Duomenų saugojimas yra esminė daugelio verslo rūšių dalis. Nesvarbu, ar dirbate medicinos įstaigoje, universitete, advokatų kontoroje ar kitoje institucijoje, valdydami formas, kurios užtikrina, kad šios įmonės veikia, savaime yra nuolatinis darbas. Kartais organizacijos sukurtas popieriaus kiekis gali pasirodyti didžiulis. Bendros problemos, su kuriomis susiduriama įrašų tvarkymo srityje, gali būti sušvelnintos naudojant sistemas, skirtas joms tvarkyti.
$config[code] not foundPamiršote įrašus
Prarastų įrašų gali būti nuo nedidelių nepatogumų įmonėms iki didžiulio vargo, kurį reikia išspręsti mėnesius ar net metus. Pvz., Jei klientai reguliariai paprašo pateikti dokumentus iš bendrovės ir negalite laiku juos pateikti (arba apskritai), rizikuojate prarasti savo verslą ateityje. Jei teisiniams klausimams reikalingi svarbūs įrašai, pvz., Ginti įmonę nuo ieškinio, atitinkamų dokumentų nepateikimas gali kainuoti didžiules pinigų sumas arba netgi visiškai nutraukti verslą. Vienas iš būdų išvengti įrašų praradimo yra išsamus organizavimo ir saugojimo procesas.
Įrašų organizavimas
Tinkamas rinkmenų tvarkymas yra vienas iš gerų įrašų valdymo kertinių akmenų. Paprastai įmonės tvarko failus chronologiškai pagal metus ir abėcėlės tvarka pagal kliento pavadinimą. Be jūsų įmonės įrašų kopijų, elektroninė saugykla yra perspektyvi galimybė, taupanti ir erdvę, ir laiką, kurį jūsų verslas gali panaudoti kitiems tikslams. Tačiau, net jei nuspręsite išsaugoti daugumą vertingų failų savo kompiuteryje, kietosios kopijos turi vietą įrašų saugojimo ir organizavimo vietose. Originalūs dokumentai, pvz., Turintys notariškai patvirtintus parašus, dažnai turi būti saugomi tam tikrą metų ar kartais neribotą laiką.
Dienos vaizdo įrašas
Atnešė jums iš sėjinukų, kuriuos jums pristatėĮrašų saugojimas
Priklausomai nuo to, kokio tipo verslą užregistruojate, taip pat nuo to, kiek laiko įmonė veikė, galite išsisukti iš visų failų spintų, kurių privalote laikyti. Galimybė išspręsti šią problemą nėra laikyti nepageidaujamus įrašus. Apsvarstykite, kiek laiko jūsų verslui reikia turėti šias formas. Federalinių mokesčių tikslais dauguma dokumentų gali būti perleidžiami po tam tikro laiko, kaip nurodo Vidaus pajamų tarnyba (IRS), priklausomai nuo pateiktos grąžinimo rūšies (žr. Skyrių „Ištekliai“). Skirtingos įmonės, pvz., Teisinės ir medicinos įstaigos, privalo išlaikyti klientų informaciją tik tam tikrą metų skaičių, priklausomai nuo valstybės, kurioje jie veikia. Kitas sprendimas - saugoti įrašus atskiroje patalpoje, pavyzdžiui, nuomos saugykloje. Tokiu būdu jie neprisiima vertingos vietos jūsų įmonės patalpose, kurias galėtumėte naudoti organizacijos valdymui. Tačiau atminkite, kad tokie vienetai gali būti brangūs, priklausomai nuo įrašų, kuriuos reikia saugoti, skaičiaus.
