Kaip lyderis, norite produktyvios komandos, todėl tik prasminga sustiprinti savalaikiškumą ir padėti komandos nariams išvengti blogų darbo įpročių, pvz., Atidėliojimo.
Vėlavimas vengia pražūtingo asmens našumo. Be to, tai prideda stresą - stresą tiek procrastinatoriui, tiek ir kitai komandai, kuri turi stengtis užpildyti praleistus terminus.
$config[code] not foundTai taip pat lemia neigiamas emocijas, kurios mažina komandinį darbą. Procrastinatorius vykdo kaltės apkrovą, nes nėra laiku, o kiti komandos nariai jaučia pasipiktinimą dėl to, kad turi atsilyginti kitam, kuris numetė kamuolį.
Žinoma, jau nekalbant apie tai gali pakenkti jūsų įmonės apačioje. Vėlavimas gali sukelti nepatenkintus klientus, nuobaudas už vėlavimą ir prarastą pardavimą ateityje.
Programinė įranga yra paprastas sprendimas, padedantis jūsų komandai pertraukti vilkinimo įpročius. Čia pateikiami 5 paprasti būdai, kaip naudoti programinę įrangą, kad galėtumėt nutraukti atidėjimą ir padaryti jus ir jūsų komandą našesnę.
Naudokite didžiausius kalendorius
Skaitmeniniai kalendoriai puikiai tinka pertrūkimo ciklui - jei juos naudosite teisingai. Skatinkite savo komandą išbandyti šiuos kalendoriaus metodus (ir juos naudoti, kad galėtumėte rodyti pavyzdį):
- Užblokuokite nustatytą laikotarpį, kad jūsų kalendoriuje atliktumėte svarbų projektą ar užduotį. Jei jūsų kalendoriuje yra valandos ar dviejų, kad tai atliktumėte, jūs esate vienas žingsnis arčiau nei paprasčiausiai užduočių sąraše.
- Nustatę kalendoriaus pranešimą, pridėkite nuorodas į visus dokumentus, kurių jums reikia užduotyje, tiesiai kalendoriaus pranešime. Tokiu būdu jūs negaunate laiko ieškant dokumentų, kad galėtumėte pradėti - arba išsiblaškyti.
- Naudokite bendrus kalendorius savo organizacijose, kad nepatektumėte į priekį ir atgal, kad galėtumėte patikrinti prieinamumą. Naudodami bendrus kalendorius galite pamatyti, kas yra nemokamas. Taip pat sužinosite savo kalendoriaus programos funkcijas, kad rastumėte mažai užrašų, kurie palengvina planavimą. Pavyzdžiui, „Outlook“ kalendoriai turi kažką, vadinamą planavimo pagalbininku, kuris gali padaryti susitikimų konfigūraciją greitesnį.
Skalauti ir kartoti: šablonai, šablonai, šablonai
Niekas nepalengvina vilkinimo, kaip žiūri į tuščią ekraną, įdomu, kur pradėti šį kitą projektą. Šablonas greičiau išjungia bloką užduočių, pvz., Ataskaitos rašymo, pristatymo kūrimo ar susitikimo darbotvarkės kūrimo metu.
Yra dviejų tipų šablonai. Vienas iš jų yra bendri šablonai, kuriuos galite rasti internete arba net „Office“ pakete, kurį naudojate. Pavyzdžiui, „Office 365“ turi daug nemokamų šablonų įvairiuose moduliuose, pavyzdžiui, skaičiuoklėse ir pristatymuose.
Kitas šablono tipas yra tas, kuris yra specialiai pritaikytas jūsų verslui. Laikui bėgant jums bus sukurti šablonai pardavimo pristatymams, ataskaitoms ir kt. Svarbiausia užtikrinti, kad kiekvienas galėtų juos rasti, kai jiems jų reikia. Sukurkite centrinę šabloninę biblioteką ir skatinkite jį naudoti. Su bendrai naudojamais aplankais ir debesų failų saugykla tai lengva nustatyti.
Pažymėkite Tock: naudokite laiko valdymo laikmačius
Kartais atidėliojimas yra palengvinamas ir mažinamas praleidžiant per daug laiko nesvarbioms užduotims. Padėkite savo komandai suprasti, kaip geriau paskirstyti savo laiką, praleisti ją skubiausiems ir svarbiausiems uždaviniams.
