Tikriausiai jau naudojate „debesį“ (t. Y. Eidami į internetą), kad galėtumėte naudoti kai kuriuos savo verslo aspektus.
Tačiau, kaip „Microsoft Worldwide SMB“ viceprezidentas Thomasas Hansenas paaiškina, net jei jūs parduodate dėl debesies teikiamų privalumų, tai gali atrodyti bauginantis pradėti arba padaryti daugiau.
Jis pasisako už žingsnių didinimą. Pradėkite mažas. Tada darykite daugiau laiko.
$config[code] not foundTaigi, aš maniau, kad remsiu šia idėja, apibūdindamas 10 dalykų, kuriuos galite padaryti, pradedant šiandien - šokti ant debesies arba padidinti debesų programų naudojimą. Pasirinkite keletą šių taktinių veiksmų ir sutaupykite laiko, efektyviau valdykite verslą ir dažnai sumažinkite išlaidas:
1) Nustatykite numatytąją failų taupymo vietą debesyje
Vienas dalykas yra kalbėti apie centrinį failų saugojimą internete. Tačiau tai dar vienas dalykas, jei jūs ir jūsų darbuotojai turi imtis papildomų veiksmų, kad visą laiką būtų perkeliami failai į internetinę debesų saugojimo platformą.
Pagalvok apie tai. Jei jūs ir jūsų personalas pirmiausia taupo vietinį standųjį diską ar įrenginį, tai reikės dvigubai daugiau pastangų apsisukti ir išsaugoti šiuos failus į debesies failų saugyklą vėliau.
Tačiau galite „nustatyti ir pamiršti“, taigi nereikia imtis jokių papildomų veiksmų. Ir jūsų svarbūs įmonės failai bus automatiškai paremti šiame procese.
Tiesiog sukonfigūruokite savo kompiuterius taip, kad kiekvieno darbuotojo numatytoji vieta, kurioje būtų išsaugotos rinkmenos, yra įmonės internetinis saugojimo sprendimas.
Pvz., Jei „Microsoft OneDrive“ naudojate kaip debesų saugojimo sprendimą, lengva konfigūruoti, kad „Windows 8“. Spustelėkite „PC Settings“ (kompiuterio parametrai) ir pamatysite „OneDrive“ meniu punktą. Iš ten galite spustelėti įjungimo / išjungimo mygtuką, kad OneDrive būtų numatytoji failų saugojimo vieta.
Arba ieškokite internete, kad sužinotumėte, kaip jį pakeisti į pasirinktą platformą savo konkrečiame įrenginyje. Galima nustatyti debesų saugyklą kaip daugelio įrenginių numatytąją išsaugojimo vietą.
2) Eikite į mažai kabančius vaisius: „Cloud Cloud“ ir dokumentus
Kita logiška vieta pradėti priimti debesų pagrindu veikiančią el. Pašto ir dokumentų platformą, pvz., „Office 365“. Jei tai dar nepadarėte, leiskite man pasakyti, kad verslo nauda yra gana įtikinama.
Pirma, jis padeda jums ir jūsų komandai asmeniškai. Jei naudojate kelis įrenginius (kaip aš!), Jūs galite turėti prieigą prie visų biuro tipo dokumentų ir el. Laiškų, nesvarbu, kokio įrenginio naudojate. Vykstate į konferenciją ir su savimi nešiojamą kompiuterį ar planšetinį kompiuterį? Naudodamiesi debesų našumo platforma, pvz., „Office 365“, turite viską, ko jums reikia, tik prisijungdami. Niekada daugiau nereikės perkelti failų iš nykščio įrenginių arba vėliau sinchronizuoti įrenginius.
Antra, ji padeda bendradarbiauti komandoje. Mano versle dauguma komandos narių dirba nuotoliniu būdu iš savo namų. Vis dėlto mes visi galime turėti prieigą prie failų ir tų pačių įrankių, tiesiog prisijungdami prie naršyklės ar mobiliosios programos.
Pavyzdžiui, mes plačiai naudojame bendrus kalendorius. Tokiu būdu galime stebėti įmonės terminus, kurie turi įtakos daugeliui žmonių ir padalinių, centralizuoja priminimus ir žvilgsniu mato tvarkaraščio prieinamumą.
Mes taip pat naudojame bendrai naudojamą dokumentų bendradarbiavimą - pažodžiui kasdien. Tai, ką mes darome, rengia susitikimus per konferencinį pokalbį arba vaizdo konferenciją, o tada komanda žiūri ir redaguoja vieną dokumentą, kai mes esame konferencijoje. Arba mes priimame susirinkimo pastabas centriniame bendrame dokumente. Tai sutaupo daug laiko. Vėliau posėdžio pranešimai nebūtini. Mums nereikia nerimauti, kuri dokumento versija yra naujausia, nes mes visi čia kuriame ir redaguojame tą patį dokumentą.
