Komandos padėjėjas padeda atlikti darbo krūvį atliekant administracines pareigas, kad biuro komandos nariai būtų atleisti kitoms pareigoms. Jie stengiasi padėti esamiems projektams, kad patyrę nariai galėtų sutelkti dėmesį į būdus, kaip pagerinti projektą, šalinti problemas ar spręsti klientų poreikius. Papildoma administracinė pagalba yra gyvybiškai svarbi siekiant įvykdyti terminus ir laiku užbaigti projektus. Padėjėjai dirba tiesiogiai prižiūrint komandų vadovams.
$config[code] not foundAdministraciniai įsipareigojimai
Komandų padėjėjai padeda atlikti administracines pareigas, kurioms reikia mažai priežiūros. Jie suplanuoja susitikimus su klientais ir užtikrina, kad klientai laiku gautų dokumentus ir gautinas sumas. Jie organizuoja vidinius komandos susitikimus ir rengia maršrutus, siekdami užtikrinti, kad visi darbuotojai būtų tame pačiame puslapyje. Kitos atsakomybės sritys yra: laiškų rūšiavimas pagal svarbą, įspėjimas apie komandos narius artėjančiais terminais, kopijų kūrimas, darbų atlikimas, dokumentų rengimas ir elektroninių rinkmenų organizavimas. Svarbiausi darbo reikalavimai yra greitumas, efektyvūs bendravimo įgūdžiai ir dėmesys detalėms.
Duomenys ir duomenys
Darbo grupėms dažnai reikalinga papildoma administracinė parama, skirta padėti tvarkyti, tvarkyti duomenis ir gauti projektų rezultatus. Komandų asistentai susirinkimų metu užsirašo ir užrašo šias pastabas. Jie renka ir įveda duomenis į elektronines rinkmenas, kad komandos nariai turėtų įrašus, kad galėtų paremti savo analizę ir projekto rezultatus. Padėjėjai parengia projekto rezultatus, pridedant puslapių numerius, patrauklius viršelius, terminų sąrašus ir turinį, skirtą rašytinėms ataskaitoms. Kompiuteriniai įgūdžiai, duomenų įvedimo įgūdžiai ir korektūros privalumai padeda pareiškėjams išsiskirti kaip kvalifikuoti darbo kandidatai.
Maitinimas ir kelionių organizavimas
Projekto asistentai koordinuoja biuro pietus ir vakarienes su komandos nariais. Jie užsako ir paima maitinimą darbuotojams, dirbantiems ilgas valandas, kad atitiktų terminus. Jie vykdo kelionių organizavimą, įskaitant skrydžius, apgyvendinimą ir nuomos automobilius. Tyrinėdami konferencijų maršrutus ir informuodami komandos narius apie seminaro detales, jie atleidžia daugiau laiko patyrusiems nariams sutelkti dėmesį į didelius ir daug laiko reikalaujančius projektus.
Finansinė atsakomybė
Užtikrinti, kad komanda liktų savo biudžete, tenka gyvybiškai svarbi atsakomybė. Komandų padėjėjai seka projekto išlaidas ir pirkimo kvitus, ir juos registruoja apskaitos programinės įrangos programose ir skaičiuoklėse. Jie nepriima sprendimų dėl vykdomųjų pirkimų, tačiau praneša komandos vadovams, kai biudžetai atrodo taip, lyg jie galėtų eiti raudonai. Padėjėjai užsako prekes ir produktus, kai atsargos tampa mažos. Biudžeto sudarymas ir pagrindinis apskaitos žinios supratimas padeda padėjėjams pasiūlyti finansinius tikslus.