Čia gali padėti kažkas taip paprasta, kaip laikmatis. Jei kas nors iš jūsų komandos turi tendenciją per daug skaityti nesvarbius el. Laiškus arba leidžia susitikimus baigti, laikmatis gali padėti sutaupyti minučių, kurios per savaitę padidėja valandomis.
Radau, kad laiko suvokimas turi nuostabų poveikį. Kol aš nepradėjau sekti, nesuvokiau, kiek mano laiko buvo sunaikinta dėl mažos svarbos užduočių.
„Windows 10“ įdiegta nemokama laikmačio programa. Taip pat galite rasti laikmačio programas internete arba tiesiog naudoti laikmatį ir signalą išmaniajame telefone.
Momentiniai pakeitimai: bendradarbiauja per bendrai naudojamus dokumentus
Tarkime, kad turite pranešimą spaudai, kurį norite, kad kai kurios jūsų komandos nariai peržiūrėtų, kol ji išeis per internetą. Visiems, norintiems juos peržiūrėti ir atsakyti, stengtis gauti laiko, ypač dėl savo komandos procrastinatorių.
Čia debesis ateina į gelbėjimą bendrų debesų dokumentų pavidalu.
Ar žinojote, kad galite bendradarbiauti „Word“ naudodami funkciją, kuri leidžia jums bendrauti realiuoju laiku? Jūs galite stebėti redagavimo pobūdį po simbolių, kai kitas dokumentas dirba. Tokiu būdu jūs galite gauti visus skambutį kartu ir greitai surinkti visą informaciją realiuoju laiku - vengiant kai kurių tendencijų atidėlioti.
„Microsoft Office 365“ taip pat siūlo daugiapartines HD vaizdo ir garso platformas Komandos, kad jūsų grupė galėtų aptarti numerius, kampanijas ir projektus iš skirtingų vietų. Jei turite klientą, kuris nori kartu sujungti naujausias reklamos kampanijas, tai kiekvienas turi tą patį internetinį puslapį.
Planner buvo sukurtas specialiai „Office 365“. Jis veikia visuose jūsų įrenginiuose. Galite pridėti failus, užduotis ir netgi kalbėti su komanda, nesvarbu, kur jie yra. Pranešimai el. Paštu leidžia lengvai leisti komandos nariams sužinoti, kada jiems buvo suteikta nauja užduotis. Planuotojas įtraukia visus asmenis ir nuolat juos atnaujina.
„Office 365 Video“ yra dar viena galimybė išvengti atidėjimo. Vaizdo įrašų įkėlimas ir dalijimasis per jūsų įmonę pateikia rašytines pastabas ir direktyvas tiesioginiu ir tiesioginiu veiksmu.
Naudokite virtualų asistentą, pvz., Cortana
Toliau pateikiamas dar vienas atidėliojimo vengimo įsilaužimas: naudokite virtualų asistentą, kad galėtumėte užsirašyti ir atlikti mokslinius tyrimus savo kitam projektui. Pvz., Galite naudoti „Cortana“, kad žodžiu diktuokite keletą pastabų už tą didelę ataskaitą ir išsaugokite jas „OneNote“. Kartais daug lengviau pradėti, jei pradedate nuo kūdikių veiksmų, pvz., Diktuokite keletą pastabų, kurias reikia įtraukti į ataskaitą.
Taip pat galite naudoti „Cortana“, kad galėtumėte bendrai kalbėti apie projekto tyrimus. Tai leidžia jaustis mažiau kaip darbštus darbas ir labiau paprasta diskusija, jei naudojate kažką panašaus į „Cortana“, kad galėtumėte ieškoti dalykų.
Kaip parodė šie pavyzdžiai, yra daug būdų, kaip naudoti technologijas, kad pradėtumėte ir vengtų vilkinimo. Taigi, ką laukiate? Pradėkite naudoti kai kuriuos iš šių įrankių!
Šio rašymo metu Anita Campbell dalyvauja „Microsoft Small Business Ambassador“ programoje.
Vyras nešiojamojo kompiuterio nuotraukoje per „Shutterstock“
Daugiau: „Microsoft“, „Sponsored“ 1
