Kaip pasirinkti tinkamą laiko stebėjimo programą savo verslui

Stebėjimo apmokestinamų valandų stebėjimas yra toks pat įdomus, kaip ir šaknies kanalo planavimas.

Laiko stebėjimas yra būtinas blogis, kad dokumentuotų darbą ir pateisintų mokėjimą, tačiau jis taip pat užima daug laiko ir, kai atliekamas rankiniu būdu, yra linkęs į klaidas.

Nesvarbu, ar esate laisvai samdomas darbuotojas, smulkaus verslo savininkas ar įmonės lygio įmonės vadovas, laiko stebėjimo programinė įranga gali racionalizuoti valandų stebėjimą, pagerinti tikslumą ir imtis galvos skausmo, kad būtų galima valdyti apmokestinamas valandas.

$config[code] not found

Tinkamo laiko sekimo programos nauda yra didžiulė.

Duomenys iš debesys pagrįstos programos gali būti importuojami į jūsų laiko lapo programą, didinant atsiskaitymo efektyvumą ir sumažinant žmogiškųjų klaidų riziką, susijusią su rankiniu laiko skaičiavimu. Laiko stebėjimo programos gali sumažinti darbo užmokesčio skaičiavimo išlaidas, greičio atsiskaitymą ir gautinas sumas bei automatizuoti kelionės išlaidas.

Trumpai tariant, tinkamo laiko stebėjimo programa gali padėti jums tiksliai nustatyti, kaip pelningi jūsų verslo projektai ir jūsų įmonė.

Bet su daugybe skirtingų laiko stebėjimo programų parinkčių, kaip nuspręsite, kuris tinkamas jūsų verslui? Turėkite omenyje šiuos keturis privalumus:

1. Lengva naudoti

Saugokitės „demo apgaulės“. Paprasčiausia sąsaja ne visada reiškia, kad ši programa yra lengviausia naudoti, arba kad ji tinka jūsų verslo poreikiams. Kiekviena laiko stebėjimo programa turės pradinę mokymosi kreivę.

Kuo didesnė jūsų organizacija ir kuo sudėtingesnės jūsų komandos ir projektai, tuo daugiau pradinių pastangų turėsite investuoti į visos įmonės pradžią. Būtina suderinti su esamomis įmonės atsiskaitymo programomis, pvz., „QuickBooks“ ar „Oracle“.

Visų laikų stebėjimo programinė įranga užtruks šiek tiek laiko, kol bus įdiegti skirtingi skyriai. Taigi nesistenkite paprasčiausia sąsaja. Ieškokite programų, kurios yra intuityvios ir turi visas reikalingas funkcijas.

2. Lankstumas

Tinkamas laiko stebėjimo programa bus pakankamai lanksti, kad atitiktų jūsų konkrečius poreikius. Pavyzdžiui, dizaineris gali norėti pamatyti, kokias užduotis jam priskirtas jo kolegoms. Vizualūs ženklai, kaip antai juosta, kuri tampa raudona iš žalios spalvos, taip pat įvairių užduočių, sudarančių visą projektą, datos gali drastiškai pagreitinti jūsų darbuotojus.

Dauguma žmonių greičiau apdoroja vaizdinę informaciją. Apsvarstykite laiko apskaitos žiniaraštį, kuriame rodoma kiekvienos užduoties eiga. Tai leis jums stebėti ir kontroliuoti viską iš vieno darbalaukio ar mobiliojo įrenginio, nereikalaujant peršokti.

Pavyzdžiui, norint padėti lankstumui, „WorkflowMax“ apima šešias laiko sekimo parinktis:

1. Gebėjimas rankiniu būdu įvesti pradžios ir pabaigos laiką.
2. Galimybė įvesti tikslų dirbtų valandų skaičių.
3. Paprastas paleidimo ir sustabdymo laikmatis, įrašantis faktines dirbtas valandas.
4. Tikslas sukurtas „Adobe“ valdiklis, leidžiantis skelbimams sekti „Adobe“ produktų, pvz., „Indesign“, „Illustrator“, „Photoshop“, „After Effects“, „InCopy“, „Premiere Pro“ ir „Prelude“, laiką.
5. Mobilus draugiškas laikmatis leidžia įvesti laiką kelyje.
6. Keletas trečiųjų šalių darbalaukio valdiklių, kurie integruojasi su „WorkflowMax“ ir suteikia geresnį funkcionalumą ir lankstumą, įskaitant vizualinį priminimą apie dabartines ir būsimas užduotis.