Be to, galite paskirstyti išlaidas kas mėnesį. Nėra didelio priekinio licencijos mokesčio - tai yra daug lengviau biudžetui ir sau leisti.
3) Sukurti centrinę internetinę registravimo sistemą
Kai gausite visus taupymo debesyje, jums reikia paprasto būdo, kad jūsų komanda galėtų rasti, kas ten yra, bendrų failų.
Norėdami tai padaryti, sukurkite internetinę rinkmenų sistemą. Organizuokite didėjantį dokumentų ir failų, kuriuos jūsų įmonė kuria kasdien, skaičių.
Naudokite aiškiai pažymėtų aplankų seriją. Ar organizuojate savo darbą pagal projektus? Pagal klientus? Pagal skyrius? Sukurkite sistemą, kuri būtų naudinga jūsų verslui.
Su visos įmonės registravimo sistema, jūsų komanda sutaupys daug valandų, kurias jie kitaip praleistų ieškodami elementų ar dubliavimosi, nes jie nieko neranda.
4) Skatinti klientus ir rangovus pasidalinti per debesį
Kiek kartų atsidūrėte el. Paštu ir atgal? Tada vėliau turite medžioti per el. Laiškus, kad rastumėte reikalingą failą.
Sutaupysite laiko, bendrindami failus tiesiogiai per debesį.
Jūs negalėsite „priversti“ trečiųjų šalių naudoti savo debesų bendrinimo platformą, kodėl neprašykite? Greitai nurodykite naudą, pvz., „Mes norėtume bendrinti ir redaguoti failus„ OneDrive “arba„ Dropbox “ar kitoje platformoje), nes tai taupo laiką medžioklui el. Paštu. Ar galėčiau jame pasidalinti? “
Kai kurie tokiu būdu nebus patogūs bendrinti failus. Bet jūs galite būti nustebinti, jei paminėsite jį kaip pasirinkimą.
5) Naudokite elektroninio parašo programas
Ar siunčiate ar gaunate daug dokumentų, kuriems reikia parašų? Jei taip, jūs ir jūsų komanda tikriausiai praleidžia daug laiko el. Paštu, spausdindami, pasirašydami, nuskaitydami, faksuodami - žinote sėjamąją.
Patarimas: patikrinkite debesies pagrindu veikiančias elektroninio parašo programas. Pagalvokite, Hello Sign arba DocuSign. Taip pat yra daug kitų elektroninio parašo parinkčių.
Jie sutaupo daug laiko. Ne tik tai, kad elektroninio parašo programos atima tam tikrą atidėjimo veiksnį, nes galite iškart pasirašyti dokumentą, net kai važiuojate keliu, o ne laukti, kol esate šalia spausdintuvo ar fakso aparato.
Jie taip pat atima daug apyvartos dokumentų, skirtų pasirašyti. Jie parašo dokumentus visoms šalims pasirašyti ir netgi siunčia priminimus.
6) Sukurkite debesyje skaitmenines turto bibliotekas
Leiskite jums užduoti klausimą: kiek laiko praleidžiate medžioti ar perduoti įmonės skaitmeninį turtą?
Kalbu apie jūsų logotipą, tą brošiūrą, kurią per keletą metų nuvyko į parodą, praėjusiais metais naudojamą valdybos pristatymo šabloną, tuščią veiklos peržiūros formą, oficialią įmonės nuotrauką, vykdomuosius biurus, spaudos rinkinius ir kitą turtą.
Jei jūsų įmonė yra kažkas panašaus į mano anksčiau buvusią, jūs praleidžiate pernelyg daug laiko šitai medžiagai kasti.
Sukurkite skaitmeninio turto biblioteką. Nustatykite centrinį bendrąjį aplanką arba aplankus debesų saugojimo platformoje. Dabar šis turtas bus prieinamas visiems jūsų komandos nariams, kuriems jų reikia, bet kur ir bet kada. Jiems nereikės medžioti ir nerasite kito.
7) Konvertuoti vieną svarbią verslo sistemą į debesį
Jūs neturite spręsti visų savo verslo sistemų ir perkelti viską į debesį vienu metu. Pradėkite žiūrėti tris svarbiausias sistemas. Tai gali būti „QuickBooks“, jūsų kontaktų duomenų bazė ir atsargų valdymo sistema.
Jei vis dar naudojate šių sistemų vietines ar darbalaukio versijas, pradėkite vertinti debesų pagrindu (internetu) teikiamas versijas. Naudodami debesų versijas, gausite daug galimybių, kad visa komanda galės naudotis informacija ir geriau bendradarbiauti. O debesų sistemos palengvina duomenų perdavimą iš vienos sistemos į kitą, pašalindamos dvigubą duomenų įvedimą ir informacijos siloso efektą vienoje sistemoje.
Kuris app bus pristatyti didžiausią sprogimo perkeliant į debesis? Tai klausimas, kurį reikia paklausti.
