1964 m. Piliečių teisių akte reikalaujama, kad prašymai dėl įdarbinimo būtų saugomi ne trumpiau kaip metus. Jei žinote, kad pareiškėjas yra vyresnis nei 40 metų, jo prašymas turi būti laikomas dvejus metus pagal įstatymą dėl amžiaus diskriminacijos. Valstybiniai įstatymai gali pareikalauti net ilgesnio laiko, kad būtų laikomi darbo pareiškėjų įrašai. Dėl valstybinių ir federalinių teisės aktų, tiksli registracijos ir registravimo sistema, skirta darbo pareiškėjams, yra svarbi verslo dalis. Gali tekti netgi pasitikrinti su šiais pareiškėjais, jei samdomas darbuotojas neveikia.
$config[code] not foundNaudokite elektroninę valdymo programinę įrangą darbo programų kūrimui ir saugojimui. Keletas internetinių programų leidžia vartotojams sukurti tokias elektronines formas kaip darbo paraiškas. Šios užimtumo formos siunčiamos ir saugomos elektroniniu būdu ir leidžia saugoti kompiuterį be kompiuterio. Kadangi dauguma programų pasiekiamos el. Paštu, tai yra paprastas būdas saugoti medžiagą failuose, kuriuose nėra jokios fizinės erdvės. Naudojant elektroninę darbo eigą, saugomą jūsų įmonės dokumentų valdymo sistemoje, reikalingas saugumas, todėl įdarbinimo failai nebus nulaužti ar peržiūrėti nesankcionuoti darbuotojai. Nustatykite, kad kompiuteris automatiškai atsiųstų įspėjimus, kad primintų jums, kad failai turėtų būti ištrinti ar peržiūrėti.
Nustatykite darbo programos personalo failus popieriaus aplankuose. Suplanuokite efektyvią rinkmenų sistemą, naudodami spalvų koduotus aplankus, laikomus stalčiose, lentynose ar rinkmenose. Išspausdinkite el. Laiškus ir darbo paraiškas, pateikiamas elektroniniu paštu, ir pateikite jas asmeniškai užpildytas paraiškas arba išsiųstas paštu. Pareiškėjai gali būti pateikiami pagal pavadinimą arba socialinio draudimo numerį skirsniuose, kuriuos nustato darbo pobūdis. Pvz., Pardavimų darbo vietos būtų įtrauktos į aplanką „Pardavimai“, o pareiškėjai būtų surašyti pagal pavardę arba skaitmenimis pagal identifikavimo numerius. Saugokite failus užrakintoje spintoje ar kambaryje.
Jei darbo pareiškėjas kreipiasi dėl diskriminacijos nuomos, saugokite įrašus mažiausiai ketverius metus. „Equal Employment Opportunity Commission“ paprastai reikalauja, kad prašymai būtų saugomi mažiausiai metus, tačiau jei susiduriate su teisiniais veiksmais, EĮOC rekomenduoja išlaikyti prašymus dėl darbo mažiausiai ketverius metus. Jei jūsų paraiškos netinkamai saugomos, EEOC gal ÷ tų imti mokestį už diskriminacinę nuomos praktiką ar įrašų tvarkymo pažeidimus.
Sunaikinti darbo paraiškas po to, kai jų teisinis laikotarpis baigiasi. Sukurti sistemą su priminimais tai padaryti. Kreipkitės į savo IT skyrių, kad galėtumėte tinkamai pašalinti elektronines rinkmenas ir sutraiškyti popieriaus užduotis. Tai svarbu, nes darbo paraiškų failuose yra asmeninės informacijos, pvz., Socialinės apsaugos numeriai ir užimtumo duomenys, kurie turi būti griežtai konfidencialūs.
