Jei įtraukėte savo verslą į „S Corporation“ ar „C Corporation“, dauguma valstybių reikalauja, kad jūs atidžiai stebėtumėte įmonės veiklą. Kiekvieną kartą, kai direktorių valdyba susitinka, jūsų įmonė turi tvarkyti bylos dokumentą, kad būtų laikomasi teisės aktų reikalavimų.
Yra ilgas galimų sandorių ir rezoliucijų sąrašas, kurį jums gali tekti įrašyti. Tai gali apimti viską nuo:
$config[code] not found- Naujo pareigūno paskyrimas.
- Direktoriaus atsistatydinimas.
- Pirkimo draudimas.
- Pardavimo atsargos
- Kredito kortelės / kredito kortelės gavimas įmonės pavadinime.
Įrašų saugojimas gali būti labai svarbus, ypač mažų įmonių savininkui. Tačiau tinkamos posėdžių minutės yra būtinos, kad jūsų korporacija būtų geros būklės ir išlaikytų asmeninį atsakomybės skydą. Toliau pateikiami keli svarbiausi dalykai, kuriuos reikia žinoti, kai kalbama apie susitikimų protokolus.
Kas yra susitikimo protokolai?
Posėdžio protokolai oficialiai apžvelgia, kas buvo padaryta ar kalbėta oficialiuose susitikimuose, įskaitant visus priimtus sprendimus ar veiksmus, kurių buvo imtasi.
Jie priimami per oficialius bendrovės valdybos ar akcininkų susirinkimo susitikimus, pvz., Pirminius ir metinius susitikimus. Paprastai posėdžių protokolus užregistruoja korporacijos sekretorius (arba kitas posėdyje paskirtas asmuo).
Kas turėtų būti įtraukta į susitikimo protokolus?
Jūsų posėdžio protokoluose nebūtina įtraukti visų smulkmenų. Jums tereikia dokumentuoti pagrindinę informaciją ir priimtus sprendimus ar veiksmus. Apskritai, jūsų minutės turėtų būti pakankamai išsamios, kad galėtų būti jūsų įmonės „institucinė atmintis“.
Įprasta minutė apima:
- Pagrindinė informacija apie susitikimą: data, laikas, vieta.
- Kas dalyvavo, kartu su ypatinga pastaba tais atvejais, kai dalyviai atėjo vėlai ar paliko anksti.
- Darbotvarkės punktai su trumpu kiekvieno elemento aprašymu.
- Balsavimo veiksmai su išsamia informacija apie tai, kaip kiekvienas asmuo balsavo, ir susilaikius.
- Laikas, kai posėdis buvo atidėtas.
Daugeliu atvejų nereikia kurti minučių nuo nulio. Nemokamus šablonus galite rasti internete, kad jie taptų pradiniu tašku. Pasirinkite savo protokolų / dokumentų tipus, užpildykite ruošinius ir išspausdinkite juos, ir jūs įvykdysite savo įrašų saugojimo įsipareigojimus.
Kas privalo išlaikyti susitikimo protokolus?
Dauguma valstybių reikalauja, kad tiek „S“ korporacijos, tiek „C“ korporacijos dokumentuotų svarbiausius verslo sprendimus ir svarbiausius susitikimus.
Šiuo metu šios valstybės nereikia reikia laikyti protokolus:
- Delaveras
- Kanzasas
- Nevada
- Šiaurės Dakota
- Oklahoma
Be to, LLC neprivalo išlaikyti minučių.
Ką turėčiau daryti su protokolais po įrašymo?
Protokolo nereikia pateikti valstybei, bet gali būti laikomi su kitais įmonės įrašais, pvz., Įstatuose, įstatuose ir rezoliucijose.
Kaip ir kiti dokumentai, ne mažiau kaip septynerius metus turėtumėte pasilikti minučių. Korporacijos nariai, tokie kaip akcininkai, pareigūnai ir direktoriai, turi teisę peržiūrėti „susirinkimo protokolą“, pateikdami „pagrįstą prašymą“ bendrovei.
Nors nereikia pateikti šių dokumentų valstybei, jie vis tiek turėtų būti laikomi svarbiais dokumentais ir yra būtini norint apsaugoti jūsų įmonės gerą reputaciją ir ribotos atsakomybės statusą.
16 Pastabos ▼