8) Reikalauti, kad „Cloud-updated Malware Protection“ būtų taikoma visiems darbuotojams
Tai ypač svarbu atokiems darbuotojams.
Didelės įmonės paprastai turi įmonės IT skyrių, kuris sukuria įmonės tinklą, kurio apsaugos priemonės yra tokios kaip kenkėjiškų programų apsauga.
Tačiau mažos įmonės gali neturėti tinklo.
Arba smulkaus verslo komanda dažnai dirba su žmonėmis, kurie nėra jų tinkle. Nuotoliniai darbuotojai gali prisijungti iš savo prietaisų iš namų, naudodami viešą debesį. Jie tiesiog prisijungia internetu.
Todėl svarbu, kad kiekvienas, kuris naudojasi jūsų sistemomis ar duomenimis, arba bendrai naudojasi failais, nuolat atnaujintų kenkėjiškų programų apsaugą per naujus kenkėjiškų programų parašus per debesį.
„Microsoft“ siūlo įmontuotą „Windows Defender“ produktą staliniams kompiuteriams ir „Windows“ pagrindiniams įrenginiams - ir tai yra nemokama. Įsitikinkite, kad jis įjungtas. Arba turite kitą kenkėjiškų programų apsaugos parinktį.
Be to, kai „Windows 10“ pasirodys vėliau šiais metais, ji turės papildomų saugumo funkcijų, įdiegtų per „Windows Update“. „Windows 10“ taip pat pasiūlys „Windows Update for Business“ parinktį. Tai suteiks greitesnę prieigą prie saugos naujinimų ir svarbių pataisų bei valdyti naujinių diegimą IT administratoriams. Pavyzdžiui, jei turite IT skyrių, jis galės pristatyti pataisas į nutolusias svetaines, naudodamas ribotą dažnių juostos plotį.
9) Įdiegti „Cloud-Based Phone System“
Apsvarstykite arba balso per IP (VOIP) telefono paslaugą, arba programinės įrangos pagrindu veikiantį virtualųjį skydelį ir balso pašto sistemą.
Naudodamiesi nuotolinio ryšio telefonų sistemomis, jūs gaunate galimybę nuotoliniams darbuotojams gauti prieigą prie centrinės telefono sistemos - labai mažomis kainomis. Tai ypač svarbu mažoms įmonėms, turinčioms nuotolinius darbuotojus, arba tiems, kurie dirba namuose. Net jei komandos nariai naudojasi savo mobiliaisiais įrenginiais, vis tiek galite prisijungti prie centrinių plėtinių ir įmonės balso pašto dėžių.
Jūs taip pat gaunate profesionalų įspūdį automatinio balso pasveikinimo forma.
Balso pašto pranešimai gali būti nukreipiami kaip garso failai el. Paštu, todėl juos galima persiųsti kitiems komandos nariams.
Taip pat galite gauti naudojimo statistiką, kad padėtų matyti, kaip jūsų komanda naudoja telefoną - tai puikiai tinka, pavyzdžiui, klientų aptarnavimo funkcijai valdyti.
10) Naudokite vaizdo įrašų susitikimus
Paskutinis, bet neabejotinai ne mažiau svarbus dalykas - plačiai naudoti virtualius susitikimus vaizdo įrašais. Jei jau juos naudosite, fantastinis - atlikite daugiau iš jų.
Vaizdo įrašas suteikia asmeninės sąveikos įtaką klientams ir pardavimų perspektyvoms, be asmeninių kelionių išlaidų.
Vaizdo susitikimai taip pat puikiai tinka komandai. Žmonės, kurie dirba iš namų ar yra įsikūrę skirtingose įstaigose, gali jaustis izoliuoti. Tai gali būti demotyvuojanti. El. Paštas ir momentiniai pranešimai yra naudingi, tačiau jie nepakeičia komandos nario balso bangavimo ar boso šypsenos. Vaizdo įrašo dėka žmonės jaučiasi įtraukiami. Jis išlygina kelią dirbti kartu.
Daug mažų įmonių naudoja „Skype“, nes ji yra nemokama ir tiek daug žmonių jį naudoja asmeniniams tikslams, kuriuos jie jau pažįsta. Nepriklausomai nuo jūsų pasirinkto konferencijos sprendimo, tiesiog atlikite tai.
Tikiuosi, kad šios 10 idėjų paskatins jus padaryti daugiau su debesiu - arba patvirtinti, kad jūsų verslas yra tinkamas, kai kalbama apie debesis.
Nedelsdami išspręskite visus šiuos klausimus. Tiesiog pasirinkite vieną ar du ir pradėkite.
Šio rašymo metu Anita Campbell dalyvauja „Microsoft Small Business Ambassador“ programoje.
„Low-Hanging Fruit“ nuotrauka per „Shutterstock“
3 Pastabos ▼
