„Failui“ skirtas darbo vietos ryšys turi atitikti darbo registravimo procesą ir struktūrą, taip pat pagrindinį verslo korespondencijos formatą. Failų atmintinės skirtos dokumentuoti tokius veiksmus kaip personalo pakeitimai ar sprendimai dėl darbo. Be to, jie išsaugo faktus ir aplinkybes, susijusias su žmogiškųjų išteklių veikla ir tyrimais darbo vietoje.
Adresatas
Nors jūsų atmintyje ketinama dokumentuoti dokumentą, gali būti ir adresatų, kurie turėtų tiesiogiai gauti komunikato kopiją. Pvz., Jei dokumentuojate darbuotojo bylą apie jos atlygį už reklamą, galbūt norėsite įtraukti jos dabartinį prižiūrėtoją ir vadovą, kuriam ji praneš apie naują vaidmenį. Be to, pateikite darbuotojui atmintinės kopiją.
$config[code] not foundJautri informacija
Darbovietės atmintinės apie slaptą informaciją turėtų būti skirtos tik tiems, kuriems reikia žinoti, o atmintinės turėtų būti aiškiai pažymėtos „konfidencialia“, jei jose pateikiama informacija, kurios negalima aptarti tarp vyresnio amžiaus asmenų ir darbuotojo priežiūros. Kai kuriais atvejais atminties į failą apie jautrius klausimus neturėtų būti įtrauktos į darbuotojo bylą. Pavyzdžiui, atliekant tyrimus darbo vietoje, pvz., Seksualinį priekabiavimą, į bylos medžiagą įtraukiamas failas, o ne darbuotojo byla.Atmintinės, skirtos tiriamiesiems tikslams, lieka konfidencialios ir prieinamos tik darbuotojams, kuriems reikia žinoti, pvz., Personalo personalas, įmonės vadovai ir savininkai, arba teisininkai.
Atmintinės turinys
Jei ši atmintinė nėra nuolatinės korespondencijos dalis, jums gali tekti aprašyti aplinkybes arba paaiškinti dokumentacijos priežastis. Jei tai yra personalo reikalas, išskyrus tyrimą, pradėkite atmintį su darbuotojo pavarde, skyriumi, pareigomis ir įdarbinimo trukme. Pavyzdžiui, jei apibendrinate darbuotojo prašymą dėl perkėlimo, pirmojoje pastraipoje turėtų būti pateikta atitinkama informacija, pvz., Darbuotojo padėtis ir pareigybė arba padalinys, dėl kurio ji paprašė pervedimo. Ataskaitoje taip pat būtų pateikta informacija apie tai, ar jos prašymas dėl perkėlimo buvo suteiktas, svarstomas ar atmestas.
Platinimas ir archyvai
Jei rašote darbuotojo failą, atmintinės kopija turėtų būti įtraukta į bendrąjį HR korespondencijos failą kaip platinimo sąrašo dalis. Be to, darbuotojas gauna kopiją ir taip pat ir kitas šalis, kurios gali būti informuotos apie darbuotojus, nebent atmintinė yra konfidencialaus darbo vietos tyrimo dalis. Tokiu atveju tik vyriausiasis įgaliotinis ir tyrime dirbantis personalas turėtų turėti galimybę susipažinti su pranešimu. Kai failas, kuriame yra atmintinė, yra siunčiamas į jūsų archyvus, žmogiškųjų išteklių departamentas išsaugo skyriaus, esančio bendrojo korespondencijos rinkmenoje, kopiją.
