir funkcionalumą. Pareigos taip pat gali apimti ataskaitų kūrimą, duomenų įvedimą ir valdymą, rinkmenų tvarkymą, pagrindinę buhalterinę apskaitą ir kitas finansines užduotis. Daugelį šių pareigų tvarko administraciniai padėjėjai, kurių užduotis - padėti asmeniui ar komandai imtis tam tikrų ar visų savo biuro užduočių, tačiau daugelis įdarbinimo ir vidutinio lygio pareigybių taip pat apima teisingą administracinio darbo kiekį. Pavyzdžiui, administracijos padėjėjai gali būti atsakingi už savo darbų atnaujinimą projekto valdymo sistemoje arba atsakymą į el. Laiškus. Didžioji dauguma administracinių pareigų yra biurokratinė ir dažnai verčiama valdyti ir platinti informaciją.
Technologijos
Žinant, kaip technologijos yra vienas svarbiausių administracinių pareigų aspektų. Tai apima tokius įrankius kaip kompiuteriai, fakso aparatai, kopijuokliai, skaitytuvai, telefonai ir kita biuro įranga. Dažniausiai administraciniam darbui paprastai reikia naudoti įprastas kompiuterių programines programas, įskaitant teksto apdorojimą, skaičiuoklę, duomenų bazę ir darbalaukio leidybą. Galimybė išspręsti problemas, susijusias su bendra įranga, taip pat yra daugelio administracinių užduočių aprašų dalis. Pavyzdžiui, neįprasta, kad administraciniai specialistai būtų paprašyti išvalyti popierių arba pakeisti spausdintuvų ir kopijavimo aparatų dažus.
Kai kuriose įmonėse administraciniai padėjėjai taip pat turėtų žinoti, kaip naudoti planavimo ir projektų valdymo programinę įrangą. Tie, kurie tiesiogiai dirba vadovams, paprastai kviečiami valdyti savo boso kalendorių, o padalinių administraciniai padėjėjai yra suplanuoti susitikimus, stebėti atostogas ir ligos dienas, ir paprastai žino, kur yra žmonės ir ką jie daro.
Dienos vaizdo įrašas
Atnešė jums iš sėjinukų, kuriuos jums pristatėKomunikacija
Kita svarbi administracinė pareiga - komunikacija. Administraciniai padėjėjai dažnai raginami bendrauti tiek raštu, tiek žodžiu. Jiems gali būti paprašyta rašyti atmintines, susitarti su kolegomis ar klientais el. Paštu, atnaujinti įmonių vadovus ar svetaines arba redaguoti ir koreguoti kitų darbą. Padėjėjai taip pat paprastai atsako už atsakymą į telefoną, skambučius savo viršininko vardu ir bendravimą su lankytojais. Todėl sėkmingas administracijos padėjėjas turėtų turėti puikių bendravimo įgūdžių ir gebėti aiškiai ir profesionaliai rašyti bei kalbėti.Svarbus rašybos, gramatikos ir profesinės rašytinės komunikacijos standartų suvokimas yra svarbus, nes asistentas atstovauja jo vadovui.
Apskaita ir pirkimas
Išlaidų stebėjimas yra svarbus bet kokiame versle, ir ši užduotis dažnai tenka administraciniam padėjėjui, kuris gali būti įpareigotas įvesti išlaidas į skaičiuoklę ar buhalterinę apskaitos programą, rinkti ir patikrinti darbuotojų ataskaitas ir valdyti kompensacijas. Mažoje įmonėje administracinis padėjėjas taip pat galėtų tvarkyti gautinas sumas, išsiųsti sąskaitas ir tvarkyti mokėjimus bei tvarkyti indėlius įmonei. Administraciniai specialistai taip pat kartais atsako už smulkius pinigus, stebi išlaidas ir prireikus prideda lėšų. Kitos pareigos šioje srityje gali apimti išlaidų analizę, padedant biudžetui ir tvarkant pardavėjo ginčus.
Kalbant apie pirkimus, administraciniai padėjėjai paprastai yra atsakingi už tiekimą, o tai reiškia, kad jie organizuoja ir prižiūri biuro reikmenis ir prireikus užsako papildymus. Jie atlieka pardavėjų tyrimus ir, jei reikia, prašo arba išduoda pirkimo užsakymus. Kai kuriais atvejais administracijos padėjėjai taip pat gali būti atsakingi už licencijų dėl programinės įrangos ar prenumeratos stebėjimą ir valdymą, užtikrinant, kad jie būtų mokami nedelsiant ir tinkamai naudojami.
