Papasakokite, jei tai pažįstama. Jums reikia visų, norinčių dalyvauti dideliame posėdyje, arba dalyvauti konferenciniame pokalbyje, o tai reiškia, kad kiekvienas žmogus už kelių valandų nebebus. Susitikimas yra svarbus, bet taip pat ir darbas, kurį posėdis nutrauks.
Yra būdų, kaip dirbti abiejuose poreikiuose. Toliau pateikiami patarimai, kaip surengti susitikimus, tačiau išlaikyti gamybą keliuose, gerinant efektyvumą, automatizavimą ir naudojant technologijas.
$config[code] not foundEfektyvumas
- Peržiūrėkite savo vidinius procesus. Gali būti tam tikrų užduočių, kurios yra jūsų kasdienės veiklos dalis, kurią galite padaryti be. Kai žinosite, kas yra, galite atskirti svarbias užduotis iš tų, kurios nebėra reikalingos.
- Deleguoti. Būtinai susisiekite su savo komanda apie tai, ką jie gali padaryti, kad padėtų racionalizuoti projektus. Žinokite, ką galite padaryti patys, ir ką reikės sustiprinti.
- Paimkite pertraukas. Tai gali atrodyti prieštaringa, tačiau kartais reikia nustoti dirbti, kad dirbtumėte. Kaip sako Forbesas: „Kai sėdimasis, fermento lipoproteino lipazė (LPL), atsakinga už riebalų suskaidymą kraujyje ir konvertuoja ją į energiją, smarkiai nukrenta, todėl riebalų ląstelės sukuriamos. Trumpai tariant, judėjimo trūkumas prilygsta energijos sumažėjimui. “
- Suplanuokite savo dieną apie pietus. Daugelis iš mūsų ryte ryškesni, todėl naudokite tą laiką darbui, kuriam reikia gilios analizės ir minties. Rašykite ataskaitas ir krekingo numerius, kai tik sėdi. Po pietų, kai užpildysite degalus, sutelkkite dėmesį į tuos dalykus, kurie reikalauja bendrauti ir dalintis idėjomis, pvz., Susitikimais ir konferenciniais pokalbiais.
- Padaryti sąrašą. Įdėkite viską, ką reikia padaryti pagal prioritetus ir laiką. Kiekvienos užduoties patikrinimo metu galite sužinoti, kurie dienos laikai yra produktyviausi.
Automatika
- Automatizuoti socialinės žiniasklaidos užduotis. „Hootsuite“ tikriausiai yra labiausiai žinoma, tačiau yra ir daug kitų socialinės žiniasklaidos programų ir įrankių. Pvz., Buferis leidžia planuoti grafikus pagal tam tikrą modelį. Taigi, jei norėjote, pvz., Darbo dienomis, 10 val., Buferis gali padėti tai padaryti. Kita platforma „Dlvr.it“ leidžia sinchronizuoti svetainę su „Facebook“, „Twitter“ ir „LinkedIn“.
- Sukurkite bendrai naudojamų dokumentų šablonus. Tarkime, kiekvieną savaitę siunčiate tos pačios rūšies sąskaitą faktūrą ar laišką. Jūs galite sutaupyti laiko kurdami šabloną, o tada tiesiog užpildykite reikiamus pavadinimus, datas ir numerius.
- Naudokite internetinius kalendorius debesyje ir bendrinkite juos. Sėdimasis posėdžiuose gali užtrukti laiko, tačiau taip pat galima planuoti susitikimus. Leisdami savo kolegoms ir klientams žinoti, ką darysite ir kai tai padarysite, galite išsaugoti daugybę pirmyn ir atgal siunčiamų el. Laiškų ir skambučių.
- Automatizuoti klientų tolesnius veiksmus ir panašias užduotis. Peržiūrėję vidinius procesus galite pastebėti, kad yra keletas pakartotinių laiko iššvaistymo užduočių, kurias galite automatizuoti per 30 minučių ar mažiau.
- Sukurkite „konservuotų“ el. Laiškų atsakymus el. Tokiu būdu jūs neturite rašyti to paties el. Laiško kiekvieną kartą, kai atsakote. Arba dar geriau, jei jums vėl ir vėl užduodamas tas pats klausimas, sukurkite DUK puslapį arba dokumentą ir skelbkite jį internete arba pateikite savo kolegoms, kad atsakymai būtų pateikti ir komunikacijos reikalavimai būtų sumažinti.
Technologijos
- Į debesis surinkite kontrolinius sąrašus, kad galėtumėte juos pasiimti ir dalintis jais. „Forgett“ leidžia jums juos bendrinti arba išlaikyti privačius, o netgi galite pridėti animacinius gifus. „Checkli“ turi daug tų pačių funkcijų ir leidžia kurti PDF sąrašus.
- Susipažinkite su makrokomandomis (dar vadinamomis nuorodomis). Tokios programos kaip „Microsoft Word“ turi integruotą funkciją, leidžiančią vartotojams automatiškai atlikti įprastines užduotis. Juos lengva kurti ir pritaikyti. Kai kurie yra pakankamai paprasti (valdyti „i“) kursyvu). Kai gausite rankenėlę, sutaupote laiko rašydami. Jei norite sužinoti daugiau apie „Microsoft Word“ makro kūrimą, apsilankykite „Microsoft Office“ palaikymo puslapyje. Šio kūrinio dvasia išsaugokite šią informaciją kaip dokumentą ir pasidalykite ja su savo kolegomis ir darbuotojais, kad jie galėtų racionalizuoti savo poreikius.
- Jei norite sužinoti, kaip kurti šablonus „Word“, „Excel“ ar „Powerpoint“ programose, geriausia yra pamatyti, ką turi pasakyti „Office“. Be to, šis straipsnis yra naudingas, nes jis orientuotas į komandos bendradarbiavimą.
- Naudokite apskaitos programinę įrangą, kad racionalizuotumėte sąskaitų faktūrų išrašymo ir atsiskaitymo užduotis. Nereikia rankiniu būdu generuoti sąskaitų faktūrų klientams, kurie kiekvieną mėnesį už tą pačią paslaugą apmokestina tą pačią sumą.
- Naudokite el. Pašto dėžutėje esančias etiketes, aplankus ir žymes. Tai padeda rūšiuoti ir tvarkyti elementus, o dar svarbiau, kad tai padeda greitai gauti pranešimus.
Svarbūs dalykai vyksta jūsų susitikimuose, ir tai nėra gera idėja eiti į juos susirūpinusi dėl to, ką jums trūksta. Vadovaudamiesi keletu patarimų, kaip surengti susitikimus, galėsite sumažinti kai kurias mažesnes užduotis aplink biurą, kad sutelktumėte dėmesį į didesnius valdybos kambaryje.
Susitikimo vaizdas per „Shutterstock“
Daugiau: Sponsored 2 Komentarai ▼
