Bet kurioje įstaigoje yra užduočių, kurias reikia užbaigti, kad verslas galėtų judėti į priekį. Šios užduotys, kurios priklauso biuro darbui, paprastai yra gana paprastos ir lengvai valdomos ir paprastai priskiriamos pradinio lygio darbuotojams. Nepaisant to, kad raštinės užduotys, kaip antai rašymas ir pateikimas, yra gana paprastos, jos užima daug laiko - daugeliu atvejų vadovai ir vidutinio lygio darbuotojai sutelkti dėmesį į kitus prioritetus ir nesugeba sekti visko, ką reikia padaryti. Dėl šios priežasties daugelis įmonių samdo pagalbinius darbuotojus, kurie yra specialiai atsakingi už šių užduočių vykdymą.
$config[code] not foundBendra veikla
Kanceliarinės pagalbos darbuotojo pavadinimas reiškia asmenis, kurie remia arba padeda bendradarbiams su įvairiomis užduotimis. Kai kurios iš labiausiai paplitusių į šią kategoriją įtrauktų darbo vietų yra spausdinimo dokumentai, padavimas, atsiliepimas į telefonus, laiškų tvarkymas, duomenų įvedimas, kopijavimas, faksogramų siuntimas ir gaunamų laiškų rūšiavimas bei pristatymas. Kanceliarinės pagalbos specialistai taip pat gali būti atsakingi už atsargų priežiūrą ir užsakymą bei kitų paskirtų užduočių tvarkymą, pavyzdžiui, maisto produktų užsakymą susitikimams. Atsižvelgdami į šias pareigas ir atimdami jas iš kitų plokščių, jie padeda išlaikyti sklandų biurą ir užtikrinti, kad viskas liktų organizuota.
Nors bendroji kanceliarijos parama yra skirta šiems bendriems uždaviniams, kai kuriose įmonėse ar departamentuose pagalbinė tarnyba gali būti orientuota į konkrečią veiklą arba reikalauti daugiau specializuotų žinių. Pavyzdžiui, finansų departamento kanceliarijos veikla gali apimti buhalterinės apskaitos užduotis, mokėtinų sumų tvarkymą ir gautinas sumas, padedant mokėti darbo užmokestį, renkant ir patikrinant išlaidų ataskaitas. Jei dirbate vyriausybės įstaigoje, jūs galite būti atsakingas už leidimų pateikimą ar pašto siuntų tvarkymą. Nepaisant nustatymo, didžioji dalis kanceliarijos paramos apima pasikartojančias, apibrėžtas užduotis, o ne strateginį ar operatyvinį darbą.
Įgūdžiai ir švietimas
Dauguma pagalbinių pagalbinių vaidmenų yra pradinio lygio, todėl paprastai reikalingas vidurinės mokyklos diplomas arba lygiavertis. Kai kurie asmenys papildomai moko biuro administravimą per suaugusiųjų švietimo ar bendruomenės koledžo programą, o kiti pereina į šiuos vaidmenis bakalauro laipsniu, kaip priemone, padedančia eiti į poziciją su didesne atsakomybe ir didesniu užmokesčiu.
Pagrindinių biuro užduočių pažinimas yra svarbiausia rašytinės paramos vaidmenų kvalifikacija. Nors įmonės mokys darbo vietoje tam tikruose procesuose ir procedūrose, jos tikisi, kad tarnautojai rems darbuotojus įdarbindami bendrą įgūdžių rinkinį.Šie įgūdžiai apima žinias, kaip naudotis pagrindinėmis biuro mašinomis (faksu, kopijuokliu ir tt); bendri kompiuteriniai įgūdžiai, įskaitant galimybę įvesti 60 žodžių per minutę ar greičiau, taip pat pagrindinę teksto apdorojimo ir skaičiuoklės programinę įrangą; rinkimo sugebėjimai; duomenų įvedimo įgūdžiai; ir gebėjimas naudotis telefonu ir išmokti įmonės telefono sistemą.
Kanceliarinės pagalbos darbams taip pat reikalingi įvairūs įgūdžiai. Profesionalus elgesys yra privalomas, o taip pat išskirtiniai organizaciniai įgūdžiai. Klientų aptarnavimo įgūdžiai yra svarbūs, ypač jei bendraujate su visuomene. Kai kuriose pramonės šakose, pavyzdžiui, sveikatos priežiūros ir finansų sektoriuose, tikimasi, kad kanceliarinės pagalbos darbuotojai susipažins su pramonės reglamentais, susijusiais su informacijos saugumu ir asmens duomenimis, ir atitinkamai atlikti savo darbą.