Moksliniai tyrimai ir planavimas
Daugelis administracinių specialistų raginami valdyti mokslinių tyrimų projektus ir kaupti informaciją. Tai gali būti taip paprasta, kaip ieškoti telefono numerio ar adreso, arba sudėtingesnis projektas gali apimti klientų informacijos paiešką, išsamią nuorodų informaciją ir sudėtingų skaičiuoklių ar ataskaitų kūrimą. Šiems projektams paprastai reikia dirbti per griežtus terminus ir pateikti informaciją.
Daugeliu atvejų administracinės pareigos taip pat apima planavimą. Nuo savaitinių darbuotojų susitikimų iki pagrindinių įvykių administracijos padėjėjai kviečiami rūpintis informacija. Jūs galite būti atsakingas už konferencijų salės užsakymą susirinkimui arba patalpų užsakymų tvarkymą visam pastatui ar grindims, užsakydami užkandžius ir užtikrindami, kad visi techniniai įrenginiai būtų paruošti ir veikia, kai prasideda susitikimas. Kita didelė atsakomybė tenka kelionių planavimui. Jei bendrovė neturi kelionių skyriaus, administracijos padėjėjas gali būti asmuo, kuris tiria ir registruoja skrydžius ir viešbučius, užsako maitinimą ir rūpinasi kitomis detalėmis, pvz., Konferencijų registracija.
Specializuotos užduotys
Konkrečiose pramonės šakose administraciniai specialistai raginami tvarkyti užduotis, reikalaujančias specialių žinių ar įgūdžių. Pavyzdžiui, teisinės ir medicinos administracijos padėjėjai dažnai turi atlikti užduotis, kurios reikalauja suprasti pramonės terminologiją ir procedūras. Teisės sekretoriai gali būti kviečiami užpildyti ir pateikti dokumentus, susijusius su teisiniais dokumentais, tokiais kaip teismo posėdžiai, apeliaciniai skundai ar pretenzijos, dėl kurių reikalingas pagrindinis teisinių žinių ir supratimo lygis. Šiems administraciniams padėjėjams taip pat svarbu suprasti teismų sistemą ir procedūras, taip pat žinoti, kaip atlikti teisinius tyrimus.
Žmogiškųjų išteklių departamento pareigos yra susijusios su užimtumo problemomis ir gali apimti interviu su tvarkaraščiais, foninių patikrinimų apdorojimą ir pradinę paraiškų peržiūrą, siekiant užtikrinti, kad jie būtų išsamūs. Tikėtina, kad kažkas, kas turi tokius gebėjimus, turės suprasti ir patirti žmogiškųjų išteklių ir darbo teisės patirtį. Iš esmės specifinė sritis ir skyrius, kuriuos administruojantis padėjėjas dirba, bus lemiamas veiksnys konkrečiose pareigose, o kai kuriose srityse reikia daugiau patirties ir žinių nei kitos.
Administracinės padėjėjo kvalifikacijos
Nors dauguma darbo vietų apima bent jau kai kurias administracines pareigas, dauguma jų tvarko administracinius padėjėjus. Yra galimybių beveik visose pramonės šakose, ir dauguma pradinio lygio pozicijų yra atviri asmenims, turintiems vidurinės mokyklos diplomą arba lygiavertį. Kai kurie darbdaviai nori samdyti administracinius padėjėjus arba sekretorius, turinčius bakalauro laipsnį arba patirtį šioje srityje. Tam tikrose srityse, pvz., Teisėje ir medicinoje, paprastai reikalaujama, kad padėjėjai turėtų papildomą išsilavinimą, atitinkantį šioje srityje.
Nepriklausomai nuo išsilavinimo lygio, dauguma darbdavių ieško administracinių padėjėjų, turinčių patirties ir įgūdžių, susijusių su rašto darbu, įskaitant tekstų apdorojimą, skaičiuokles ir duomenų bazių valdymą. Paprastai darbdaviai reikalauja, kad padėjėjai įgytų „Microsoft Office“ produktų įgūdžius. Kai kurios bendruomenės kolegijos, laikinosios agentūros ir suaugusiųjų švietimo programos siūlo sertifikavimo programas biuro valdyme, kurios gali suteikti jums pranašumą ieškant darbo. Dauguma darbdavių taip pat rengia mokymus darbo vietoje, kad padėtų padėjėjams įveikti greitį ir būtų susipažinę su konkrečiomis jų užduotimis.
