Susitikimo planuotojas didelėje konferencijų patalpoje yra atsakingas už kliento įvykį nuo pradinio kontakto iki kol grupė išvyksta iš viešbučio. Planuotojas tvarko viską nuo užsakymo susitikimo ir viešbučio kambarių iki maisto ir įrangos nustatymo. Dideliame įrenginyje gali būti keletas susitikimų planuotojų, kurie visi turi skirtingas kompetencijos sritis ir dirba kartu grupinių renginių metu. Šių skirtingų sričių pavyzdžiai: išlygos, maistas ir gėrimai bei viešieji ryšiai.
$config[code] not foundViešieji ryšiai ir rinkodara
Šiame vaidmenyje susitikimo planuotojas tarnauja kaip viešosios informacijos ir konferencijų centro atstovas. Planuotojo užduotis - užtikrinti, kad įrenginys turi teigiamą reputaciją ir padėtų patraukti klientus. Susitikimų planuotojai sukuria brošiūras, kuriose apibūdinama objekto paslauga, atsakoma į elektroniniu paštu arba telefonu pateiktus klausimus apie renginių planavimo paslaugas ir pateikiama informacija apie dabartines susitikimų patalpas ir paslaugas, kurios bus naudojamos viešbučio interneto svetainėje. Šiame vaidmenyje planuotojas sukuria turinį multimedijos reklamoms įrenginio renginių planavimo skyriui. Planuotojas taip pat turi kreiptis į įmones ir konvencijas, kad paskatintų naują ir tęstinį verslą.
Rezervavimas ir registracija
Dirbdami visų pirma rezervacijos ir registracijos klausimais, susitikimo planuotojas padeda klientams užsakyti viešbučio ir pobūvių salės. Atsižvelgiant į tai, kokia didelė grupė ir kokių renginių vykdoma vietoje, susitikimų planuotojas siūlo, kurie konferencijų centro posėdžių kambariai geriausiai atitiktų kliento poreikius. Planuotojas taip pat užsako viešbučių grupių grupes kliento dalyviams ir padeda užpildyti reikiamą perpildymą. Dalis šio susitikimo planuotojo vaidmens apima derybas dėl grupės diskonto normos ir galbūt padedant su kelionių organizavimu. Susitikimų planuotojai taip pat padeda registruotis lankytojams vietoje.
Dienos vaizdo įrašas
Atnešė jums iš sėjinukų, kuriuos jums pristatėMaisto ir gėrimų
Kiekvienai konvencijai reikia maisto ir gėrimų. Laimei klientams, susitikimų planuotojai lengvai rūpinasi šiuo klausimu. Susitikimo planuotojas padeda klientui išsiaiškinti, kiek maisto reikia numatytam dalyvių skaičiui. Iš dalies tai padeda nustatyti, ar patiekiami patiekalai vakarienės metu arba savitarnos stiliumi ir kokie gėrimai turėtų būti siūlomi. Susitikimo planuotojas aptaria kiekvieno valgio meniu su klientu ir padeda sukurti biudžetą ar paketą klientui.
Techniniai įsipareigojimai
Dideliame konferencijų teikimo viešbutyje yra daug įvairių techninio susitikimo planuotojo darbo aspektų. Vienas iš techninių finansinių aspektų yra padėti klientui parengti biudžetą ir nustatyti, kaip bus apmokamos visos paslaugos. Susitikimo planuotojas organizuoja visą kliento renginį, užtikrindamas, kad klientas žinotų, kokiose konferencijų salėse galima naudotis, ir kada rengia tvarkaraštį. Planuotojai taip pat yra atsakingi už bet kokių audiovizualinių ar kitų specializuotų įrenginių, kuriuos klientas pageidauja, suradimą, nuomą ir nustatymą. Susitikimo planuotojas taip pat gali rasti ir organizuoti pramogas pagal kliento pageidavimą.