Dienos vaizdo įrašas
Atnešė jums iš sėjinukų, kuriuos jums pristatėKanceliarinės pagalbos atlyginimas
Kadangi biuro pagalba laikoma pradinio lygio pozicija, atlyginimai yra palyginti maži. Pasak „PayScale.com“, vidutinis valandinis darbo užmokesčio tarifas yra 12,87 JAV doleriai, o metinis atlyginimas yra apie 30 000 JAV dolerių. Apmokėjimas paprastai yra proporcingas patyrimui, tačiau net patys patyrę paramos specialistai retai uždirba daugiau nei 40 000 JAV dolerių per metus. Tačiau šioje srityje yra galimybių augti, nes daugelis žmonių eina į aukštesnius mokėjimus atliekančius administracinius ar vykdomuosius padėjėjus, arba pereina prie skirtingų darbo vietų organizacijoje. Pasak „PayScale.com“, taip pat labai paprasta, kad medicinos srityje dirbantis pagalbos teikėjas pereis prie medicinos asistento, registruoto slaugytojo ar slaugytojo.
Aukščiausios mokamos pramonės šakos, skirtos pagalbinei pagalbai, yra vyriausybė ir profesinės, mokslinės ir techninės paslaugos. Tačiau sveikatos priežiūros paslaugos taip pat yra didelės apimties sritis, o viena pramonė, kurioje artimiausiais metais tikimasi bent šiek tiek augimo.
Kanceliarinės pagalbos pramonės tendencijos
Kaip ir daugelyje pramonės šakų, technologija keičia kanceliariją ir darbo tvarką. Daugelį anksčiau rankiniu būdu atliktų užduočių dabar galima atlikti kompiuteriu, taupant laiką ir didinant papildomo mokymo poreikį. Šioje srityje formuojasi dvi pagrindinės tendencijos, keičiančios biuro pagalbos veidą.
Pirma, perėjimas prie kompiuterizuotų biurų keičiasi ir, kai kuriais atvejais, panaikina reikalavimą teikti pagalbines paslaugas. Įmonės dėl daugelio priežasčių vykdo kompiuterį arba bent jau mažiau popieriaus, įskaitant geresnį tvarumą, geresnį organizavimą ir mažesnes išlaidas. Iš tiesų, 2014 m. „Gartner“ tyrime nustatyta, kad JAV įmonių išlaidos, susijusios su popierinių dokumentų saugojimu ir paieška, yra maždaug 25 mlrd. JAV dolerių iki 35 mlrd. Naudodamiesi skaitmeninėmis paslaugomis kurti, saugoti ir tvarkyti dokumentus, įmonės gali sutaupyti pinigų ir tapti efektyvesnės.
Kalbant apie pagalbines paslaugas, tai taip pat reiškia, kad sumažėja poreikis kažkam fiziškai pateikti dokumentus - arba rašyti ir spausdinti laiškus, sekti dokumentus ir pan. Nors kai kurios bendrovės panaikina raštines pareigas (Darbo statistikos biuras iki 2026 m. Nedaug auga šioje srityje, nes dėl to daugiausiai dėl technologijų), kiti keičia tokių pareigų kvalifikaciją ir reikalauja pažangių kompiuterinių įgūdžių ir patirties valdant elektroninius dokumentus.
Kita tendencija, daranti įtaką pagalbinei pagalbai, yra virtualaus asistento augimas. Virtualūs padėjėjai, taip pat žinomi kaip VA, yra padėjėjai arba pagalbiniai darbuotojai, kurie dirba nuotoliniu būdu ir teikia daugybę tų pačių paslaugų, kaip ir padėjėjo biure. Daugelis VĮ dirba verslininkams ar smulkaus verslo savininkams, kuriems reikia pagalbos, bet negali sau leisti arba neturi vietos ar įrangos, kad galėtumėte samdyti ką nors, kad dirbtų visą darbo dieną biure. Vėlgi, ši pramonė yra svarbiausia technologija, nes virtualūs padėjėjai dirba internetu, naudodamiesi el. Kai kurios VA yra specialistai ir atlieka užduotis, pvz., Socialinės žiniasklaidos ir interneto svetainės valdymą, o kai kurie verslininkai tiesiog turi ką nors, kad galėtų tvarkyti savo el. Paštą ir atsakyti į klientų užklausas.
Kadangi virtualūs padėjėjai paprastai yra savarankiškai dirbantys asmenys arba dirba laisvai samdomais darbuotojais, jie dažnai gali mokėti didesnę darbo užmokesčio normą nei biuruose dirbantys asmenys. Kai kurie VA taip pat dirba keliems klientams vienu metu, didindami jų uždarbio potencialą. Vidutiniškai VA uždirba nuo 10 iki 25 JAV dolerių per valandą.
Nukreipimas į kanceliarinę pagalbą
Nors pagalbinės darbo vietos gali būti ne tokios gausios, kaip kada nors buvo, jos vis dar yra prieinamos. Dauguma atidarymų atsiranda dėl apyvartos ir padėjėjų, paliekančių kitas galimybes.