Be rašytojų įgūdžių, darbdaviai nori samdyti asmenis, turinčius puikių bendravimo įgūdžių (rašytinių ir žodinių), organizacinius įgūdžius, sprendimų priėmimo ir problemų sprendimo gebėjimus bei tarpasmeninius įgūdžius. Profesionalumas taip pat yra privalumas, taip pat gebėjimas daugiafunkciniu ir prioritetiniu. Kadangi tiek daug darbdavių tvarko konfidencialią informaciją ir dažnai privalo laikytis federalinių teisės aktų, diskrecija ir gebėjimas išlaikyti konfidencialumą taip pat yra svarbios savybės.
Darbo užmokestis ir užimtumas
Vidutinis administravimo padėjėjo darbo užmokestis labai skiriasi: pradinio lygio asistentai žemiausio lygio spektro uždirba uždirba mažame ir vidutiniame 20 dolerių, o aukščiausio atlyginimo vykdomieji padėjėjai uždirba beveik šešis skaičius. „PayScale.com“ praneša, kad administraciniai padėjėjai uždirba 38,736 dolerių vidutinį atlyginimą, kuris yra glaudžiai atspindėtas Darbo statistikos biuro duomenimis, dėl kurių vidutinis darbo užmokestis siekia 37 870 JAV dolerių.. BLS praneša, kad aukščiausieji apmokami padėjėjai uždirba daugiau nei 62 000 JAV dolerių per metus, o ši suma šokinėja į $ 85,000 vykdomiesiems sekretoriams. Darbo užmokestis didėja su ilgamete patirtimi, tiems, kurie labiausiai patiria daugiausiai patirties.
Deja, BLS taip pat numato, kad administracinių padėjėjų paklausa iki 2026 m. Greičiausiai sumažės 5 proc., Nes dauguma pozicijų nebus naujos, o darbuotojų, kurie išvyksta, pakeitimai. Technologijų raida ir daugelio administracinių pareigų perkėlimas kitiems darbuotojams sudaro didžiąją dalį nuosmukio. Be to, kadangi daugelis organizacijų supaprastina operacijas, padėjėjai priskiriami daugiau nei vienam vadovui ar departamentui ir prisiima daugiau atsakomybės.
Kaip sėkmingai atlikti savo administracinius įsipareigojimus
Dažnai nuostabūs administraciniai padėjėjai yra reklamos sąrašo viršuje, ypač kai jie turi koledžo laipsnį ir išsamų supratimą apie pramonę ir verslą. Rimtai įsidarbindami savo darbą, gali atsirasti didesnių ir geresnių dalykų, todėl jūsų interesais yra rasti būdų tapti nepakeičiamais jūsų vadovui ir kolegoms.
Vienas iš geriausių būdų tai padaryti yra sužinoti apie savo viršininko tikslus ir prioritetus bei numatyti jo poreikius. Pažvelkite į priekį ir numatykite, kaip pasiruošti prašymams ar poreikiams, kol jūsų viršininkas net nesuvokia jų. Pavyzdžiui, jei jūsų viršininkas kas savaitę ar mėnesį dalyvauja tam tikrame susitikime, perskaitykite posėdžio protokolą prieš laiką ir paruošite visus dokumentus ar ataskaitas, kad jūsų viršininkas turėtų iš anksto pristatyti susitikimą. Jei matote, kad jūsų vadovas priims susitikimus visą dieną be didelės pertraukos, užsakykite pietus pristatyti ir laikykite kavos puodą šviežią. Atminkite, kad jūsų darbas yra, kad bosas atrodytų geras, todėl atlikite tai, ką turite padaryti, kad pristatytumėte profesionaliausią ir kompetentingiausią įvaizdį.
Taip pat galite padėti jums tapti roko žvaigždės asistentu. Sužinokite terminologiją ir sekite tendencijas. Tokiu būdu galite prisidėti prie pokalbių ir būti tikslesni savo darbe. Išsami informacija, todėl suprasti, ką visi kalba, padės išvengti brangių klaidų. Didieji padėjėjai taip pat yra išradingi ir žino, kada imtis veiksmų ir ką daryti. Jūs negalite paleisti į savo viršininką su kiekvienu klausimu ar klausimu; jūsų viršininkas tikisi, kad jūs pasirūpinsite dalykais, kurie grįžta į mokymąsi. Jei žinote savo organizaciją viduje ir išorėje, kur rasti informaciją ir įmonės politiką bei procedūras, galite būti išradingesni ir išspręsti problemas.
Galiausiai, būdamas puikus padėjėjas, reikia išskirtinių organizacinių įgūdžių. Gali būti raginama atsakyti į klausimus, pateikti būsenos atnaujinimus ar išspręsti kitas problemas bet kuriuo momentu, o jei nesate organizuotas, to negalite padaryti. Svarbiausia administracinė pareiga yra išlaikyti visas plokšteles verpimui ir organizavimui, yra šio įgūdžio pagrindas.
