Asociacijos ar organizacijos posėdžio protokolai yra oficialus grupės valdybos veiksmų aprašymas, tačiau jie neturi būti visapusiški. Per daug detalių gali būti painu vaizdą apie tai, kas įvyko susitikime, ir kviečia klaidingai interpretuoti. Raktas, skirtas rašyti atitinkamas posėdžių protokolus, yra glaustas ir tikslus, ir laikytis standartinės praktikos.
$config[code] not foundPradėkite minutes su organizacijos pavadinimu ir užrašykite susitikimo datą ir vietą. Protokole turėtų būti pažymėti visi dalyvaujantys valdybos nariai, kvorumo buvimas ir laikas, kada posėdis buvo iškviestas įsakyti. Sekretorius taip pat turėtų užregistruoti laiką, kai valdybos nariai vėluoja atvykti arba iš anksto palieka aiškų įrašą apie tai, kas dalyvavo balsuojant.
Laikykitės darbotvarkės, kad patikrintumėte pirmuosius dalykus, tokius kaip ankstesnių posėdžių protokolų pataisymai ir papildymai, iždininko pranešimo priėmimas arba komitetų ataskaitų pateikimas, kurių nereikia imtis. Rašytinėms ataskaitoms, pvz., Iždininko atnaujinimui, tiesiog pridėkite ataskaitą prie protokolo. Kalbant žodžiu, trumpai apibendrinkite.
Įrašykite, kokią veiklą valdyba imasi, o ne diskusijų diskusiją tarp valdybos narių. Kai pateikiamas pasiūlymas, įrašykite, kas pateikė pasiūlymą ir kas komandiravo, ir balsavimo rezultatus. Atkreipkite dėmesį į kitus veiksmus, kurių buvo imtasi balsavimo neturinčiame susirinkime, pvz., Valdybos pirmininkas, kuris paskiria būsimo asociacijos renginio užduotis, valdybos narius savanoriškai dalyvauja komiteto nariuose ir aptarė būsimą veiklą. Protokole turėtų būti glaustai apibendrintos kitos diskusijos.
Apibendrinkite klausimus, iškeltus pagal darbotvarkės punktą „Naujas verslas“. Nors naujas verslas gali būti bet koks, protokole daugiausia turėtų atsispindėti iškeltas klausimas, kuris jį iškėlė, ir bet kokia prezidento ar valdybos priimta direktyva sprendžiant šį klausimą ar „išvaizdą tuo susidomėjęs."
Baigti minutes su kito susitikimo data, laiku ir vieta. Pateikite protokolą, kaip nurodė valdybos pirmininkas ar prezidentas, pvz., Internete arba nurodytame failų kabinete.