Geras atnaujinimas, skirtas pagalbinei pagalbai, parodys jūsų administracinius ir techninius įgūdžius. Parodykite darbdaviams, kad esate organizuoti, orientuoti į detales, yra geras problemų sprendimas ir puikūs bendravimo įgūdžiai. Būtinai nurodykite savo techninius įgūdžius kiekybiškai; nurodykite, kaip greitai galite įvesti žodžius per minutę ir nurodyti programinę įrangą, kurią žinote, kaip naudoti. Išsamiai apibūdindami savo patirtį, atkreipkite dėmesį į užduotis ir pasiekimus, kurie atskleidžia jūsų rašymo įgūdžius, ypač tuos, kurie gali jus atskirti nuo kitų kandidatų. Visų pirma būkite kruopščiai susipažinę su gramatika ir rašyba. Kaip ir su bet kokiu atnaujinimu, klaidos ir prastos gramatikos atspindi prastai savo įgūdžius, tačiau tokioje srityje, kuri yra išsamiai orientuota į kanceliariją, turite būti tobula. Niekas nesiruošia samdyti rašytoją, kuris negali gauti savo pačių teisės.
Rašto darbus paprastai galima rasti darbo skelbimų lentose arba įmonių svetainėse. Laikinosios agentūros taip pat yra gera vieta ieškoti tokio darbo. Darbas kaip tempas suteikia jums galimybę kurti savo įgūdžius įvairiose įmonėse. Kai kurios agentūros dirbs ilgą laiką, arba dirbate kaip temp. Stažuotės yra dar vienas būdas sukurti savo biuro palaikymo įgūdžius. Nors daugelis įmonių, turinčių oficialių stažuočių programų, leidžia praktikantams dirbti su konkrečiais projektais, dažniausiai tikimasi, kad stažuotojai „mokės savo mokesčius“. Tikėtis, kad praleisite šiek tiek laiko bet kokioje stažuotėje, padarydami tam tikrą padavimo, duomenų įvedimo, pašto ar atsakymo telefonų tvarkymo funkciją, bet pažvelkime kaip galimybę plėtoti įgūdžius, kurie vėliau gali būti naudingi.
Padaryti sau būtiną
Tiesiog dėl to, kad biuro darbas paprastai yra įėjimo lygis, tai nereiškia, kad negalite būti svarbi komandos dalis. Tiesą sakant, būtinas, kad jūsų viršininkas ir bendradarbiai taptų nepakeičiamomis, galite padidinti savo galimybes gauti reklamą ir galiausiai turėti savo biuro palaikymo komandą. Pradedantiesiems, rimtai paimkite savo darbą ir atlikite kiekvieną užduotį - nesvarbu, kaip tai būtų maloni ar varginantis. Kaip ir bet kuriam darbui, bus jūsų darbo dalių, kurios jums patinka, ir dalių, kurių nekenčiate, tačiau jums reikia elgtis tiek kaip svarbius, tiek gerai.
Antra, išmokti nustatyti prioritetus. Yra tikimybė, kad bet kuriuo metu turėsite daugybę projektų ir užduočių savo plokštelėje, ypač kai teikiate paramą visai komandai ar biurui. Sužinokite, kaip nustatyti, kas yra svarbiausias prioritetas, ir ko galima laukti, ir sukurti sistemas, užtikrinančias, kad kiekvienas gautų tai, ko jiems reikia, kai reikia. Daugiafunkcinis darbas ir laiko valdymas yra labai svarbūs pagalbiniai darbuotojai, susipažinę su įmonės ir komandos nario tikslais ir prioritetais, galite suteikti aukščiausio lygio paramą.
Trečia, būkite pasirengę eiti į papildomą mylią. Jūsų darbas yra teikti paramą ir tai gali reikšti keletą papildomų užduočių čia ir ten. Nepriklausomi padėjėjai visada nori mokytis ir padarys viską, ko reikia, kad ne tik atliktų darbą, bet ir išspręstų problemas bei užkirstų kelią krizėms. Pavyzdžiui, jei matote, kad asocijuotas asmuo, išsiųstas per atmintinę, kurioje yra didelė klaida, ne tik spausdinkite ir platinkite dokumentą. Patvirtinkite su asocijuotu asmeniu, kad informacija yra teisinga ir atlikite reikiamus pakeitimus.
Galiausiai visada būkite profesionalūs ir mandagūs. Gali būti atvejų, kai kiti organizacijos nariai elgiasi su juo ar nesuteikia pagarbos, kurią nusipelno, bet išlaikyti savo profesionalumą. Gydymas kiekvienu su gerumu ir pagarba padidins jūsų akcijų kiekį įmonėje, ypač jei jūs sukursite diskrecijos reputaciją ir norą padėti. Savo kanceliarijos palaikymo pozicijoje tikriausiai turėsite prieigą prie daugybės informacijos, tačiau priešinsiu pagundai garbinti arba dalintis tuo, ką žinote. Pasinaudodami savo viršininko ir kolegų pasitikėjimu, galite prisidėti prie savo karjeros, o tarnauja kaip bičiulio gandai.
