Įmonių protokolas yra oficialus bendrovės susitikimo dokumentas. Tinkamai laikomos protokolai pateikia objektyvią valdybos ir komiteto darbų santrauką, o tai įrodo, kad laikomasi reguliavimo ir patikimumo įsipareigojimų.
Pirmiausia užpildykite pagrindines detales
Pirmoje pastraipoje įrašykite svarbiausius faktus. Atkreipkite dėmesį, kada ir kur įvyko susitikimas, ir kaip ilgai jis truko, taip pat apie kvorumo buvimą ar nebuvimą. Nustatykite visus dalyvius, pradedant nuo valdybos narių ir direktorių. Nurodykite, jei jų nėra. Atkreipkite dėmesį į darbuotojų ar svečių vardus atskiroje eilutėje. Taip pat nurodykite, ar įvykis buvo reguliarus ar specialus susitikimas.
$config[code] not foundNustatyti pagrindinius veiksmus
Kiekvienam pasiūlymui skirti vieną pastraipą, pradedant paskutinio posėdžio protokolo patvirtinimu. Nustatykite, kas padarė judesį, ir rezultatą, bet nesijaudinkite dėl to, kas paskyrė judėjimą. Jei balsavimas yra vardinis, nurodykite kiekvieno asmens vardą. Būtinai įrašykite judesius žodžiu.
Patarimas
Jei nesate tikri, kas padarė judesį, nebijokite paklausti. Tačiau, jei jūs nesuprantate konkretaus klausimo, pažymėkite jį ant steno padėties - arba apytikriai užrašykite savo nešiojamąjį kompiuterį - kad galėtumėte vėliau paprašyti pirmininko.
Apibendrinkite esminius taškus
Sumažinkite ilgas diskusijas. Kaip valdybos nariai nusprendžia, kad klausimas yra aktualesnis, nei metodai, kuriais jie siekė bendro sutarimo. Jei reguliavimo ar patikimumo įsipareigojimai reikalauja, kad įrašytumėte tam tikrą informaciją, tik įrašykite veiksnius, kurie turėjo įtakos tam tikram balsavimui, pvz., Diskusijos apie pasiūlymo privalumus ir trūkumus.
Patarimas
Jei įmanoma, naudokite raktinius žodžius, kad galėtumėte įrašyti pastabas. Jei naudojate vieną iš jų, įrašykite raktinius žodžius kairėje steno plokštės pusėje. Atlikite pastabas apie kiekvieną raktinį žodį dešinėje pusėje.
Įrašykite disidentus ir susilaikius
Nustatykite tokius įvykius kaip nesutarimai ar susilaikymas kai valdybos nariai ar direktoriai nori, kad tos nuomonės būtų užfiksuotos, ar procedūrinės taisyklės to reikalauja. Pavyzdžiui, narys gali negalėti balsuoti dėl problemos dėl realių ar suvokiamų interesų konfliktų. Tokiu atveju rašysite: „Valdybos narys X buvo atleistas nuo diskusijų ar balsavimo dėl„ Motion Y “.
Patarimas
Venkite išsamių pastabų, susijusių su vykdomosiomis sesijomis, jei valdyba tai vadina. Tiesiog atkreipkite dėmesį į dalyvius, taip pat datą, laiką, vietą ir trukmę.
Peržiūrėkite savo darbą
Ištaisyti ir ištaisyti savo protokolą, pageidautina po posėdžio, ir tada pateikti juos pirmininkui peržiūrėti. Negalima skatinti pagrindinių redagavimo, nes tai gali pakenkti jūsų darbo tikslumui. Parašykite ir datuokite savo minutes po to, kai valdyba juos patvirtina. Pridėkite juos prie visų originalių pasirašytų komiteto ataskaitų, korespondencijos ir rašytinių ataskaitų kopijų. Įveskite oficialią kopiją organizacijos protokole.
Patarimas
Kai valdybos nariai ir direktoriai gauna protokolus, nebūtina įtraukti priedų. Vietoj to, apibendrinkite juos savo minutėse.
Įspėjimas
Nenaudokite emocinių ar teisminių kalbų savo minutėse. Išlaikyti savo poziciją kaip neutralų stebėtoją.
