Administraciniai padėjėjai ar asistentai, kaip jie taip pat vadinami, teikia biurui reikalingą pagalbinę ir logistinę pagalbą, kad galėtų veikti. Pagrindinės pareigos priklauso nuo darbo aprašymo, tačiau apskritai darbdaviai teikia pirmenybę kompiuterinio raštingumo kandidatams, turintiems aukštesnius bendravimo įgūdžius, didelę organizacinę prasmę ir pažangius daugiafunkcinius gebėjimus. Vadybininkai ne visada gali prižiūrėti kiekvieną projekto dalį, todėl svarbu taip pat dirbti savarankiškai.
$config[code] not foundPagrindiniai reikalavimai
Pradiniai reikalavimai priklauso nuo darbo. Įėjimo lygio pozicijos paprastai yra atviros aukštųjų mokyklų absolventai su pagrindiniu biuro, kompiuterių ir anglų kalbos gramatika įgūdžius. Šių dalykų klasės yra prieinamos vietos bendruomenių kolegijose ir techninėse mokyklose. Šios institucijos taip pat pritraukia medicininius ir teisinius sekretorius, kuriems reikia mokytis specifinės pramonės žargono, atkreipia dėmesį į Darbo statistikos biurą. Daugelis laikinųjų įdarbinimo agentūrų siūlo panašų mokymą; tačiau darbdaviai paprastai renkasi bakalauro laipsnį vykdomosioms sekretoriaus pareigoms.
Koordinavimas ir planavimas
Nuo atsakymų į telefonus iki atnaujinimo renginių kalendorių, administracinės pagalbos teikėjai yra glaudžiai susiję su kiekviena svarbia organizacijos veikla. Įeinančio pašto ir faksogramų nukreipimas į atitinkamą asmenį yra darbo dalis, taip pat užsakymų ir darbuotojų susitikimų užsakymas. Didesnių organizacijų, pvz., Kolegijų ar viešųjų įstaigų, padėjėjai dažnai taip pat yra ryšiai tarp jų vadovų ir organizacijų įvairių padalinių.
Dienos vaizdo įrašas
Atnešė jums iš sėjinukų, kuriuos jums pristatėKorespondencija ir ryšiai
Įrašų, ataskaitų ir kitų biuro dokumentų redagavimas ir sudarymas yra dar viena svarbi užduotis, kurią vadovai skiria administracinėms pagalbinėms priemonėms. Aukšto lygio darbo vietose yra sudėtingesnės atsakomybės. Pavyzdžiui, vadovų padėjėjai gali atlikti mokslinius tyrimus ir paruošti pristatymus bei skaičiuoklesir tikimasi, kad mokyklos rajono padėjėjai sudarys, redaguos ir gamins medžiagą departamentų, padalinių ir mokyklų leidiniams - taip pat biuletenius, kodus, informacinius biuletenius ir veiklos programas.
Santykiai su klientais
Atsargumas ir geras sprendimas yra esminės administracinių pagalbos teikėjų, kurie tarnauja kaip jų darbdavio viešosios pusės, savybės. Šis vaidmuo dažnai apima atsakymus į klausimus ir padėti nepatenkintiems klientams. Pavyzdžiui, tikimasi, kad nekilnojamojo turto valdymo įmonės biuro padėjėjas įrašys išsamią informaciją apie nuomininko skundą ir padės išspręsti jo problemą. Aidams reikia geresnių problemų sprendimo ir konfliktų sprendimo įgūdžių, kad galėtų susidoroti su tokiomis situacijomis.
Įrašų tvarkymas ir duomenų tvarkymas
Administracinė tarnyba palaiko organizacijos institucinę atmintį per savo apskaitos ir duomenų bazių valdymo įgūdžius. Pavyzdžiui, mokyklos rajone pagalbos teikėjas gali koordinuoti ir tvarkyti failus ir indeksus. Priešingai, namų savininkų asociacija gali tikėtis, kad padėjėjai organizuos ir valdys bendrąją korespondenciją, sąskaitas faktūras, raktinius čekius, smulkius piniginius čekius ir darbo užsakymus, taip pat organizacijos vidaus dokumentus. Didesnėse organizacijose pagalbininkai gali valdyti sandėlius ar įmonių bibliotekas.
