Posėdžio protokolavimas yra veiksmingas ir naudingas būdas atkreipti dėmesį į veiksmų taškus, sprendimus ir užklausas, kurios bus išspręstos verslo susitikimo metu, kai žmonės gali būti pernelyg įtraukti į diskusijas ir užsirašinėti. Paprastai yra paskirta minutės gavėja, kurios užduotis yra susirašinėti posėdžio metu, juos tvarkyti įskaitomai ir po susitikimo paskelbti dalyviams. Oficialiuose susitikimuose turi būti susitarta dėl ankstesnių posėdžių protokolų ir sutikti su dabartinio posėdžio protokolo protokolu.
$config[code] not foundProtokolo priėmimas
Nustatykite, ar dabartiniame posėdyje yra kvorumas. Kvorumas apibrėžiamas kaip minimalus narių skaičius, reikalingas pasiūlymui patvirtinti ir galutiniams sprendimams priimti pagal asociacijos ar grupės įstatus. Jei nėra kvorumo, oficiali susitikimas negali vykti.
Perskaitykite asociacijos, valdybos ar grupės sekretorių arba perskaitykite protokolus garsiai iš ankstesnio posėdžio, atkreipdami dėmesį į tuos, kurie dalyvauja, ir visus veiksmus, kurie pasirodė.
Aptarkite ankstesnio posėdžio protokolą, prieš patvirtindami pataisymus. Diskusijos turėtų būti faktinės ir draugiškos, o ne atverti senas diskusijas ar konfliktus.
Pakvieskite pasiūlymą iš grindų. Prezidentas, valdybos, grupės ar posėdžio pirmininkas prašo pateikti pasiūlymą pritarti ankstesniam posėdžio protokolui, kaip nurodyta, arba aptartais pakeitimais. Pasiūlymą gali pateikti bet kuris balsavimo tarybos narys ir jį turės komandiruoti kitas asmuo. Ankstesnis protokolas turi būti priimtas prieš einantį posėdį.
Paprašykite visų dalyvių balsuoti, kad priimtų protokolus. Tai daroma pasirodant rankomis, balsu arba pirmininkas, prašantis kiekvieno dalyvio individualiai. Dabartinio posėdžio protokole atkreipkite dėmesį, kad ankstesni buvo priimti.
Protokolo priėmimas
Gaukite posėdžio darbotvarkės kopiją, kad išsiaiškintumėte, ką reikia aptarti. Taip bus apibūdintas srautas, kurio reikia imtis. Pagal Roberto darbo tvarkos taisykles, kaip darbotvarkės klausimas, prieš posėdį turi būti skaitomos ir priimtos ankstesnės posėdžio protokolai.
Susitikimo eigoje sėdėkite šalia asmens, kuris pirmininkauja susitikimui, kad būtų paaiškinta. Naudokite magnetofoną, kad užfiksuotumėte procedūras ir patikrinkite pastabas, kai susitikimas baigsis.
Parašykite protokolo pavadinimą, įrašykite posėdžio datą, laiką ir vietą bei kiekvieno susitikimo dalyvio pavardę.
Atkreipkite dėmesį, kaip posėdis tęsis, atkreipdamas dėmesį į kiekvieną svarstomą darbotvarkės klausimą. Įrašykite asmenų, kurie pateikia pasiūlymus, pavadinimus, taip pat nurodo, ar jie priimti ar atmesti. Užsirašykite, kaip šis sprendimas buvo priimtas, rodydamas rankas ar kitą būdą.
Pasibaigus posėdžiui, kuo greičiau perrašykite posėdžio pastabas, o diskusijos vis dar yra naujos.
Jei norite parašyti dabartines minutes, naudokite ankstesnių susitikimų šabloną. Jei nėra ankstesnių minučių, sukurkite šabloną, aiškiai nurodydami susirinkimo pavadinimą, datą ir dalyvius.
Aiškiai parodykite visas priimtas rezoliucijas ir išsamią informaciją apie tai, kas yra ta rezoliucija.
Pridėkite visus susitikimo metu pateiktus papildomus dokumentus, kad į protokolą pridėtumėte kaip priedą.
Patarimas
Parašykite be šališkumo, nurodydami tik tikslius faktų apie vykstančias diskusijas faktus.
Prieš protokolų apyvartą su susitikimo vadovu patikslinkite visus dviprasmiškus elementus.
