Išlaidų kompensavimo sukčiavimas gali būti labai brangus mažoms įmonėms. Neseniai atliktas „Chrome River Technologies“ tyrimas rodo, kad ji gali kainuoti Amerikos bendrovėms iki 1,9 mlrd. JAV dolerių per metus.
Tai yra apie 35 000 JAV dolerių vienam verslui. „Small Business Trends“ kalbėjo su „Anne River Becknell“, „Chrome River Technologies“ klientų sėkmės viceprezidentu, apie tai, ką reikia žinoti smulkiajam verslui.
$config[code] not foundKaip rodo pavadinimas, sukčiavimas dėl išlaidų atlyginimo yra nusikaltimas, kuris atsiranda, kai darbuotojas pateikia pretenziją gauti melagingas verslo išlaidas.
Kaip išvengti išlaidų kompensavimo sukčiavimu
Naudokite atnaujintą technologiją
Sąnaudų ataskaitų tvarkymas ir auditas turi būti veiksmingos naudojant šiuolaikines technologijas. Rankinių išlaidų ataskaitų naudojimas buvo numeris vienas iš apklausos klausimų.
„Nuostabu, kiek mažų ir vidutinių įmonių vis dar naudoja žvakių ir pieštukų metodą“, - sako Becknellas. „Jie vis dar tai daro popieriuje arba su Excel skaičiuoklėmis ir el.
Su šiomis senovinėmis sistemomis susijusi problema yra nesugebėjimas sekti ir matyti tendencijas, kurios turėtų išjungti pavojaus signalus. Technologijos, apimančios tokius įrankius kaip automatizuota analitika, padeda pastebėti taškus, kaip tą patį čekį, kuris buvo pateiktas kelis kartus.
„Becknell“ sako, kad automatizavimas perpus sumažina sukčiavimo išlaidas.
Suprasti vyrų apgauti daugiau
Išlaidų kompensavimo sukčiavimas nėra viena iš sričių, kuriose lyčių lygybė. Iš tiesų pranešime teigiama, kad vyrai daugiau nei du kartus galėjo padaryti nusikaltimą, nei jų moterys. Ne tik tai, kad jie buvo daugiau nei keturis kartus labiau tikėtina, kad į savo išlaidas pridės bent $ 1000.
Žinokite jaunesnius darbuotojus, kurie įsipareigoja daugiau šių nusikaltimų
Tiesą sakant, beveik 83 proc. Išlaidų kompensavimo sukčiavimo atvejų padarė 25–44 darbuotojai.
Įgyvendinti oficialią rašytinę politiką
Svarbi ne tik rašytinė politika, bet ir smulkiajam verslui turėtų būti taikoma procedūra, pagal kurią vadovybės darbuotojai suprato, ką jie turi žinoti. „Becknell“ siūlo darbuotojams pasirašyti dokumentą, kad jie galėtų prisiimti atsakomybę už politiką.
„Kai pasirašote kažką, yra emocinis ryšys“, - sako ji.
Įtraukti aukšto lygio taisykles
Ši politika neturi būti pernelyg išsami, tačiau ji turi nustatyti išlaidų išlaidų ribas. Pavyzdžiui, nors nereikia tiksliai nustatyti tikslios sumos, kurią galite praleisti važinėjant kabinoje, jis turėtų pasakyti savo darbuotojams, ar verslo ar autobusų klasė yra priimtina.
Paprastumas turėtų būti vienas iš čia naudojamų etalonų.
Nesudėtinkite proceso
Apskaitininkai dažnai mato galimybę giliai įsisavinti įmonės išlaidas, kai jie automatizuoja procesą. Rezultatas - tai išlaidų ataskaita, kuri yra sudėtinga ir yra linkusi gauti gumos žiedą be tinkamo patikrinimo.
Todėl svarbu pažvelgti, kiek kartų ir kodėl išlaidų ataskaitos perduodamos asmeniui. Mažos įmonės turėtų siekti supaprastinti tą proceso dalį.
Atkreipkite dėmesį į asmenines išlaidas
Vienas didžiausių išlaidų, susijusių su sukčiavimu, yra asmeninių išlaidų keitimas verslo įmonėms. Vienas iš čia pateiktų pasiūlymų yra savaitgalio patiekalai, kai darbuotojas nėra planuojamas keliauti.
Saugokitės ekstravagantiškų išlaidų
Daugiau nei trečdalis tų, kurie leido apgauti „Chrome“ upės technologijoje, nurodė, kad sumos svyruoja nuo 100 iki 499 JAV dolerių. Pakeistos sumos yra raudonos vėliavos, kurias turėtumėte ieškoti. Pavyzdžiui, kvitas, kuris atrodo panašus į dviejų skirtingų tipų rašalą, paprastai yra miręs dovanos.
Patvirtinkite patvirtinimus
„Jūs norėsite patvirtinti šias įplaukas prasmingai ir apmokyti patvirtintojus“, - sako Becknellas. Ji priduria, kad svarbu suprasti, ko ieškoti, ir kad jie yra atsakingi už bet kokių apgaulingų pretenzijų gavimą.
Naudokite įmonės kredito korteles kaip iniciatyvų žingsnį
Kur įmanoma, įmonės kredito kortelių naudojimas neskatina apgaulingų pretenzijų. Tai puikus būdas užrakinti svarbią informaciją, pvz., Datą ir bet kokio sandorio sumą.
Nuotrauka per Shutterstock
