Konferencijos koordinatoriai arba susitikimų planuotojai paprastai dalyvauja visuose konferencijos aspektuose - nuo pradinių sutarčių pasirašymo iki valymo iki paskutinės renginio dienos. Tarp jų yra daugybė pareigų, kurias galite tikėtis susidurti. Nuo 2014 m. Šioje srityje buvo daug galimybių, kurios turėtų trukti bent iki 2024 m., Nes Darbo statistikos biuras prognozuoja, kad konferencijų koordinatorių užimtumas padidės maždaug 10 proc.
$config[code] not foundIšankstinis planavimas
Kaip koordinatorius, jūs privalote įsitikinti, kad visi jūsų klientams reikalingi duomenys yra raštu pateikiami sutartyje prieš pradedant ruoštis konferencijai. Susitikite su organizacijos vadovu, kad konferencijos metu būtų galima išsiaiškinti, kokių detalių, pavyzdžiui, kiek tikimasi lankytis, kokių patiekalų ir užkandžių reikia, kas tikslinę auditoriją sudaro, kokia konferencijos paskirtis ir koks biudžetas apribojimai, kuriais klientas yra Be to, turėsite derėtis su pardavėjais, įrenginiais ir kitais paslaugų teikėjais ir užregistruoti visas įvykio išlaidas. Paprastai turėsite biudžetą, kurį turite dirbti.
Organizuokite renginį
Baigę išsamią informaciją apie tai, kur vyks įvykis ir kas suteiks paslaugas, jūs būsite atsakingi už šių duomenų organizavimą sklandžiai veikiančioje operacijoje. Turėsite išsiaiškinti, kuriuos kambarius naudoja įvairūs garsiakalbiai, priklausomai nuo to, kaip populiarus bus dirbtuvės, ir kiek svečių planuojama įsigyti bilietų. Su savo klientu, jūs būsite atsakingi už meniu, stalo išdėstymo ir pramogų pasirinkimą ir mikrofonų bei garso ir vaizdo reikmenų tvarkymą. Jei dalyviai apsistoja kitose nei konferencijoje laikomi viešbučiai, jums gali tekti organizuoti transportavimą. Pasibaigus renginiui, turėtumėte sukurti išsamų tvarkaraštį ir kontaktų sąrašą kiekvienai paslaugai.
Dienos vaizdo įrašas
Atnešė jums iš sėjinukų, kuriuos jums pristatėMonitoriaus įvykis
Konferencijos metu tikimasi, kad būsite raginami rūpintis paskutinės minutės prašymais ir užtikrinsite, kad pardavėjai būtų ten, kur jie turėtų būti. Pirmąją dieną pradėsite ekskursiją po objektą, kad įsitikintumėte, jog tinkamai įrengtos ekspozicijos kabinos, kad viešbutis yra pasiruošęs atvykti svečiams ir kad ženklai yra tinkami. Jūs galite nešiotis telefoną ar būti pasirengę savo mobiliajame telefone, kad galėtumėte nedelsiant reaguoti į klientų pageidavimus. Be to, kad žiūrėtumėte, kaip vyksta konferencija, jūsų atsakomybė visų pirma bus trikčių šalinimas ir problemų sprendimas.
Sekti
Efektyvus konferencijos koordinatorius su klientais stebi, ar įvykis buvo laikomas sėkmingu. Taip pat turėsite surinkti mokėjimą iš karto po įvykio ir sumokėti savo pardavėjams. Sukurkite dalyvių apklausą, kad užpildytumėte prieš išvykdami iš įvykio ir pasidalykite rezultatais su savo klientu. Susitikite su pagrindiniais organizatoriais iš bendrovės, kuri surengė konferenciją, kad gautų atsiliepimus. Kadangi daugelis konferencijų koordinatorių taip pat dalyvauja parduodant savo paslaugas, gali prireikti paprašyti koordinuoti kitą susitikimą ar konferenciją, kai atliksite šį darbą.
