Gerai organizuotas biuras taupo laiką ir leidžia laimingesniems jums ir laimingesniems kolegoms.
Atsižvelgiant į popieriaus krūvą, sukrėtusius stalčius, sukabintus laidus ir dėžutes, kurios sėdi aplink, gali atrodyti, kad tai nėra didelis dalykas, bet tai yra tikra fizinė našta, kai manote, kad laikas, praleistas medžioklei, yra lengva rasti, bet ne. Neorganizuotos elektroninės bylos ir painiavos yra tokios pat didelės problemos.
$config[code] not foundTada yra psichikos našta. Nesvarbu, ar tai sąmoningai suvokiate, ar ne, netvarką gali pabrėžti visi.
Štai 21 būdas organizuoti savo fizines ir elektronines darbo vietas.
Paimkite jį nuo grindų
Eikite vertikaliai su knygų spintelėmis ir lentynomis. Dažnai pasibaigsime darbalaukio erdvės ar grindų ploto. Vertikalus saugojimas užtikrina efektyvesnį erdvės naudojimą ir suteikia daugiau akių lygio.
Sukurti „veiklos centrus“
Įdėkite viską, ko reikia norint užbaigti veiklą vienoje srityje, ypač jei reguliariai vykdote veiklą. Jūs vengiate laiko ieškoti ir surinkti, ko jums reikia. Pavyzdžiui, pakavimo ir pristatymo reikmenys ir įrankiai turėtų būti vienoje vietoje. Arba sukurkite lentyną daiktams, kuriuos vartojate, kai keliaujate, pvz., Kelioninis portfelis, neopreno rankovės ir nešiojamieji įkrovikliai.
Failas, nuskaitykite jį, susmulkinkite
Nenaudokite savo darbalaukio kaip gautų laiškų, nes kritinis popierius (pvz., Čekiai!) Gali prarasti. Pasirašytos sutartys ir kiti daiktai, kuriuos norite saugoti popieriuje, turi būti nedelsiant atsiimti. Nuskaitykite viską į skaitmeninę formą. Popierius susmulkinkite ir išmeskite.
Visų aplankas
Turėkite aplanką visiems popieriaus dokumentams. Pendaflex kabantys aplankai, taip pat ir manilės vidiniai aplankai, yra nebrangus sprendimas. Pažymėkite abu. „Pendaflex“ aplankai yra jūsų vietos žymekliai laikymo spintoje, todėl juos visada reikia palikti. Vidinis Manila aplankas yra tas, kurį reikia ištraukti. Tada manila aplanką lengva perpilti į savo pendaflex.
Apvyniokite kompiuterio laidus
Ar turite kompiuterio kabelius ir elektros laidus, kurie yra susieti? Jūs nesate vienintelis. Laimei, specialūs sukimo ryšiai ir laidų dangteliai gali išlaikyti tvarką. Pažymėkite savo laidus, kad galėtumėte rasti teisingą, kai turite atjungti arba perkelti kažką.
„Corkboards“ naudokite „Top of Mind“ elementus priešais jus
Jei reikia kreiptis į užduoties kontrolinį sąrašą arba tam tikrą priminimą, prijunkite jį prie „corkboard“ tiesiai prie savo stalo. Tai tinka bet kuriam naujam procesui, kol jis tampa įsitvirtinęs įpročiu. Paprasčiausiai ištrinkite elementą, kai jums nebereikės kreiptis į jį.
Laikykite visus vadovus vienoje vietoje
Ar reikia kreiptis į savo spausdintuvo naudojimo vadovą? Arba suraskite mažą instrukcijų skrajutę, pateiktą su „Bluetooth“ ausinėmis? Jei visus vadovus įdėjote į tam skirtą stalčių, plastikinį dėžutę ar aplanką, jiems nereikės medžioti.
Sukurkite padalintus stalčius
Jei stalčiuose nėra įmontuotų skirstytuvų, įsigykite nebrangius metalinius arba medinius daliklius - arba dar geriau, perdirbtą plastiką. Organizuokite įrenginio įkroviklius; rašikliai; savaržėlės; Užrašų knygelės ir lipdukai; žirklės ir kiti daiktai. Organizuotas stalčius ne tik sutaupo laiko, bet ir daugiau kartų nejausite, jei nereikės kelis kartus per dieną nardyti.
Naudokite etiketę, kad išlaikytumėte lentynų organizavimą
Tai ne tik failai, kuriems reikia etikečių. Lentynos ir stalčiai gali būti naudingi ženklinant juos. Tokiu būdu kiekvienas biure žino tinkamą vietą grįžti.
Laikykitės „To Do“ sąrašo
Psichikos netvarkos problema yra tokia pati kaip fizinis netvarkas. Vienas pagrindinių „Getting Things Done“ sistemos punktų yra gauti daiktus iš galvos ir ant popieriaus (arba elektroninio sąrašo). Tokiu būdu galite sutelkti dėmesį į šią užduotį. Tiesiog išsaugokite savo darbų sąrašą trumpai ir neaiškiai.