Kaip viršininkas, taip pat galite redaguoti laiko lapus kasdien arba kas savaitę, priklausomai nuo projekto trukmės. Yra ir kitų laiko stebėjimo įrankių, pvz., „Due“, kurie pasižymi panašiomis funkcijomis, įskaitant sklandaus atsiskaitymo ir sąskaitų faktūrų pateikimo integravimą.

3. Visiškas pritaikymas

Nors lankstumas yra svarbus, visiškos pritaikymo galimybės yra neabejotinai svarbesnės. Programai reikia dirbti su jau turimomis sistemomis, procesais ir programine įranga. Pvz., Jei reikia ką nors keisti, ar patys pakeitimai gali būti padaryti pačioje programoje?

Žvelgiant į tinkinimo parinktis, ypač svarbu patikrinti trečiųjų šalių integraciją. Įsitikinkite, kad jūsų laiko stebėtojas palaiko programas, kurias jūsų verslas jau naudoja, pvz., Prognozė, „Trello“, „Google Apps“, „Basecamp“, „Stripe“ ir „PayPal“.

Tokiu būdu jūsų nauja programa gali lengvai atverti jūsų dabartinę programos ekosistemą. Jei pasirinksite teisingai, visos jūsų programos veiks vientisai, stumdamos duomenis iš vieno į kitą, nereikalaujant dvigubo įrašo.

Paimkite IT kompaniją „Conquest Solutions“. „Conquest Solutions“ jau naudojo „Xero“ kaip savo apskaitos platformą, taip pat „FreshDesk“, kad suteiktų savo klientams IT paramą. Dėl šios priežasties jie pasirinko laiko stebėjimo programą, kuri integruota į esamą „app ekosistemą“.

Palaikymo bilietai buvo automatiškai išstumti iš „FreshDesk“ užklausų į jų laiko stebėtoją, kuris leido jiems kurti sąskaitas ir sąskaitas klientams. Iškart po įgyvendinimo, „Conquest Solutions“ pradėjo matyti naudą: 66% sumažino citavimo laiką, 24% padidino dienos kursą, ir (dėka skaidrumo „app“ ekosistemos pasiūlymai) niekada neginčijo sąskaitos.

4. Intuityvus dizainas

Geriausios programos turi vizualiai patrauklią sąsają ir galingą „backend“ funkciją. Mes šiek tiek kalbėjome apie tai, kodėl galingas „backend“ funkcionalumas (įskaitant gebėjimą visiškai pritaikyti programą konkrečioms verslo reikmėms) yra toks svarbus.

Bet kodėl vizualinis dizainas toks kritiškas?

Dizainas gali labai paveikti mūsų emocijas. Ir mūsų emocijos, konkrečiai, ar jūsų darbuotojai „mėgsta“ savo laiko stebėjimo programos jausmą, nustatys, ar jie iš tikrųjų ją naudoja.

„Smashing Magazine“ neseniai ištyrė šį gilų ryšį „Pagalvokite, kad jūsų programa yra graži? Ne be vartotojo patirties dizaino. “Estetika neturi būti nesuderinama su naudojimu.

Atsižvelgiant į pasirinkimą tarp tinkamo bjauraus produkto ir patogaus naudoti, kodėl gi ne pastaroji? Kitaip tariant, gražus dizainas iš tikrųjų nėra pats grožis.

Viskas apie tai, ar jūsų darbuotojai lengvai suras jūsų laiko stebėtoją ir natūraliai jį naudos savo kasdieniniams poreikiams.

Laiko sekimo programos išbandymas

Atminkite, kad jei nesate vienišas laisvai samdomas darbuotojas, laiko stebėjimo programos pasirinkimas yra toks pat, kaip ir jūsų patirtis kaip jūsų darbuotojo patirtis. Pasirenkant tinkamą programą, apsvarstykite galimybę pasirinkti savo darbuotojų grupę išbandyti savo galutinį vieną ar du pasirinkimus per savaitę.

Kiek lengva yra įvaikinimo laikotarpis?

Ar jie sugebėjo naršyti programą ir integruoti ją į savo darbo eigą?

Arba naudojant programą tapo didesniu vargo, nei rankiniu būdu stebint valandas?

Vaizdas: „WorkflowMax“

7 Pastabos ▼