Daugeliui pašaukimas į susitikimą nėra sveikintinas įvykis. Daugelyje darbo vietų darbuotojai daug laiko praleidžia susitikimuose, kurie pernelyg dažnai veiksmingai nevykdo nieko. Vietoj to, kad posėdis leistų susilieti su kitais bevertiais - ir galbūt net skausmingais - susitikimais, kuriuos dalyviai galėjo patirti anksčiau, išskirkite save, efektyviai planuodami ir rengdami susitikimą.
$config[code] not foundNusistatyti tikslus. Visi susitikimai turėtų turėti tikslą. Prieš susirinkdami nuspręskite, ką norėtumėte įvykdyti šioje sėdėjimo vietoje. Sudarydami tikslą parašykite glaustą ir lengvai suprantamą pareiškimą, pvz., „Ketvirtojo ketvirčio reklamos kampanijos pasirinkimas“.
Parengti darbotvarkę. Išvardinkite visas temas, kurias norite aptarti susirinkime tokia tvarka, kokia norite juos aptarti. Pridėkite aiškesnį darbotvarkės tikslumą, nurodydami numatytą laiką prie kiekvieno elemento, kurį aptarsite, padedant užtikrinti, kad neįtraukėte per daug elementų.
Pasidalinkite savo tikslu ir darbotvarke prieš susitikimą elektroniniu paštu. Dalindamiesi susitikimo tikslu ir darbotvarke su tais, kurie dalyvaus prieš atvykimą, leisite jiems psichiškai pasiruošti susitikimui, taip pat suteikti jiems galimybę ateiti pasirengus su dokumentais ar kitomis medžiagomis, susijusiomis su planuojama temą.
Nustatyti vaidmenis. Pasirinkite asmenį, kuris tarnautų kaip sekretorius, ir paprašykite šio asmens užsirašyti susitikimo eigoje. Paskirti kitą susitikimo dalyvį, kuris veiktų kaip laiko laikytojas. Šis asmuo stebės laikrodį ir padės užtikrinti, kad kiekvienam darbotvarkės klausimui būtų skiriamas planuojamas laiko paskirstymas. Pripažinkite sau susitikimo moderatorių ir atlikite darbotvarkės elementų savalaikį ir veiksmingą atlikimą.
Pakartokite susitikimo kontrolę, jei ji išeina iš jūsų suvokimo. Ypač jei jūsų susitikimo dalyvis turi tendenciją vesti susitikimus, gyvybiškai svarbu, kad jūs, kaip posėdžio lyderis, pasinaudotumėte savo galia ir vykstate sesijoje. Kad tai padarytumėte efektyviai, mandagiai priminkite asmeniui, kuris bando užgrobti susitikimo priežastį, ir paprašyti jo išgelbėti savo šalutinį susirūpinimą vėliau aptarti.
Priskirti užduotis. Vykdami diskusijas ir nuspręsite, ką reikia padaryti, pavedkite šias užduotis vietoje. Taip pat nustatykite kiekvienos užduoties užbaigimo datą, pagerindami tikimybę, kad užduotis iš tikrųjų bus padaryta. Paprašykite individualaus susitikimo protokolo užsirašyti šias užduočių užduotis.
Sudarykite susitikimą laiku. Jei leisite susitikimui praeiti savo suplanuotą pabaigos tašką, tikriausiai pastebėsite, kad daugelis dalyvių psichiškai patikrina sėdimą vietą. Jei pasieksite nustatyto laiko pabaigą ir turite klausimų, kuriuos turite aptarti, pateikite juos vėliau, nepaisydami tų, kurie davė laiko dalyvauti posėdyje.
Dalinkitės minutėmis po susitikimo. Susirinkimo protokolus išsiųskite kartu su ačiū dalyviams už bendradarbiavimą ir pasišventimą 24 valandų susitikimo pabaigoje. Jei susitikimo metu priskyrėte daug užduočių, įtraukite mandagų priminimą dalyviams, kad jie galėtų sekti priskirtus elementus.