Ar savaitės priežiūra ir valymas
Kiekvienos darbo savaitės pabaigoje įdėkite dalykų, kurie buvo naudojami per savaitę, į savo vietas. Smulkinimo arba rinkmenų popieriaus kaminai. Jei neleidžiate pernelyg ilgai sukaupti netvarkos, lengviau likti organizuota.
Naudokite „Central Cloud“ vietą įmonės dokumentams
Puikus būdas taupyti laiką ir išvengti būtinybės kiekvienam sukurti savo „virtualų rinkmenų“ sistemą yra naudoti vieną centrinę debesies vietą įmonės dokumentams. Tokios parinktys kaip „Google“ diskas arba „OneDrive“ leidžia nustatyti pagrindinius aplankus pagal temą ar klientą, kad galėtumėte bendrinti dokumentus.
Naudokite „Project Management“ arba „Task Manager“ programinę įrangą
Projektų valdymo sistema leidžia darbuotojams stebėti projektus. Dar svarbiau, kad ji pašalina popieriaus darbų sąrašus ir el. Pašto instrukcijas bei painiavą, kylančią iš jų.
Nuskaityti kvitus ir laikyti debesyje
Tada galite atsisakyti popierinių čekių. Su naujesnėmis mobiliosiomis programomis net nereikia skaitytuvo - tiesiog fotografuokite. Naudodami pažangias programas, galite automatiškai sinchronizuoti kvitus su savo apskaitos įrašais ar kredito kortelės įrašais (vengiant rankinio įvedimo).
Naudokite naršyklės žymes sparčiai nuorodai
Ar kada nors praleidžiate medžioklės nuorodas į pasikartojančias nuorodas ar prisijungimo ekranus? Arba nepamirškite, kur juos rasti? Pažymėkite juos ir tvarkykite žymes į aplankus, kad galėtumėte juos pasiekti per keletą paspaudimų.
Išsaugokite pasikartojančių užsakymų sąrašus
Kitas laikmatis yra išsaugoti mėgstamų sąrašus reguliariai naudojamuose mažmeninės prekybos tinkluose. Tokiu būdu jūs neturite ieškoti tų pačių prekių kiekvieną kartą perkant. Svetainės, pvz., „Staples.com“, leidžia jums išsaugoti mėgstamiausių sąrašų sąrašą ir tai yra labai patogi.
Archyvuokite senus failus
Jei per pastaruosius metus nenaudojote kompiuterinių failų (ypač laiškų!), Archyvuokite juos. Jūs vis dar turėsite juos, bet jūs neturėsite per juos perskaityti dabartinių elementų. Apsvarstykite galimybę nustatyti politiką, kad po tam tikro laiko būtų ištrinti archyvuoti failai.
Turite tinkamą antivirusinę ir antivirusinę programinę įrangą
Keletas dalykų gali sukelti daugiau sutrikimų ir painiavos, nei prarasti failai arba prarastas laikas dėl kompiuterinių virusų ir kenkėjiškų programų. „Nuffas pasakė!
Naudokite „Note Organizing App“
Atkreipkite dėmesį, kad programos, pvz., „Evernote“, „Microsoft“ „OneNote“ ir „SimpleNote“, gali padėti jums organizuoti ir saugoti žiniatinklio tyrimus ir elektronines pastabas.
Tikrai „Smart“ telefonai yra laiko taupytojai
Išmanieji telefonai protingai taupo laiką ir gali padaryti mus laimingesnius. Mes galime išeiti iš biuro šeimos įvykiui be kaltės, nes mes vis dar palaikome ryšį, jei kas nors kritiškai kyla. Turėkite galingus išmaniuosius telefonus, turinčius pakankamai vidinės atminties, kad paleistumėte reikiamas programas.
Automatinis visų įrenginių sinchronizavimas
Kalbant apie išmaniuosius telefonus, tiek verslo savininkai, tiek darbuotojai naudojasi daugeliu prietaisų - galbūt stalinis kompiuteris, planšetinis kompiuteris ir išmanusis telefonas vienam asmeniui, visi tą pačią dieną. Svarbu išsaugoti laiką ir išvengti painiavos dėl to, kad neturite naujausio failo, arba bent jau galimybę automatiškai sinchronizuoti failus.
Atnaujinkite atminties ir greičio kompiuterius
Jūs netgi negalite suvokti, kiek laiko švaistoma, kai viskas, ką darote, užtrunka ilgiau, arba dar blogiau, užšąla arba susitraukia reguliariai. Atitinkama atminties ir procesoriaus sparta praėjusiais metais gali neveikti. Taigi atnaujinkite!
Tai mano 21 biuro saugojimo ir organizavimo idėja. Kokie yra geriausi patarimai, kaip organizuoti savo biurą ir sutvarkyti neorganizavimą ir netvarką?
„Office“ nuotrauka per „Shutterstock“
10 Pastabos ▼
